इनकमिंग फ़ोन कॉल पर समय कैसे बचाएं - फोन टिप्स

इनबाउंड फोन कॉल्स बहुत समय तक खा सकते हैं और आपको अन्य कार्यों से दूर खींचकर अपनी उत्पादकता कम कर सकते हैं। लेकिन जैसे ही आपके आउटगोइंग फ़ोन कॉलों को संभालने के तरीके होते हैं जो आपके समय प्रबंधन को बेहतर बनाते हैं, इनबाउंड फ़ोन कॉलों को संभालने के तरीके होते हैं, जब आप फोन पर बोलने की जरुरत को कम करते हैं - बिना किसी कठोर व्यक्ति को फोन किया जाता है आप। ये फोन जवाब देने की युक्तियां मदद करेगा

इनबाउंड कॉल्स के लिए फोन टिप्स

1) अपने फ़ोन को उचित व्यवसाय फ़ोन ग्रीटिंग के साथ उत्तर दें

उदाहरण के लिए, जब फोन का जवाब दे रहा है, जैसे कुछ कहते हैं, "साइप्रस टेक्नोलॉजीज। सुसान बोलने, मैं आपकी मदद कैसे करूं?" यह न केवल कॉल करने वालों को यह बताता है कि वे एक व्यवसाय तक पहुंच गए हैं, लेकिन सवाल का जवाब देने के लिए उस पर सवाल उठाते हैं, "क्या यह साइप्रस टेक्नोलॉजीज है?" और निष्क्रिय चिट चैट

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2) आप बोलते समय सोचें और प्राथमिकता दें

क्या कॉल सबसे अच्छा अभी या बाद में संभाला है? कई फोन कॉल व्यवसायों को त्वरित पूछताछ की जाती है जिन्हें आसानी से उत्तर दिया जाता है, जैसे "आप कितनी देर तक खुली हैं?" लेकिन दूसरों में अधिक जटिल और समय लेने वाले उत्तर शामिल होते हैं अगर ऐसा मामला है, तो कॉलर को बताएं, और पूछें कि उसके बारे में चर्चा करने के लिए उसे वापस कॉल करने के लिए सुविधाजनक क्यों होगा।

3) ट्रैक की तरह फोन कॉल रखने के लिए संक्षिप्त और संक्षेप जैसे तकनीकों का उपयोग करें

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यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति से बात कर रहे हैं जो बात करना चाहते हैं या बात से भटका चाहते हैं, तो ऐसा कुछ कहें, "तो जो मैंने आपको सुना है वह कह रहा है …" या "तो प्रमुख बिंदु हैं … "या" क्या (सार सम्मिलित करें) आप क्या कह रहे थे, इसका एक निष्पक्ष सारांश है? " चैट करने से इनकार करने वाले किसी व्यक्ति के साथ बात करना मुश्किल है

4) प्रत्येक इनबाउंड फोन कॉल को बंद करने की आदत में जाओ और कॉलर ने जो भी कार्रवाई की है, उसका सारांश लें।

हालांकि यह अधिकांश मामलों में केवल सेकंड लेता है, यह त्रुटियों से बचने और दो बार जांच करने की आवश्यकता से आपको बहुत समय बचा सकता है। उदाहरण के लिए, एक बातचीत के दौरान, जिसके दौरान आप एक ग्राहक के साथ एक बैठक की व्यवस्था की थी, आप कह सकते हैं, "अच्छा।

मैं आपके कार्यालय में अपने स्थान पर (स्थान डालें) ) कल सुबह 10 बजे होगा और हम नमूनों को एक साथ मिलेंगे। "

5) अपने सभी फोनों द्वारा एक संदेश पैड और लिखने की आज्ञा रखें, ताकि आप कॉल के दौरान विवरणों को ब्योरा दें।

यह केवल समय पर अच्छा समय प्रबंधन नहीं है, जिससे आपको कॉल पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है, लेकिन समय प्रबंधन के लिए बाद में मदद की ज़रूरत है अगर आपको किसी विशेष बातचीत के विवरण ढूंढने और / या उसकी समीक्षा करने की आवश्यकता हो।

6) अपने ग्राहकों और ग्राहकों को ईमेल विकल्प दें

उनमें से कई फोन करने के बजाए आपसे संपर्क करने के लिए ईमेल का उपयोग करेंगे, अगर उन्हें पता है कि आपका ईमेल पता क्या हैसुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी का ईमेल पता आपके व्यवसाय कार्ड और आपकी वेबसाइट पर प्रमुख है, यदि आपके पास कोई है यदि आपके पास अपने ईमेल पते हैं, तो अपने मौजूदा ग्राहकों और ग्राहकों को ईमेल भेजें, ईमेल विकल्प का उल्लेख करना और संचार को बेहतर बनाने के लिए इसे प्रस्तुत करना।

-3 -> 7) उस समय का प्रबंधन करने के लिए तकनीक का उपयोग करें, जब आप फोन का जवाब दे रहे हैं।

एक न्यूनतम के रूप में, आपके व्यवसाय का जवाब दे मशीन और वॉइस मेल होना चाहिए। इन्हें उपयुक्त व्यवसायिक लिपियों के साथ सेट करें, और जब आप कार्यालय से बाहर हो या आपके लिए टेलिफोन का जवाब देने के लिए उपयोग करें या आपको बिना किसी बाएं के लिए काम करना पड़े। फिर प्रत्येक दिन इन फोन संदेशों का जवाब देने के लिए समय निर्धारित करें।

समय प्रबंधन के संदर्भ में, आप एक साथ फोन कॉल्सिंग के द्वारा मूल्यवान समय प्राप्त करेंगे।

8) यदि आप घर-आधारित व्यवसाय चला रहे हैं, तो एक अलग बिजनेस फोन या लाइन प्राप्त करें

आपको अपने "व्यवसाय-केवल" उत्तर देने वाली मशीन और / या वॉयस मेल के साथ दूसरा "व्यापार-मात्र" टेलीफोन होना चाहिए। न केवल यह अधिक पेशेवर है, लेकिन यह आपको संदेशों के माध्यम से उतना ही समय बचाएगा और निर्धारित करेगा कि कौन से व्यवसाय संबंधित हैं।

9) फोन पर किसी व्यक्ति का जवाब देने के लिए हमेशा सबसे अच्छा होता है

एक मशीन लेने या खराब होने के बाद, एक स्वचालित इंटरएक्टिव वॉयस रिस्पांस (आईवीआर) प्रणाली एक वास्तविक बंद है, जिसकी वजह से आपको व्यवसाय करना पड़ सकता है जब लोग संदेश छोड़ने या वापस कॉल करने के लिए परेशान नहीं करते। अगर आने वाले फोन कॉलों का जवाब देना आपके दिन के दौरान बहुत अधिक समय ले रहा है, तो आपके लिए फोन का उत्तर देने के लिए एक रिसेप्शनिस्ट या पेशेवर जवाब देने वाली सेवा पर विचार करें।

किसी और के होने की लागत आपकी उत्पादकता और बेहतर बिक्री में वृद्धि के कारण ऑफसेट से ज्यादा हो सकती है।

10) अपने फोन द्वारा पोस्ट किए गए अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों (और उत्तरों) की एक लिखित स्क्रिप्ट रखें

यह आपको और आपके कर्मचारियों के समय को बचाता है, यदि उन्हें जवाब खोजने की ज़रूरत नहीं है या फोन के उत्तर देने के दौरान एक विशेष अनुरोध के बारे में कैसे सोचना है।

फोन युक्तियाँ सारांश

याद रखें, फोन एक व्यापार उपकरण माना जाता है, न कि घुसपैठ का समय व्यर्थ वाला जो आपके कामकाजी दिन का नियम करता है इन समय प्रबंधन युक्तियों के अनुसार इनबाउंड फ़ोन कॉलों को संभालने से आप अपना समय बेहतर ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं, अपनी उत्पादकता में सुधार कर सकते हैं, और अपने टेलीफोन को अपनी उचित जगह पर वापस कर सकते हैं - आपको चलाने के बजाय आपके व्यवसाय चलाने में मदद कर सकते हैं।