सीखना मिनटों की बैठक कैसे करें

मीटिंग मिनट विस्तृत नोट हैं जो मीटिंग या सम्मेलन का आधिकारिक लिखित रिकॉर्ड के रूप में काम करते हैं। सभा के प्रभारी व्यक्ति आमतौर पर प्रतिभागियों में से एक को यह कार्य करने के लिए कहता है। एक दिन, कोई तुम हो सकता है! हालांकि यह एक बहुत मुश्किल काम नहीं है, यह एक महत्वपूर्ण एक है चूंकि मीटिंग मीटिंग का एक आधिकारिक रिकॉर्ड है, जो सटीक हो, सटीकता की आवश्यकता है। आपको विस्तृत नोट लेना होगा कि लोगों को यदि आवश्यक हो तो बाद में इसका उल्लेख करने में सक्षम होना चाहिए।

इस काम को चालाकी के साथ संभालने में आपकी मदद करने के लिए कुछ संकेत दिए गए हैं पता करें कि मीटिंग के पहले, दौरान और बाद में क्या करना है

बैठक से पहले

• अपना रिकॉर्डिंग उपकरण चुनें: आपको जो करना चाहिए, वह तय करना है कि आप अपने नोट्स कैसे लेंगे। क्या आप पुराने स्कूल जाते हैं और पेन और पेपर का इस्तेमाल करते हैं या क्या आप तकनीकी जाकर लैपटॉप कंप्यूटर, टैबलेट, या स्मार्टफोन का उपयोग करेंगे यह देखने के लिए अपने बॉस से जांच करें कि क्या वह आपको किसी विशेष विधि का उपयोग करने के लिए पसंद करती है। यह संभावना नहीं है लेकिन संभव है
• सुनिश्चित करें कि आपका विकल्प का टूल कार्य क्रम में है और आपके मूल एक विफल होने पर बैकअप ले लें। यदि आप एक लैपटॉप लाते हैं, उदाहरण के लिए, पेन और पेपर के साथ-साथ काम भी करते हैं। यदि आप कुछ लिखने के लिए खोज करते हैं तो आप को बैठक बंद करनी नहीं चाहती, अगर आपका कंप्यूटर क्रैश हो।
• बैठक शुरू होने से पहले बैठक का एजेंडा पढ़ें यह आपको अपने मिनटों के लिए एक रूपरेखा तैयार करने की अनुमति देगा उस पर प्रत्येक वस्तु के नीचे कुछ स्थान छोड़ दें और वहां अपने नोट्स लिखें। ऐसा करने से आपकी नौकरी थोड़ा आसान हो जाएगी, जब तक कि बैठक चलाने वाला व्यक्ति एजेंडा में चिपक जाता है

बैठक के दौरान

• एक उपस्थिति पत्र के चारों ओर से गुजारें और सुनिश्चित करें कि सभी लोग साइन इन करें। आधिकारिक मीटिंग मिनटों में आपको सभी उपस्थित लोगों की सूची शामिल करने की आवश्यकता होगी।
• सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि सभी कौन हैं इस तरह आप यह पहचान कर पाएंगे कि कौन कौन सी बात कर रहा है और उस जानकारी को ठीक से रिकॉर्ड कर सकता है।
• ध्यान दें कि मीटिंग शुरू होने पर ध्यान दें।
• हर एक टिप्पणी लिखने की कोशिश मत करो। केवल मुख्य विचारों को शामिल करना ठीक है जिन चीजों के साथ आप असहमत हैं उन्हें छोड़ने के लिए सावधान रहें। आपका पक्षपात आपको प्रभावित नहीं करना चाहिए याद रखें यह एक आधिकारिक खाता है और आपकी क्या राय नहीं है!
• सभी गति लिखिए, जिन्होंने उन्हें बनाया, और वोटों के परिणाम, यदि कोई हो; आपको लिखने की ज़रूरत नहीं है कि एक गति को किसने बनाया। बेशक, आपके संगठन के नियम भिन्न हो सकते हैं, इसलिए उन्हें पहले सत्यापित करें।
• यदि किसी भी गति या चर्चा पर वोट अगली बैठक तक स्थगित कर दिया जाए, तो उस पर ध्यान दें।
• बैठक का समापन समय रिकॉर्ड करें

मीटिंग के बाद

• मीटिंग के बाद जितनी जल्दी हो सके मिनट टाइप करें, जबकि हर चीज आपके दिमाग में अभी भी ताजा है यदि आपको अपने नोट्स में कोई त्रुटि मिलती है या यदि आपके पास कोई सवाल है, तो आप अन्य उपस्थितियों से बात करके इसे जल्दी से साफ़ कर सकते हैं।
• मिनटों की अंतिम प्रतिलिपि में, संगठन का नाम, समिति का शीर्षक, बैठक का प्रकार (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, वार्षिक, या विशेष), और इसका उद्देश्य शामिल करें।
• यह शुरू हुआ और समाप्त हो गया समय दें
• उपस्थित लोगों की सूची और बैठक के बारे में एक नोट प्रदान करें आप यह भी संकेत दे सकते हैं कि आप मिनट ले गए थे। प्रतिभागियों की सूची में अपना नाम शामिल करें और, आपके नाम के बाद कोष्ठकों में, कहते हैं कि आप मिनट लेते हैं। वैकल्पिक रूप से, दस्तावेज़ के अंत में आप "आपके द्वारा प्रस्तुत किए गए समर्पण" लिखकर अपना नाम दर्ज कर सकते हैं।
• उन्हें जमा करने से पहले मिनटों का सबूत दें किसी और व्यक्ति से पूछें जो उन्हें देखने के लिए भाग लिया। वह आपको यह बताने में सक्षम होगा कि क्या आपने गलती से कुछ बाहर छोड़ दिया है
• जब तक कि अन्यथा करने का निर्देश न दिया जाए, बैठक में भाग लेने वाले व्यक्ति को उन्हें जमा करें