टेलीफोन शिष्टाचार - कार्य पर फोन का उपयोग करते समय अपनी शिष्टाचार को ध्यान रखें

आपने टेलीफोन का उपयोग कब शुरू किया? शायद जैसे ही आप "हैलो" कह सकते थे। कॉल करने या प्राप्त करने के लिए आपको किसी भी अधिक कौशल की आवश्यकता नहीं थी सच्चाई यह है, जबकि यह निश्चित रूप से रॉकेट विज्ञान नहीं है, काम के माहौल में उचित टेलीफोन शिष्टाचार में शुभकामनाएं देने की क्षमता की तुलना में थोड़ा अधिक होता है चूंकि यह आपके ग्राहक, ग्राहक या आपके नियोक्ता के साथ संपर्क का प्रारंभिक बिंदु भी हो सकता है, इसलिए यह आपके लिए अच्छी पहली छाप बनाने का अवसर है …

या एक गरीब काम पर टेलीफोन का उपयोग करते समय आपको कुछ सुझाव दिए जाने चाहिए:

• पहले निगलना: दूसरे शब्दों में, फोन करने या फोन का जवाब देने पर आपका मुंह खाली नहीं होना चाहिए आप स्पष्ट रूप से बोलने में सक्षम होना चाहते हैं और यदि आप चबाने या निगल रहे हैं तो यह असंभव है।
• नाम और रैंक कृपया: जब आपको काम पर कॉल मिलती है, तो आपको खुद को और आपकी कंपनी और विभाग की पहचान करनी चाहिए यदि लागू हो। अगर कॉलर को कंपनी की मुख्य लाइन से स्थानांतरित किया गया है, तो आप केवल अपना नाम और विभाग ही बता सकते हैं। जिस व्यक्ति ने शुरू में कॉल का जवाब दिया था, वह सबसे अधिक संभावना है कि कंपनी का नाम दिया गया। जब आप कॉलर हैं, तो उस व्यक्ति से पूछने से पहले, जिस तरह आप तक पहुंचने की कोशिश कर रहे हैं, स्वयं की पहचान करें।
• सचमुच महत्वपूर्ण बात: हमेशा विनम्र रहें चाहे लाइन के दूसरे छोर पर कौन है चाहे आप किसी रिसेप्शनिस्ट या कंपनी के अध्यक्ष से बात कर रहे हों, कृपया कभी भी कहने में भूल न करें और धन्यवाद। इस तथ्य के अलावा कि हर कोई सम्मान का हकदार है, जो व्यक्ति आपकी कॉल का जवाब देता है, वह यह सुनिश्चित कर सकता है कि उसे उचित तरीके से पेश किया जाए

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• फोकस: जब हम सभी कॉल करने पर मल्टीटास्क करना चाहते हैं (या करने की कोशिश करते हैं) अन्य बातों पर ध्यान देने से बचना आपको उस व्यक्ति को देना चाहिए जिसे आप अपने अविभाजित ध्यान से बात कर रहे हैं। आपका ईमेल, सोशल मीडिया और गेम प्रतीक्षा कर सकते हैं
• अब रुको: सबसे पहले, जब आप फोन पर होते हैं तो आपको अन्य सभी वार्तालापों से बचना चाहिए। वास्तविकता कभी कभी रास्ते में हो जाती है हालांकि। आपको उस व्यक्ति से बात करनी पड़ सकती है जो आपके कार्यालय या कक्ष में आती है या दूसरा कॉल उठाती है। अपने आप को माफ़ करें और फिर अपने दूसरे वार्तालाप को कुछ ही सेकंड में सीमित करें। किसी को अनिश्चित काल तक पकड़ने की प्रतीक्षा न करें अगर आप अन्य बातों का ध्यान नहीं रख सकते हैं, लेकिन जिस व्यक्ति के साथ आप बात कर रहे थे उस व्यक्ति को डालने के बजाय, तत्काल साथ निपटा जाना चाहिए, पूछें कि क्या आप उस समय वापस कॉल कर सकते हैं जो उसके लिए सुविधाजनक है।

• सिस्टम में अपने कॉलर को खो जाने न दें: ऐसे समय होते हैं जब आप व्यक्ति को लाइन के दूसरे छोर पर मदद नहीं कर पाएंगे और उसे स्थानांतरित करना होगा उसे किसी के लिए जो कर सकते हैं जब आप करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि वह जानता है कि आप किससे कॉल स्थानांतरित कर रहे हैं और क्योंउसे पता है कि क्या करना है अगर कॉल के माध्यम से नहीं जाता है या अगर जिस व्यक्ति को आप उसे भेज रहे हैं वह वहां नहीं है या मदद नहीं कर सकता है संदेश लघु और स्वीट रखें:
• जब आप किसी के लिए वॉयसमेल संदेश छोड़ते हैं, तो धीरे-धीरे और स्पष्ट रूप से बोलें, खासकर जब आप अपना नाम और फ़ोन नंबर बताते हैं बहुत से लोग बहुत लंबे समय तक और बहुत ही तेज़ संदेश छोड़ते हैं, ताकि वे अपने नाम और संख्या को तुरंत समाप्त कर सकें, जो प्राप्तकर्ता को कॉल वापस करने में असमर्थ होता है। एक बार बहुत हो गया है:
• यदि आप कोई संदेश छोड़ते हैं और जिस व्यक्ति के लिए आप इसे छोड़ते हैं तो वह आपको तुरंत वापस नहीं आता है, क्योंकि वह इस समय नहीं कर सकती। फिर से और फिर कॉल करने की कोई आवश्यकता नहीं है अगर यह एक दिक्कतकारी मामला है, तो आप अगले दिन फिर से कॉल करने या एक ईमेल के साथ अपील करने की कोशिश कर सकते हैं, जिसमें कहा गया है कि आपने वॉइस मेल भी छोड़ा है। सबसे पहले सुनो:
• फोन कॉल लौटने से पहले आपको पूरी तरह से वॉइसमेल को प्राप्त हुआ है। आप सीख सकते हैं कि वापस कॉल करने के लिए भी आवश्यक नहीं है (वाह, जो एक समय बचाने वाला है) या आपको कुछ पहले की देखभाल करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, कॉलर को उस जानकारी की आवश्यकता हो सकती है जिसे आप उसके पास वापस लेने के लिए तैयार हो सकते हैं।