व्यावसायिक आवश्यकताएं दस्तावेज़

आपका छोटा व्यवसाय विस्तार करने के लिए तैयार हो रहा है - या नए उत्पादों को बेचने - या विभिन्न प्रकार के परिवर्तन और आप इस परियोजना के साथ आपकी मदद करने के लिए सलाहकार या ठेकेदार की तलाश में हैं एक व्यवसायिक आवश्यकताएं दस्तावेज तैयार करने के लिए आपको पहली चीजों में से एक करना होगा

एक उदाहरण लेते हैं: एक कंपनी (हम उन्हें ZXYW एलएलसी कहते हैं) ने अमेरिका में एक साझा सेवा केंद्र में अपने अकाउंटिंग कार्यों को आउटसोर्स करने का निर्णय लिया है। वे एक स्थान ढूंढने, सेवाओं की स्थापना, भर्ती की प्रक्रिया शुरू कर रहे हैं और कर्मचारियों के प्रबंधन

यह एक जटिल उपक्रम है और इसे पूरा करने में कई महीनों लगेंगे। वे एक ऐसी टीम से शुरू करते हैं जो एक व्यवसाय आवश्यकता दस्तावेज तैयार करता है।

व्यापार आवश्यकताएँ दस्तावेज़ क्या है?

व्यवसाय आवश्यकता दस्तावेज का उद्देश्य एक परियोजना या नई व्यावसायिक योजना की पूरी तस्वीर देना है, इसलिए हर कोई स्पष्ट है कि क्या किया जाना चाहिए और कब करना चाहिए।

एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज (बीआरडी) को दो चरणों में माना जा सकता है। एक परियोजना के पहले चरण में, यह एक दस्तावेज है जिसमें परियोजना के लिए सभी आवश्यकताओं को निर्धारित किया गया है, जिनमें लागतों, कार्यान्वयन के विवरण, अनुमानित लाभ, मील के पत्थर और क्रियान्वयन के लिए समयरेखा शामिल है

दूसरे चरण में, बीआरडी वास्तव में दोनों पार्टियों के बीच एक अनुबंध बन सकता है, औपचारिक रूप से काम पर रखने वाली कंपनी की जरुरत है (इस मामले में ZXYW एलएलसी) और काम करने वाले ठेकेदार आप नीचे अनुबंध की भाषा के बारे में अधिक देखेंगे

बिजनेस जरूरी दस्तावेज एक व्यवसाय योजना से अलग कैसे होता है?

हालांकि दोनों दस्तावेजों में एक ही प्रकार के वर्ग (उदाहरण के लिए एक कार्यकारी सारांश) हो सकता है, इरादा अलग है

एक व्यापारिक योजना एक नए या मौजूदा व्यापार को निर्देशित करने के लिए बनाई गई है, लेकिन अक्सर उसका उद्देश्य शुरू करने या विस्तार के वित्तपोषण के लिए किसी ऋणदाता को पेश करना है।

व्यापार योजना में कंपनी के बारे में सामान्य जानकारी शामिल है और ऋण वापस चुकाने के लिए राजस्व उत्पन्न करने में सक्षम होने के लिए उसकी योजनाएं और रणनीतियां हैं।

वित्तीय विवरण व्यवसाय की योजना का एक प्रमुख अंग हैं, जबकि बीआरडी में वित्तीय दस्तावेज काफी भिन्न हो सकते हैं, किसी विशेष परियोजना पर केन्द्रित किया जा सकता है।

प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध से व्यापार संबंधी आवश्यकताएं दस्तावेज़ क्या अलग है?

दो दस्तावेजों के बीच का अंतर मामूली है, लेकिन महत्वपूर्ण है आमतौर पर, प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध (आरएफपी) विभिन्न विक्रेताओं से प्रस्तावों की मांग करने के उद्देश्य से बनाया गया है। ZYXW के उदाहरण में, एक आरएफपी संभावित कंपनियों को भेजा जाता है जो आउटसोर्सिंग सेवाएं प्रस्तुत करते हैं, बोलियां मांगने के लिए।

दूसरी तरफ, एक बीआरडी एक विशिष्ट विक्रेता या संयुक्त उद्यम सहयोगी के लिए तैयार है जिसे पहले से ही भर्ती कंपनी द्वारा चुना गया है।बीआरडी में अधिक विवरण और अधिक विशिष्टताओं और समय-सीमाएं शामिल हैं जो कि परियोजना के अंत में और परियोजना के अंत में मिलेंगी।

जब कोई आरएफपी बनाया जाता है, तो यह बोलियां जमा करने की समय सीमा और आवश्यकताओं के साथ आता है। समय सीमा के बाद बोलियों का मूल्यांकन किया जाता है

व्यापार आवश्यकताएँ दस्तावेज़ में क्या शामिल होना चाहिए?

कुछ मायनों में व्यावसायिक आवश्यकताएं दस्तावेज़ अन्य प्रकार के व्यावसायिक प्रस्तावों के समान हैं। बीआरडी में शामिल होना चाहिए:

1 एक सारांश कथन , कभी-कभी एक कार्यकारी सारांश कहा जाता है, जो सामान्य रूप से परियोजना की आवश्यकताओं की रूपरेखा करता है।

बीआरडी पूरा हो जाने के बाद आम तौर पर सारांश विवरण लिखा जाता है।

2। परियोजना के उद्देश्यों इन उद्देश्यों को स्मार्ट प्रारूप में होना चाहिए; विशिष्ट, औसत दर्जे, प्राप्य, यथार्थवादी, और समयबद्ध।

3 । परियोजना के लिए पृष्ठभूमि और एक ज़रूरत वक्तव्य या तर्क। यह दस्तावेज का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, इसलिए उसे छोड़ दें इस परियोजना की आवश्यकता क्यों है यह बताते हुए परियोजना का प्राथमिक चालक है, और इसकी सफलता इस बात पर निर्भर करेगा कि यह कितनी अच्छी तरह ज़रूरत को भर देता है।

4। परियोजना का दायरा - क्या शामिल किया जाना है और इसमें क्या शामिल नहीं होना है ऊपर दिए गए ZXYW कंपनी के उदाहरण में, कंपनी ने यह स्पष्ट कर दिया कि शीर्ष प्रबंधन की नियुक्ति को शामिल करने का दायरा नहीं था - उन व्यक्तियों को कंपनी द्वारा प्रदान किया जाएगा

5। वित्तीय विवरण। कंपनी के बैलेंस शीट पर परियोजना के प्रभाव के एक समग्र दृष्टिकोण और विशिष्ट अवधि के दौरान राजस्व के लिए वित्तीय विवरण आवश्यक हैं।

निश्चित रूप से, यहां पर भी चर्चा करने के लिए कंपनी परियोजना को कैसे निधि करेगी।

6। कार्यात्मक आवश्यकताओं और विशेषताएं यह चित्र, संगठन चार्ट और समयसीमा सहित विवरण प्रदान करने का स्थान है।

7। कार्मिक की जरूरत है कौन किराए पर होना चाहिए, और कब कर्मचारियों की श्रेणियों की क्या आवश्यकता होगी और उनका भुगतान कैसे किया जाएगा। कौन उन्हें भुगतान करता है और कब चूंकि ज़ेडएक्सडब्ल्यूडब्ल्यू लोक-आधारित सुविधा स्थापित कर रहा है, इसलिए यह उनके बीआरडी का एक प्रमुख अंग है।

8। अनुसूची, समयरेखा, और समय सीमाएं यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी दलों को क्या आवश्यक है और कब की आवश्यकता है, इस चरण में परियोजना का चरण विस्तृत होना चाहिए। ZXYW प्रोजेक्ट में, पहला चरण एक साइट का चयन था, जिसमें कई संभावित शहरों का अन्वेषण भी शामिल था

9। मान्यताओं। दस्तावेज़ के इस हिस्से को अक्सर अनदेखी की जाती है मान्यताओं को बाहर वर्तनी में मदद करता है बाद में समस्याओं से बचने। उदाहरण के लिए, उपर्युक्त अनुबंध में, कंपनी को पट्टे, खरीदना नहीं, कार्यालय की जगह

10। लागत और लाभ लागत-लाभ विश्लेषण परियोजना की सभी लागतों की एक विस्तृत सूची है और परियोजना से बचत को शामिल किया जाना चाहिए।

क्या व्यापार आवश्यकताएँ अनुबंध अनुबंध बनाता है?

जैसा कि ऊपर बताया गया है, प्रारंभिक चरण में बीआरडी एक प्रस्ताव है। आपने देखा होगा कि ऊपर की गई सूचियों से कुछ याद आ रही थी - प्रदान की गई सेवाओं के लिए भुगतान। ठेकेदार को भुगतान का बयान और उन भुगतानों के समय के बिना, कोई अनुबंध नहीं है

दस्तावेजों पर दो पक्षों से हस्ताक्षर करने से पहले, एक वकील की मदद से, मानक अनुबंध भाषा को शामिल किया जाना चाहिए, जिसमें

• भुगतान करने के वादे और सेवाएं देने का वादा किया जाता है
• प्रतिबंधित करार, ठेकेदार को लेने से रोकना कंपनी का व्यापार रहस्य या दूसरों के साथ साझा करना
• एक पार्टी अपनी आवश्यक दायित्वों को पूरा नहीं करती है, तो क्या होता है (यानी, अनुबंध का उल्लंघन)
• बीमा और क्षतिपूर्ति (हानिरहित) पकड़ो
• मुकदमेबाजी और मध्यस्थता प्रावधान
• और जाहिर है, हस्ताक्षर उपयुक्त कंपनी और ठेकेदार अधिकारियों द्वारा