सफल इवेंट नियोजक कैसे व्यवस्थित रहते हैं

चाहे आप एक कॉरपोरेट इवेंट प्लानर या एक प्रशासनिक व्यक्ति हैं, घटना नियोजन की मूल बातें आपको मजबूत संगठनात्मक, संचार, और प्रलेखन कौशल की आवश्यकता होती है। अपने अनुभव के स्तर के बावजूद, यहां तक ​​कि एक आतिथ्य उत्साही भी थोड़ी सी रचनात्मकता के साथ एक अद्भुत व्यवसाय की घटना पर और जिस तरह से बहुत सारे संगठन हो सकते हैं। लेकिन जब घटना की योजना बनायी जाती है, विशेष रूप से व्यस्त घटना नियोजकों के लिए उनकी पुस्तकों पर एक से अधिक घटनाओं के साथ, संगठित रहने का सबसे बड़ा बाधा सबसे ज्यादा महसूस हो सकता है।

इवेंट नियोजक कैसे व्यवस्थित होते हैं

संगठन सबसे घटना योजनाकारों के लिए सफलता की कई चाबियों में से एक है न केवल संगठनात्मक कौशल का माहिर कम तनाव में पड़ सकता है, बल्कि यह एक घटना नियोजक के रूप में आपकी रचनात्मकता को भी बढ़ा सकता है जिससे आपको बड़ी तस्वीर देखने और बॉक्स के बाहर सोचने की अनुमति मिलती है, जिससे आप जान सकते हैं कि आपके विवरण पर एक फर्म हैंडल है। यहां कुछ तरीके दिए गए हैं जो सफल ईवेंट प्लानर संगठित रहते हैं।

इवेंट बाइंडर्स बनाएं

इवेंट और ईवेंट प्लानिंग बाइंडर्स बनाना संभवतः नियोजन सेमिनार, सम्मेलनों, आंतरिक प्रशिक्षण, कार्यकारी मीटिंग्स और सभी प्रकार की घटनाओं के लिए व्यवस्थित रहने का सबसे कारगर तरीका है। जबकि कई कार्यक्रम योजनाकार अधिक इलेक्ट्रॉनिक और डिजिटल संगठन टूल में चल रहे हैं, भौतिक बाध्यकारी सबसे महत्वपूर्ण घटना और कार्यक्रम विवरण के लिए जगह के रूप में सेवा कर सकते हैं। कुछ दस्तावेजों, नोट्स और अन्य विवरण की हार्ड प्रतियां रखते हुए एक ईवेंट के जीवन पर जीवन रक्षक हो सकता है।

आदर्श रूप से, प्रत्येक घटना और / या कार्यक्रम के पास अपनी बाइंडर होना चाहिए। आपके ईवेंट की जटिलता के आधार पर, आपकी बाइंडर में कई खंड शामिल हो सकते हैं, जिनमें शामिल हैं:

• यात्रा कार्यक्रम / एजेंडा
• प्रमुख संपर्क
• उपस्थितियाँ
• संचार
• संविदाएं
• भोज उत्सव आदेश
• मनोरंजन
• लॉजिंग / रूमिंग लिस्ट
• आगमन / प्रस्थान
• गतिविधियाँ
• उपहार
• बजट
• विविध

अपनी घटना नियोजन बिन्डर नियमित रूप से अद्यतन के साथ, आप आसानी से अपने आंतरिक सहयोगियों के साथ जानकारी साझा करेंगे और ग्राहकों, भले ही वे आपको तैयार करने के लिए ज्यादा समय न दें।

इवेंट प्लानिंग सॉफ़्टवेयर या ऑनलाइन डॉक्युमेंट स्टोरेज का उपयोग करें

जबकि आपके इवेंट बाइंडरों में हार्ड कॉपी की प्रत्येक घटना का सबसे महत्वपूर्ण विवरण शामिल होना चाहिए, आपके संदर्भ नोटों, विचारों और पत्राचार को भी व्यवस्थित रखा जाना चाहिए और साथ में। आज, कई घटना नियोजक घटना नियोजन और प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, लेकिन संगठित रखने के लिए कई और अधिक ऑनलाइन फ़ाइल संग्रहण विकल्प देख रहे हैं।

Google ड्राइव और ड्रॉपबॉक्स जैसे ऑनलाइन टूल स्प्रैडशीट्स से चालान तक सभी प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए एक संगठित स्थान प्रदान कर सकते हैं। ये उपकरण आपको ऑनलाइन फ़ाइलों और फ़ोल्डरों में दस्तावेज़ अपलोड करने, संगृहीत करने और व्यवस्थित करने की अनुमति देते हैं, जहां कहीं भी आसानी से पहुंचा जा सकता है।आप अपने लैपटॉप, स्मार्टफोन, या टेबलेट पर दस्तावेज़ खोल सकते हैं आप आसानी से उन फ़ाइलों को ईमेल से जोड़ सकते हैं या सहयोगियों, विक्रेताओं और ग्राहकों के साथ दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं। यह घटना नियोजकों के लिए आदर्श संगठन समाधान हो सकता है जो हमेशा चलते रहते हैं

संगठनात्मक नीचे की रेखा

अंत में, आप अपने दस्तावेज़ों, नोट्स और पत्राचार को व्यवस्थित कैसे करें

हर घटना योजनाकार का एक अलग सिस्टम है जो उनके लिए और उनके कार्यक्रमों के लिए काम करता है सबसे महत्वपूर्ण कारक हमेशा पहुंच और जानकारी की तत्परता होना चाहिए। इसलिए सुनिश्चित करें कि जो भी सिस्टम आप उपयोग करते हैं, आप उस जानकारी को तेज़ी से और आसानी से ढूंढ सकते हैं जिसे आप ढूंढ रहे हैं।