आप एक परियोजना को सफलतापूर्वक कैसे प्रबंधित करते हैं?

आपका पहला प्रोजेक्ट आपका स्वागत है!

बधाई! आपको अभी एक महत्वपूर्ण नई परियोजना के प्रभारी रखा गया है स्पष्ट रूप से, आपका मालिक आपके कौशल में विश्वास के वोट के रूप में इस अवसर की पेशकश कर रहा है। और जब आप उत्साहित होते हैं, यह आपकी पहली बार एक समग्र परियोजना के लिए उत्तरदायी है और यह थोड़ा भयावह है

आपके दिमाग में कई प्रश्न चलते हैं:

• मैं कैसे आरंभ करूं?
• परियोजना को दीक्षा से बंद करने के लिए आवश्यक कदम क्या हैं?

• मैं एक उच्च निष्पादन प्रोजेक्ट टीम कैसे बनाऊँ?
• इस प्रक्रिया में मैं सहायता के लिए किससे पूछूंगा? क्या कोई कार्यकारी प्रायोजक है?

इस पोस्ट ने एक ऐसी गतिविधि के लिए एक परियोजना, समिति, या टीम पहल की अगुवाई करने में किसी की मदद करने पर ध्यान केंद्रित किया है जो संगठन के लिए अद्वितीय है चाहे आप एक छुट्टी पार्टी का आयोजन कर रहे हों या नए उत्पाद विकास पहल की अग्रणी हो, प्रोजेक्ट प्रबंधन के टूल और प्रोसेसिंग आपकी सफलता की संभावना को बहुत अधिक करने के लिए मौजूद हैं।

सबसे पहले, प्रोजेक्ट प्रोसेस में 5 चरणों को समझें:

जबकि मैं आपको प्रत्येक 5 चरणों में विस्तार से विस्तार करने के लिए प्रोत्साहित करता हूं, ये जानते हैं कि वे हैं:

1. आरंभ: < परियोजना को लात मारना योजना: परियोजना के सभी कामों की योजना बना रही है
2. निष्पादन: वास्तव में काम कर रहा है
3. प्रबंध और नियंत्रण: आप प्रगति की निगरानी के लिए परियोजना के दौरान जो भी काम करते हैं
4. समापन: परियोजना को पूरा करना और वितरित करना और टीम को स्थगित करना
5. ये कदम प्रत्येक प्रोजेक्ट के समान हैं I

परियोजना नौसिखिए के लिए 13 बुनियादी कदम:

क्षेत्र को परिभाषित करें:

किसी भी परियोजना में पहला और सबसे महत्वपूर्ण कदम परियोजना के दायरे को परिभाषित कर रहा है। यह क्या है जिसे आप पूरा या बनाना चाहिए? परियोजना का उद्देश्य क्या है? उतना ही महत्वपूर्ण यह परिभाषित कर रहा है कि आपके परियोजना के दायरे में क्या शामिल नहीं है। यदि आपको अपने बॉस से पर्याप्त परिभाषा नहीं मिलती है, तो गुंजाइश खुद को स्पष्ट करें और पुष्टि के लिए इसे वापस ऊपर भेजें। हालांकि उदाहरण व्यवसाय विषय से थोड़ा दूर है, हम सभी एक शादी के रिसेप्शन से संबंधित कर सकते हैं एक शादी के रिसेप्शन की योजना बनाते वक्त, आप अपने अवसर के रूप में हो सकते हैं: 100 मेहमानों के लिए शादी के रिसेप्शन तैयार करें, रात्रिभोज, खुली बार, शादी के केक और एक निश्चित तिथि से 20,000 डॉलर से अधिक न होने के लिए एक निश्चित तारीख तक नृत्य करने के लिए लाइव बैंड बनाएं।

1. उपलब्ध संसाधनों का निर्धारण करें: आप परियोजना उद्देश्यों को हासिल करने के लिए लोगों, उपकरण और धन के लिए क्या उपलब्ध कराएंगे? प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आप आमतौर पर इन संसाधनों का प्रत्यक्ष नियंत्रण नहीं रखेंगे, लेकिन उन्हें मैट्रिक्स प्रबंधन के जरिए प्रबंधन करना होगा।
2. टाइमलाइन को समझें: परियोजना कब पूरी होती है? जैसा कि आप अपनी परियोजना योजना विकसित करते हैं, आप इस परियोजना के दौरान समय का उपयोग कैसे करते हैं, इस बारे में कुछ लचीलेपन हो सकते हैं, लेकिन शादी की रिसेप्शन के मामले में समय-सीमा तय की जाती है।यदि आप कार्यक्रम को पूरा करने के लिए ओवरटाइम घंटे का उपयोग करने का निर्णय लेते हैं, तो आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि आपके बजट की सीमाओं के खिलाफ
3. अपनी परियोजना टीम को इकट्ठा करें: लोगों को अपनी टीम में एक साथ मिलें और संवाद शुरू करें वे तकनीकी विशेषज्ञ हैं इसलिए उनके कार्यात्मक पर्यवेक्षक ने उन्हें परियोजना में सौंप दिया आपका काम टीम को प्रबंधित करना है
4. कार्य का विस्तार, भाग 1:
5. परियोजना को पूरा करने के लिए तैयार किए जाने वाले प्रमुख टुकड़े या घटकों क्या हैं? उदाहरण के लिए, एक शादी के रिसेप्शन को उच्च स्तर की आवश्यकता होती है: एक रिसेप्शन हॉल, भोजन, पेय, एक केक, अतिथि और मनोरंजन बेशक, उन बड़े आइटमों में से प्रत्येक को कई अतिरिक्त आइटमों में विभाजित किया जा सकता है यह अगला कदम है कार्य का विस्तार, भाग 2: ऊपर दिए गए हमारे शादी के स्वागत के उदाहरण में, आपके पास अलग-अलग घटकों के प्रभारी होने की संभावना है। प्रत्येक प्रमुख वस्तु को प्राप्त करने के लिए आवश्यक विवरणों को जानने के लिए अपनी टीम के सदस्यों के साथ कार्य करें भोजन के प्रभारी व्यक्ति को विकल्प, मूल्य सीमाओं को समझना चाहिए और चयन करना चाहिए जो कि दायरे को प्राप्त करने का समर्थन करता है
6. प्रत्येक बड़े चरणों में छोटे चरणों की सूची बनाएं कितने स्तर गहरे आप अधिक से अधिक विस्तृत चरण में जाते हैं, यह आपकी परियोजना की आकार और जटिलता पर निर्भर करता है। एक प्रारंभिक योजना विकसित करें: एक योजना में अपने सभी चरणों को इकट्ठा करें ऐसा करने का एक अच्छा तरीका यह है कि प्राथमिकता तालिका का उपयोग करना है जो आइटम को अन्य वस्तुओं से पहले होना चाहिए। औपचारिक परियोजना प्रबंधन प्रथाओं को विकसित करने के लिए कॉल करता है जिसे नेटवर्क आरेख कहा जाता है और महत्वपूर्ण पथ की पहचान कर रहा है। हालांकि यह आपकी आवश्यकताओं या ज्ञान स्तर से परे हो सकता है, मुख्य मुद्दा सही क्रम में गतिविधियों को अनुक्रमित करना है और फिर गतिविधियों के विरुद्ध संसाधनों को आवंटित करना है। पूछने के लिए प्रश्न शामिल हैं: पहले क्या होता है? अगला कदम क्या है? अलग-अलग संसाधनों के साथ कौन सी कदम एक ही समय पर चल सकते हैं? हर कदम कौन करने जा रहा है? कितनी देर लगेगी? कई उत्कृष्ट सॉफ्टवेयर पैकेज उपलब्ध हैं जो आपके लिए बहुत सारे इस विस्तार को स्वचालित कर सकते हैं। दूसरों को ऐसे पदों में पूछें जो वे उपयोग करते हैं। अपनी आधार रेखा योजना बनाएं:
7. अपनी टीम से और किसी अन्य हितधारक से अपनी प्रारंभिक योजना पर प्रतिक्रिया प्राप्त करें उपलब्ध समय में प्रोजेक्ट को फिट करने के लिए अपनी समयसीमा और काम का समय समायोजित करें। आधारलाइन योजना बनाने के लिए प्रारंभिक योजना के लिए आवश्यक समायोजन करें परियोजना समायोजन का अनुरोध करें:
8. परियोजना के लिए लगभग कभी भी पर्याप्त समय, धन या प्रतिभा नहीं है लोगों की उम्मीद से सीमित संसाधनों के साथ आपका काम करना अधिक है हालांकि, वहाँ अक्सर एक परियोजना है कि बस अवास्तविक हैं पर रखा सीमाएं हैं आपको अपना मामला बनाने और उसे अपने मालिक को पेश करने और इन अवास्तविक सीमाओं को बदलने की ज़रूरत है। परियोजना की शुरुआत में बदलाव के लिए पूछें तब तक इंतजार न करें जब तक कि आपके द्वारा आवश्यक बदलावों के बारे में पूछने में परेशानी न हो। हालांकि, यदि आपकी परियोजना में शादी शामिल है, तो कई महत्वपूर्ण बदलावों के लिए सफल होने की उम्मीद नहीं करें! आपकी योजना काम करें, लेकिन इसके लिए मत डालो:
9. योजना बनाना महत्वपूर्ण है, लेकिन योजना को बदला जा सकता है।आप हर सुबह काम करने के लिए ड्राइविंग के लिए एक योजना है यदि एक प्रतिच्छेदन एक दुर्घटना से अवरुद्ध है, तो आप अपनी योजना बदल सकते हैं और एक अलग तरीके से जाएं। अपनी परियोजना योजनाओं के साथ भी यही करें। आवश्यकतानुसार उन्हें बदलें, लेकिन हमेशा मौके में दायरा और संसाधन रखें आपकी टीम की प्रगति की निगरानी करें:
10. आप परियोजना की शुरुआत में थोड़ी प्रगति करेंगे, लेकिन फिर से मॉनिटर करने के लिए कि हर कोई वैसे भी क्या कर रहा है। इससे समस्या बनने से पहले मुद्दों को पकड़ना आसान होगा। दस्तावेज़ सब कुछ:
11. रिकॉर्ड रखें हर बार जब आप अपनी आधारभूत योजना से बदलते हैं, तो लिखिए कि परिवर्तन क्या था और यह क्यों आवश्यक था। हर बार जब कोई नई आवश्यकता परियोजना में जोड़ दी जाती है, तो यह लिखिए कि आवश्यकता कहां से आई है और समय-समय पर या बजट को क्यों समायोजित किया गया था। आप सब कुछ याद नहीं कर सकते हैं, इसलिए उन्हें लिखिए ताकि आप उन्हें अंतिम प्रोजेक्ट समीक्षा में देख सकें और उनसे सीख सकें। हर किसी को सूचना दें:
12. प्रगति के बारे में सूचित सभी परियोजना हितधारकों को सभी साथ रखें उन्हें अपनी सफलता के बारे में बताएं, जैसा कि आप प्रत्येक मील का पत्थर पूरा करते हैं, लेकिन जैसे ही वे आते हैं, उन्हें समस्याओं की जानकारी भी देते हैं। इसके अलावा आपको टीम को सूचित करें यदि परिवर्तनों पर विचार किया जा रहा है, तो टीम को उनके बारे में बताएं, जितना आप कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि टीम में हर कोई जानता है कि बाकी सब क्या कर रहे हैं निचला रेखा:
13. आपको परियोजना की पहल का नेतृत्व करने के लिए एक औपचारिक परियोजना प्रबंधक होना जरूरी नहीं है। हालांकि, आपको अपने उद्देश्यों को स्पष्ट करने, कार्य का विवरण देने, टीम बनाना, और कार्य निष्पादित और निगरानी करने के कार्य के लिए परियोजना प्रबंधन के उपकरण और तर्क को लागू करना चाहिए। सफलता का सर्वश्रेष्ठ! आर्ट पैटी द्वारा अपडेट किया गया