व्यावसायिक ध्वनि मेल की व्यावसायिक शिष्टाचार

यदि आपकी कंपनी इनकमिंग कॉल के लिए विभागीय ध्वनि मेल बॉक्स का उपयोग करती है, तो आप एक पेशेवर ध्वनि विभाग वॉइसमेल ग्रीटिंग रिकॉर्ड करना चाहते हैं। इस प्रकार का ध्वनि मेल ग्रीटिंग व्यक्तिगत वॉइसमेल ग्रीटिंग से कुछ अलग है जो किसी व्यक्ति के वॉइसमेल बॉक्स से जुड़ा होता है उदाहरण के लिए, यदि आपका टेलीफोन सिस्टम सभी सामान्य लेखांकन कॉलों की सेवा के लिए एक साथ टेलीफोन पूल के एक्सटेंशन "पूल" करने के लिए अनुमति देता है, तो लेखा विभाग से सभी एक्सटेंशन लेखा विभाग के सामान्य विस्तार के तहत जमा किए जा सकते हैं।

जब स्वचालित परिचर उस एक्सटेंशन को कॉल स्थानांतरित करता है, तो अगले उपलब्ध एक्सटेंशन को कॉल प्राप्त होगा। यदि सभी लेखा विभाग एक्सटेंशन व्यस्त या अनुपलब्ध हैं, तो कॉल को विभाग के वॉइसमेल बॉक्स में स्थानांतरित कर दिया जाएगा।

वॉइसमेल ग्रीटिंग विकल्प

आपकी कंपनी में आपके पास टेलीफोन सिस्टम के आधार पर, ध्वनि मेल अभिवादन के प्रकार के लिए अलग-अलग विकल्प हो सकते हैं जिन्हें आपको लिखने की अनुमति है इसमें शामिल हैं:

• जनरल वॉयसमेल ग्रीटिंग
  सामान्य वॉइसमेल शुभकामनाएं डिफ़ॉल्ट वॉइसमेल ग्रीटिंग के रूप में उपयोग की जाती हैं अगर कोई अन्य शुभकामनाएं सेट नहीं की जाती हैं।
• आंतरिक वॉयसमेल ग्रीटिंग
  इसका इस्तेमाल उन लोगों को बधाई देने के लिए किया जाता है जो आपकी कंपनी से आपकी कंपनी (i.ई. आम तौर पर, यह केवल बहुत बड़ी कंपनियों पर लागू होता है
• बाहरी वॉयसमेल ग्रीटिंग
  यह बधाई उन लोगों के लिए खेली जाएगी जो आपकी कंपनी के बाहर से कॉल करते हैं। आपके टेलीफोन सिस्टम का स्वचालित परिचर एक सामान्य कंपनी को शुभकामनाएं दे सकता है, जिसमें सभी बाहरी कॉल करने वाले सुनेंगे। अगर आपकी कंपनी का नाम उस ग्रीटिंग में उल्लेख किया गया है, तो आपको इसे अपने विभागीय ग्रीटिंग में फिर से कहना नहीं पड़ता है

• अस्थायी या "आउट ऑफिस" वॉयसमेल ग्रीटिंग
  अस्थायी या ऑफिस व्हॉइसमेल ग्रीटिंग का सेट होता है, जब पूरे विभाग किसी विशेष अवधि के लिए अनुपलब्ध हो जाएगा। उदाहरण के लिए, विभाग केवल 8:00 बजे और 5:00 बजे के बीच कार्यरत होता है या एक अनिवार्य विभाग की बैठक होती है जो सभी लोगों को टेलीफोन का जवाब देने से निकाल देती है। अधिकांश वॉइसमेल सिस्टम आपको एक समाप्ति तिथि और समय निर्धारित करने की अनुमति देगा ताकि आपको यह याद रखना जरूरी न हो कि जब आपका डिपार्टमेंट सामान्य ऑपरेशन में लौटता है।
• फोन पर (व्यस्त) वॉइसमेल ग्रीटिंग पर
  इस ग्रीटिंग को कॉल करने वालों को सूचित करने के लिए उपयोग किया जाता है कि विभाग उपलब्ध है, लेकिन कोई भी तुरंत कॉल नहीं कर सकता क्योंकि विभाग पूल में सभी एक्सटेंशन अन्य कॉल करने वालों के साथ व्यस्त हैं।

अच्छे विभाग के तत्वों की आवाज़ मेलिंग

• विभाग का नाम
• वक्तव्य है कि आप अभी उनकी कॉल नहीं ले सकते
• संदेश छोड़ने के लिए निमंत्रण
• जब वे वापसी कॉल की अपेक्षा कर सकते हैं
• अतिरिक्त विकल्प उपलब्ध हैं (ई।जी। "लौटने के लिए पाउंड की दबाएं …")
• वेबसाइट का पता अगर वह सार्थक जानकारी प्रदान कर सकता है
• 20 से ज्यादा नहीं - 25 सेकेंड (नियम का अंगूठे)
• " आपका कॉल हमारे लिए बहुत महत्वपूर्ण है … "ग्रीटिंग यह वाक्यांश अतिभारित है और आम तौर पर कॉल करने वालों के लिए "बंद" होता है।
• बहुत अधिक जानकारी देने और अत्यधिक गरिमापूर्ण बधाई देने से बचें।

नमूना अच्छा विभाग वॉयसमेल ग्रीटिंग्स

• आप लेखा विभाग तक पहुंच गए हैं। हमारे सभी प्रतिनिधि व्यस्त हैं अन्य कॉल करने वाले कॉलर्स पकड़ के समय आपके बहुमूल्य समय को बर्बाद करने के बजाय, हम आपकी कॉल को दो व्यावसायिक घंटों के भीतर वापस करना चाहते हैं। अगर आप पिछली मेनू पर लौटना चाहते हैं, तो अब स्टार को दबाएं। अन्यथा, हमें आपके नाम और नंबर के साथ एक विस्तृत संदेश छोड़ दें। आपके संदेश को रिकॉर्ड करने के बाद, आप अधिक विकल्पों के लिए पाउंड कुंजी दबा सकते हैं। फोन करने के लिए धन्यवाद।

• आप ऑपरेशंस टेक, इंक पर सेल्स डिपार्टमेंट पर पहुंच गए हैं। हमारे सभी बिक्री प्रतिनिधि अन्य ग्राहकों की सेवा में व्यस्त हैं लेकिन हम जल्द से जल्द आपकी कॉल वापस करना चाहते हैं। मौजूदा मूल्य निर्धारण की जानकारी के लिए या अपने आदेश की स्थिति की जांच के लिए, कृपया हमें वेब पर देखें अन्यथा, कृपया टोन के बाद हमें अपना नाम और संख्या वाला संदेश छोड़ दें। यदि आप पिछली मेनू पर लौटना चाहते हैं, तो अब स्टार कुंजी दबाएं।
• आप ऑपरेशन टेक, इंक में लेखा विभाग तक पहुंच चुके हैं। विभाग वर्तमान में बंद है। हमारे सामान्य घंटे के संचालन सोमवार से शुक्रवार के बीच 8: 00 से 5:00 बजे तक होते हैं। हम शनिवार और रविवार को बंद हैं। आप पिछले मेनू पर वापस जाने के लिए किसी भी समय स्टार कुंजी दबा सकते हैं अन्यथा, कृपया हमें आपका नाम और नंबर के साथ एक संदेश छोड़ दें और जब कार्यालय फिर से शुरू होता है, हम आपकी कॉल वापस कर देंगे। आप अपने संदेश को छोड़ने या अतिरिक्त विकल्पों के लिए पाउंड कुंजी दबाकर रख सकते हैं। फोन करने के लिए धन्यवाद।

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खराब वॉयसमेल ग्रीटिंग्स

• आप बिक्री विभाग तक पहुंच गए हैं। हमें एक संदेश छोड़ दो
• नमस्कार। आप एक्सवाईजेड में लेखा विभाग तक पहुंच गए हैं। कॉम। सभी एकाउंटेंट वर्तमान में एक अनिवार्य विभाग की मीटिंग में भाग ले रहे हैं और आपकी कॉल लेने के लिए कोई भी उपलब्ध नहीं है। आपका कॉल हमारे लिए बहुत महत्वपूर्ण है और जैसे ही हम वापस आ जाते हैं, हम आपकी कॉल को वापस करना चाहते हैं। हालांकि, यह वर्ष का अंत है और हमारा कॉल बैकलाग बहुत लंबा है। यदि आप अतिदेय खाते पर भुगतान करने के बारे में कॉल कर रहे हैं, तो कृपया हमें अपने संदेश में बताएं ताकि हम आपको तुरंत वापस कॉल कर सकें। अन्यथा, कृपया टोन की प्रतीक्षा करें और हमें एक विस्तृत गोपनीय संदेश छोड़ें।
• विभाग बंद है कृपया टोन के बाद एक संदेश छोड़ दें