कितना समय तक एचआर कर्मचारी रिकॉर्ड्स रखें चाहिए?

मानव संसाधन के बारे में बड़ी चीजों में से एक यह है कि हमारे पास बहुत सारे कागजी काम हैं टन और टन और टन यह सच है कि इन दिनों इलेक्ट्रॉनिक बहुत सारे हैं, लेकिन सिद्धांत अभी भी बना हुआ है। एचआर रिकॉर्ड रखने के लिए है और, हमें उन अभिलेखों को रखने की जरूरत है, लेकिन कितने समय तक?

यहां एचआर रिकार्ड रखने के लिए बुनियादी दिशानिर्देश दिए गए हैं। याद रखें, हालांकि, ये राज्य कानून इन दिशानिर्देशों से भिन्न हो सकते हैं। यदि राज्य कानून और संघीय कानून संघर्ष में हैं, तो हमेशा जो भी आवश्यकताएं के आधार पर रिकॉर्ड रहें, वह अब तक

लंबे समय से अधिक समय तक कुछ भी नहीं रखना बेहतर है

रिकॉर्ड्स भर्ती: 1 वर्ष

आपको इसे शुरू करने के फैसले के एक साल बाद अपने आवेदक ट्रैकिंग प्रणाली के माध्यम से अपनी सभी खोजों, साक्षात्कार नोट, एप्लिकेशन और जॉब पोस्टिंग को बचाने की ज़रूरत है नौकरी की पेशकश की गई थी। इसलिए, यदि आप एक आवेदक को साक्षात्कार देते हैं, और पूरी प्रक्रिया तीन महीने तक ड्रैग करती है, तब तक यह तब तक नहीं होता जब तक कि अंतिम नियुक्ति का निर्णय नहीं हो जाता है कि घड़ी शुरू हो जाती है।

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आप ऐसा क्यों करना है? अगर कोई भी आपके भर्ती के निर्णय पर सवाल उठाता है, तो आपको यह दिखाने की आवश्यकता होगी कि आप किसी भी तरह से, आकार या रूप में अवैध रूप से भेदभाव नहीं कर रहे थे। अमेरिकियों के साथ विकलांग अधिनियम, शीर्षक सातवीं और कई अन्य लोगों के लिए कानूनों की आवश्यकता है कि आप अनुपालन में हैं। इन अभिलेखों को बनाए रखने से आपको ऐसा करने में मदद मिलती है।

ड्रग टेस्ट रिकॉर्ड्स: परिवहन नौकरी के लिए 1 वर्ष या 5 वर्ष

अगर आपको पूर्व रोजगार के लिए दवा परीक्षण की आवश्यकता है, तो यह भर्ती रिकॉर्ड का हिस्सा है और आपको एक वर्ष के परिणामों की एक प्रति रखना चाहिए।

यदि आप अतिरिक्त दवा परीक्षण करते हैं, चाहे काम पर एक घटना के कारण या यादृच्छिक जांच के भाग के रूप में, आपको इन रिकॉर्डों को एक साल तक बनाए रखना होगा। हालांकि, यदि आप परिवहन नियमों के अधीन हैं, तो दवा परीक्षण के रिकॉर्ड के लिए न्यूनतम समय सीमा पांच वर्ष है।

पेरोल / टाइमकार्ड्स, आदि: 3 साल की न्यूनतम, 5 साल की समाप्ति के बाद अनुशंसित

कानून के लिए आपको इन रिकॉर्डों को तीन साल तक बनाए रखने की आवश्यकता है, लेकिन हाल के मुकदमों का मतलब है कि यह आपके लिए अधिक समय तक रखने के लिए यह चालाक होगा।

आप प्रत्येक कर्मचारी को कितना भुगतान किया गया था, और आपकी कंपनी में अपने पूरे कार्यकाल के लिए कितने घंटे काम करते हैं इसका रिकॉर्ड बनाए रखना चाहते हैं। कर्मचारी के पत्तों के बाद कम से कम पांच साल के लिए अपने रिकॉर्ड रखें, बिना किसी कारण के।

छूट वाले कर्मचारियों के लिए, ज़ाहिर है, आपको समय के रिकॉर्ड बनाए रखने की ज़रूरत नहीं है, क्योंकि उनका वेतन एक ही है, भले ही कुछ घंटों तक काम किया हो। हालांकि, अगर आपने कभी भी किसी कर्मचारी को छूट दी है, जब उसे गैर-छूट प्राप्त की जानी चाहिए, तो इन घंटों में रिकॉर्ड किए गए रिकॉर्ड आपको ओवेड ओवरटाइम देने के लिए मार्गदर्शन कर सकते हैं।

सुनिश्चित करें कि आप शामिल करें कि कंपनी ने गणना कैसे की हैउदाहरण के लिए, आपको यह पता करने की आवश्यकता है कि क्या वह सीधे वेतन, वेतन प्लस कमीशन, ओवरटाइम, टुकड़ा या सीधे वेतन का भुगतान करते हैं

आपको यह केवल वेतन और कर प्रश्नों के लिए ही करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन कई अन्य फैसले काम करने वाले घंटे की संख्या पर निर्भर करते हैं उदाहरण के लिए, एफएमएलए के लिए योग्यता एक वर्ष में काम किए गए घंटों की संख्या पर निर्भर है। यदि आपके पास अंशकालिक छूट कर्मचारी है, तो आप एफएमएलए पात्रता निर्धारित करने के लिए समय रिकॉर्डिंग की आवश्यकता पर विचार करना चाह सकते हैं। आपको यह भी साबित करने में सक्षम होना चाहिए कि आपने अपने कार्यकर्ता को उन सभी घंटों के लिए भुगतान किया था जो उन्होंने काम किया था।

फॉर्म I-9: किराए के बाद 3 साल, समाप्ति के 1 वर्ष बाद, जो भी बाद में हो।

कर्मचारी I-9 फॉर्म को अपने कर्मियों के रिकॉर्ड से अलग रखा जाता है, कर्मचारी को काम पर रखने के तीन साल बाद और एक वर्ष के रोजगार की समाप्ति के बाद, जो भी बाद में हो।

स्वास्थ्य / पेंशन लाभ सूचना: 6 साल

आपको कम से कम छह वर्षों तक अपने सभी लाभों के लिए अपनी योजनाओं के अपने रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता है। अदालतों ने यह माना है कि यदि कोई कर्मचारी आपको मुकदमा करता है, उदाहरण के लिए, वह एक उच्च पेंशन का हकदार है, उदाहरण के लिए, यह साबित करने के लिए नियोक्ता की ज़िम्मेदारी है कि वे अधिक भुगतान नहीं करते, न कि कर्मचारी को यह साबित करने की जिम्मेदारी है कि वे करते हैं। उन सभी सारांश योजना विवरणों को रखें।

यदि आपके पास पूर्व कर्मचारी हैं जो कोबरा के लिए योग्य हैं, अपने स्वास्थ्य लाभ बढ़ाते हैं, तो आपको उन रिकॉर्ड को केवल छह साल तक सुरक्षित रखना चाहिए कानून प्रतिधारण निर्दिष्ट नहीं करता है, लेकिन चूंकि यह कर्मचारी रिटायरमेंट आय सिक्योरिटी एक्ट (एआरआईएसएए) के तहत लागू हो सकता है, इस कानून के लिए छह साल की अवधारण की आवश्यकता है। सुरक्षित पक्ष पर रहने के लिए, इन रिकॉर्डों को बाहर न लगाएं।

एफएमएलए रिकॉर्ड्स: 3 साल

जब कोई कर्मचारी एफएमएलए का अनुरोध करता है, तो आपको उस पेपर निशान को रखना चाहिए, भले ही आप छुट्टी से इनकार करते हों सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक कर्मचारी की छुट्टी का ट्रैक रखें - जब यह शुरू हुआ और कितना समय उपयोग किया जाता है अगर कर्मचारी के पास आंतरायिक एफएमएलए है, तो सुनिश्चित करें कि आप हर छुट्टी पर नज़र डालें और इस्तेमाल किए गए घंटों की संख्या का दस्तावेज करें। तिथियां और घंटे की संख्या का दस्तावेज होना चाहिए। याद रखें, आंतरायिक छुट्टी एक दिन में कुछ घंटे या एक सप्ताह में कुछ दिनों के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है। यह सब दस्तावेज करें और उन रिकॉर्ड को रखें।

याद रखें, यह एक व्यापक सूची नहीं है और केवल संघीय कानूनों पर लागू होता है यदि आप अतिरिक्त रिकॉर्ड अवधारण कानूनों के अधीन हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, आप एक संघीय ठेकेदार हैं या आपके राज्य के पास अलग-अलग मानदंड हैं जब संदेह में, इसे बाहर फेंक मत करो।

आप सोसाइटी ऑफ ह्यूमन रिसोर्स मैनेजमेंट (एसएचआरएम) में रिकार्ड रखने और अनिवार्य रिपोर्टिंग के बारे में अतिरिक्त संसाधनों तक पहुंच सकते हैं।

अस्वीकरण: कृपया ध्यान दें कि आधिकारिक रूप से प्रदान की गई जानकारी सटीकता और वैधता के लिए गारंटी नहीं है। साइट दुनिया भर के दर्शकों द्वारा पढ़ी जाती है और रोजगार कानून और नियम राज्य से राज्य और देश से भिन्न होते हैं। अपने स्थान के लिए निश्चित रूप से कुछ कानूनी व्याख्याएं और निर्णय निश्चित करने के लिए, कृपया कानूनी सहायता प्राप्त करें, या राज्य, संघीय, या अंतर्राष्ट्रीय सरकारी संसाधनों से सहायता करें।यह जानकारी मार्गदर्शन, विचार और सहायता के लिए है।