ईमेल का उपयोग करने वाले लाभों के लिए एचआर उत्तम प्रथाएं

हम एक आधुनिक दुनिया में रहते हैं जहां दुनिया भर में सूचनाएं एक व्यक्ति से दूसरे सेकंड में अगले सेकंड तक होती हैं। इलेक्ट्रॉनिक मेल (ईमेल), टेक्स्ट मैसेजिंग, और आभासी बैठकों ने ज्यादातर कंपनियों में टेलिफोन और घोंघा मेल संचार का स्थान लिया है। यहां तक ​​कि मानव संसाधन विभाग अधिक दक्षता के कारण एक बार कई लोगों के लिए एक महत्वपूर्ण अद्यतन प्रसारित करने के लिए एक त्वरित ईमेल भेजने के लिए अधिक उपयुक्त है।

एडोडा के हाल के एक अध्ययन से पता चलता है कि सहस्त्राब्दियों, अब कार्यस्थल में कर्मचारियों के बड़े समूह, ईमेल संचार पसंद करते हैं। इसलिए, महत्वपूर्ण कर्मचारी लाभ अद्यतनों को संवाद करने की एक योजना है, यह आवश्यक है

फायदे से अधिक प्राप्त करने के 5 तरीके ईमेल के साथ संचार

ईमेल और दूसरे संचार के अन्य रूपों के माध्यम से कर्मचारी लाभ की जानकारी भेजने पर कुछ स्थिर नियम अभी भी लागू होते हैं। ये नियम दो चीजों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं:

• शामिल किसी भी व्यक्ति की निजी स्वास्थ्य सूचना (पीएचआई) की सुरक्षा सुनिश्चित करें
• अंतिम पाठक के लिए कर्मचारी लाभ के बारे में स्पष्ट संचार प्रदान करें

अपने एचआर टीम को प्रभावी ढंग से ईमेल करने में सहायता के लिए संचार लाभ के आंकड़े, यहां पर आने के लिए यहां कुछ सर्वोत्तम प्रक्रियाएं हैं।

# 1 - विशेष रूप से पता करें कि ईमेल द्वारा आप क्या संवाद करना चाहते हैं

ईमेल के माध्यम से लाभों को संप्रेषित करने के प्राथमिक लक्ष्यों में से एक है बहुत से लोगों को कई बार बलिदान किए बिना जानकारी प्राप्त करना ।

हालांकि, यह समझना महत्वपूर्ण है कि ईमेल द्वारा आप को किस प्रकार संवाद करना चाहिए। याद रखें कि ईमेल के प्राप्तकर्ताओं ने इसे लगभग 10 सेकंड या उससे कम पढ़ना होगा। ध्यान केंद्रित अभियान बनाकर इस गणना को एक विशेष संदेश के लिए तैयार किया गया है। जानकारी को संक्षिप्त रखें और एक केंद्रीय विचार तक ही सीमित रखें।

यदि आपके पास अधिक कवर करने के लिए है, तो उसे फॉलो अप ईमेल में भेजें ताकि लोग इसे पढ़ने के लिए समय ले सकें। साथ ही, एक ईमेल भेजने से पहले, समझें कि क्या संदेश ईमेल द्वारा सबसे अच्छा वितरित किया गया है या यदि कोई अन्य स्वरूप आवश्यक है। कुछ लोग संचार के अन्य रूपों के लिए बेहतर जवाब देते हैं

# 2 - उचित ईमेल शिष्टाचार और व्याकरण का प्रयोग करें

यह बिना कहने के लिए जाना चाहिए, लेकिन लाभ संचार विशेषज्ञ के रूप में, आपको हमेशा सबसे अच्छा संभव व्याकरण और ईमेल शिष्टाचार का उपयोग करना चाहिए। एक आंख को पकड़ने वाली ईमेल विषय पंक्ति का उपयोग करें व्यक्तिगत ईमेल पतों की सुरक्षा के लिए एक बार बड़ी संख्या में कर्मचारियों को ईमेल भेजते समय एक अंधा-प्रतिलिपि का उपयोग करें। अपने ईमेल के लिए एक सरल स्वरूप के साथ प्रारंभ करें जिसमें ग्रीटिंग, एक संक्षिप्त परिचय वाक्य, समर्थन का विवरण, और एक रैप अप वाक्य जिसमें एक कॉल-टू-एक्शन शामिल है (यदि आवश्यक हो) शामिल है। समय सीमा या तिथियों के लिए बोल्डिंग का उपयोग करें, और किसी भी नामांकन लिंक का पूरा यूआरएल शामिल करें क्योंकि कुछ ईमेल प्रदाता प्राप्तकर्ताओं को यह अच्छी तरह से अनुवाद नहीं करेंगे।अनुलग्नक स्पैम में समाप्त हो सकते हैं, इसलिए उन्हें कम से कम उपयोग करें कर्मचारियों को यह जानकारी दें जो ईमेल संदेश के अनुसार उचित है।

# 3 - प्रयास में संचार के दूसरे स्तर को जोड़ें

ध्यान रखें कि उपभोक्ताओं द्वारा ईमेल को काफी हद तक नजरअंदाज किया जाता है, क्योंकि उनमें से एक ही संख्या में लाखों दैनिक इनबॉक्स में रोजाना रोजाना प्राप्त होता है

इसके अलावा, समझें कि लोगों को अक्सर कई अलग-अलग प्रारूपों में एक संदेश सुनने की जरूरत है और कई बार उन्हें अभिनय करने से पहले। लाभ कम्युनिकेटर के रूप में, आप कर्मचारियों को किसी भी महत्वपूर्ण संदेश को व्यक्त करने के लिए संचार के कई रूपों का उपयोग करना चाहते हैं। कई परतों के होने के रूप में अपनी संचार रणनीति के बारे में सोचें वीडियो, लिखित सामग्री, पोस्टकार्ड और अन्य माध्यम कर्मचारियों तक पहुंच सकते हैं। उन लोगों के लिए सभी संचार सुलभ करें जिनके पास बाधा या भाषा अवरोध हो सकते हैं।

# 4 - अपने संदेश का समर्थन करने के लिए दृश्यों को पढ़ने में आसान प्रदान करें

आपके द्वारा जारी किए गए डिजिटल संचार के अलावा, ऑनसाइट मार्केटिंग दृश्यों के साथ महत्वपूर्ण लाभ कार्यक्रमों और समय सीमा को बढ़ावा देना सुनिश्चित करें उदाहरण के लिए, यदि खुले नामांकन निकट हो रहा है, तो उन क्षेत्रों में पोस्टर डालना शुरू कर दें जहां कर्मचारी इस समय के बारे में बात कर सकते हैं।

एक अन्य उदाहरण कॉर्पोरेट वेलनेस प्रोग्राम को बढ़ावा दे सकता है जिसमें पोस्टर और उड़ने वाले लोग स्वस्थ जीवन शैली के बारे में बात करते हैं। विज़ुअल और मार्केटिंग टूल्स जैसे पोस्टर, फ्लायर और वीडियो की जानकारी का उपयोग करते हुए लाभ की शिक्षा के लिए सतत जागरूकता और शिक्षा क्या फायदे संचार को अधिक प्रभावी बनाता है कर्मचारियों की जरूरतों के बारे में विपणन, उनकी स्वास्थ्य संबंधी चिंताएं, और कंपनी द्वारा प्रदान किए जाने वाले लाभों का मूल्य केंद्र।

# 5 - कर्मचारियों को सभी जानकारी प्रदान करने के लिए उन्हें अधिक सहायता प्राप्त करने की आवश्यकता है

लाभ ईमेल में होने वाली एक समस्या यह है कि महत्वपूर्ण जानकारी को बेबुनियाद रूप से बाहर भेज दिया जाता है, जो इसे भेज रहा है। संपर्क जानकारी, लाभ फोन नंबर, और लाभ योजनाओं या दरों के बारे में और अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए एक लिंक को कभी भी अच्छा विचार नहीं है। ई-मेल सबूत के बारे में सुनिश्चित करें और रीडर के नजरिए से इसे पढ़ने के बारे में सोचें। कम से कम, लाभ संबंधी प्रश्नों और एक वेबसाइट के पते के साथ संपर्क करने के बारे में जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें जहां पाठक अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं

लाभ संचार बस कई कारकों में से एक होता है जो एक ईमेल संदेश की सेवा कर सकता है, लेकिन हर समय संदेश भेजने के इस रूप पर निर्भर होने से पहले बुद्धिमान हो सकता है। चीजों को मिक्स करें और उपरोक्त सुझावों का उपयोग करें, अपने कर्मचारियों से अधिक लाभ प्राप्त करने के लिए संचार प्रयास करें।

छवि श्रेय: फ़ोटोलिया