क्या आपकी कंपनी साझा सेवाओं के लिए तैयार है?

परिचय

व्यवसाय को जितना संभव हो उतना लागत प्रभावी होना चाहिए और एक विकल्प जो कंपनियों को ले जा सकता है, अपने कार्यों में से कुछ के लिए साझा सेवाओं का मॉडल अपनाना है।

साझा सेवाओं में कई प्रक्रियाएं शामिल हो सकती हैं, जैसे बिक्री विभाग या क्रय। आम तौर पर इन प्रकार के कार्यों को विकेन्द्रीकृत, मानकीकृत या केंद्रीकृत किया जा सकता है। आर्थिक, गुणवत्ता, प्रतिक्रिया समय और सामरिक लाभ सहित साझा सेवाओं का निर्माण करने के कई लाभ हैं।

संगठनात्मक कार्य

साझा सेवा मॉडल के अतिरिक्त, व्यवसाय अन्य कार्यात्मक मॉडल जैसे कि विकेन्द्रीकृत, मानकीकृत या केंद्रीकृत अपन कर सकते हैं।

• विकेंद्रीकृत - मॉडल के इस प्रकार का पता चलता है कि किसी क्रय या विक्रय जैसे फ़ंक्शन, किसी कंपनी के प्रत्येक स्थान पर स्थित हो सकते हैं। यह समारोह स्वायत्त है, अपने स्वयं के अलग स्टाफ और संभवतः अलग-अलग तकनीक प्रणालियों के साथ। हालांकि, यह मॉडल इस सुविधा पर उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं के प्रति बहुत उत्तरदायी है।
• मानकीकृत - इस मॉडल में, अलग-अलग कर्मचारियों द्वारा संचालित सुविधाओं में कम से कम एक अलग फ़ंक्शन है हालांकि, इस मॉडल में, प्रक्रियाओं को मानकीकृत किया जाता है और वे समान या इसी तरह की तकनीक प्रणालियों का उपयोग कर सकते हैं।
• केंद्रीयीकृत - यह मॉडल एक ऐसे विभाग के साथ चल रहा है जो एक सुविधा पर मौजूद है जो संगठन में हर सुविधा के द्वारा उपयोग किया जाता है। इस मॉडल में, जोर कार्यकुशलता पर है और किसी भी सुविधा पर उपयोगकर्ता के साथ कोई सेवा स्तर समझौता (एसएलए) नहीं है।

• साझा सेवाएं - एक साझा सेवा का कार्य एक कम लागत वाली साइट पर स्थित हो सकता है लेकिन ग्राहक सेवा केंद्रित समझौते पर सहमति के साथ केंद्रित है। साझा सेवा फ़ंक्शन का प्रदर्शन सेवा स्तर के समझौते के माप पर आधारित है।

साझा सेवाओं के लाभ

एक साझा सेवा कार्य आमतौर पर उस स्थान पर आधारित होता है जिसमें कुशल कर्मचारी होते हैं लेकिन होस्ट की लागत कम होती है।

उदाहरण के लिए, कंपनी के मुख्यालय में एक साझा सेवा फ़ंक्शन बनाने के लिए कुशल कर्मचारी हो सकते हैं, लेकिन कम लागत वाले क्षेत्र में स्थान की तुलना में फंड के लिए अधिक महंगा होगा।

एक केंद्रीकृत कार्य एक साझा सेवा फ़ंक्शन के समान है, लेकिन यह फ़ंक्शन की लागत को कम करने के बजाय ग्राहक सेवा को बेहतर बनाने के उद्देश्य से फ़ंक्शन संचालन के आधार पर किया जाता है।

साझा सेवाओं और बिजनेस प्रोसेस आउटसोर्सिंग एसोसिएशन (एसबीपीओए) के एक सर्वेक्षण में दस क्षेत्रों की पहचान की गई जहां साझा सेवाएं सबसे लोकप्रिय थीं। ये खाते थे - 83% खाते, सामान्य लेखा 65%, फिक्स्ड एसेट्स 57%, लेखा प्राप्य 56%, पेरोल 55%, यात्रा और व्यय 50%, वित्तीय रिपोर्टिंग 48%, मानव संसाधन 44%, क्रेडिट और संग्रह 43%, और सहायता डेस्क फ़ंक्शन 39%

साझा सेवाओं के जोखिम

हालांकि साझा सेवाओं के कार्य को अपनाने के कई लाभ हैं, अवसर पर इस तरह के कदम के बाद कंपनियों के लिए कुछ समस्याएं हैं।साझा कारणों में से कुछ कारणों से भाग लेना निम्नलिखित कारणों में शामिल होता है:

• लागत का अभाव - अगर लागत का व्यापक माप पूरा करने में विफलता होती है, तो साझा सेवा कार्य के क्रियान्वयन से होने वाली लागत में कटौती का मोटे तौर पर हो सकता है अतिरंजित।
• दस्तावेज़ीकरण की कमी - एक साझा सेवा कार्य सफल होने के लिए, प्रक्रियाओं को पूरी तरह से प्रलेखित किया जाना चाहिए ताकि साझा सेवाओं में वे सभी आवश्यक जानकारी आवश्यक हो सकें।
• नेतृत्व का अभाव - कई साझा सेवा कार्य सफल नहीं हैं, क्योंकि अपेक्षित निर्णय लेने के लिए आवश्यक नेतृत्व की कमी होती है।

आउटसोर्सिंग साझा सेवाओं

अगर किसी साझा सेवा मॉडल का निर्णय लिया गया है, तो साझा सेवा फ़ंक्शन को किसी तीसरे पक्ष के आउटसोर्स करना संभव है। आउटसोर्सिंग कंपनी जो साझा सेवा फ़ंक्शन प्रदर्शन कर रही है, को सेवा स्तर समझौते की सहमति और पालन करना होगा।

साझा सेवाओं की आउटसोर्सिंग सफल होती है, जब कोई कार्यकारी प्रबंधन खरीद-इन होता है, जब प्रक्रियाओं को पूरे उद्यम में मानकीकृत किया जाता है और फ़ंक्शन के दायरे स्पष्ट रूप से परिभाषित होते हैं।

सबसे लोकप्रिय साझा सेवा फ़ंक्शन जो आउटसोर्स है, वह खाता देय है अन्य साझा सेवाओं जो अक्सर आउटसोर्स होती हैं उनमें आईटी, कर सेवा, और कर्मचारी लाभ शामिल हैं।

गैरी मैरियन, लॉजिस्टिक्स और सप्लाई चेन विशेषज्ञ द्वारा अपडेट किया गया।