जानें कि आप प्रोजेक्ट लेखापरीक्षा से कैसे लाभ उठा सकते हैं

हर परियोजना समय-समय पर ऑडिट से लाभ उठा सकती है। लेकिन चिंता मत करो, यह उतना डरावना नहीं है जितना लगता है। एक परियोजना ऑडिट है जहां एक निष्पक्ष व्यक्ति आपकी परियोजना की समीक्षा करता है और सफल होने की संभावनाओं को बेहतर बनाने के लिए अलग-अलग तरीके से किया जा सकता है पर मार्गदर्शन प्रदान करता है यह आलेख सबकुछ बताता है और आपको प्रोजेक्ट ऑडिट के लिए तैयार करने के तरीके में ले जाता है।

कैसे एक प्रोजेक्ट लेखा परीक्षा है

एक परियोजना ऑडिट सामान्य रूप से एक औपचारिक अभ्यास है

अनौपचारिक समकक्ष को आमतौर पर एक सहकर्मी समीक्षा कहा जाता है यह वह जगह है जहां एक सहयोगी आपकी परियोजना और संबंधित दस्तावेजों को देखता है और आपको यह बताता है कि आपको थोड़ी अधिक समय कहाँ खर्च करना चाहिए।

प्रोजेक्ट ऑडिट औपचारिक हैं क्योंकि इन्हें आम तौर पर एक परिभाषित सेट प्रश्न होते हैं और किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा किया जाता है जो नियमित रूप से इस प्रकार की चीज़ करता है

कौन परियोजना प्रोजेक्ट्स चलाता है

आपका प्रोजेक्ट ऑडिट करने वाला व्यक्ति एक और प्रोजेक्ट मैनेजर हो सकता है (संभवतः चलने वाले प्रोजेक्ट्स में काफी अनुभव वाला कोई व्यक्ति) लेकिन यह किसी से होने की अधिक संभावना है प्रोजेक्ट ऑफिस जो अक्सर ऑडिट करता है

ऐसा कोई नहीं होने वाला है जो खुद को निष्पक्ष समझ सकता है, इसलिए यह आपका लाइन प्रबंधक या परियोजना प्रायोजक नहीं होगा। परियोजना के आकार के आधार पर, यह लोगों की एक टीम भी हो सकती है

प्रोजेक्ट ऑडिट के लिए तैयार कैसे करें

संगठित होने के लिए सबसे पहले, और मुख्य बात यह है कि ऑडिटर की समीक्षा के लिए आपके प्रोजेक्ट प्रलेखन की प्रतियां हों।

यदि आपके पास एक परियोजना समन्वयक है, तो उनसे दस्तावेजों के पैक को एक साथ खींचने के लिए कहें (अधिमानतः इलेक्ट्रॉनिक)। आपको अपनी सारी जानकारी आसानी से सुलभ होनी चाहिए, लेकिन अगर आप ऐसा करते हैं तो भी यह कदम अभी कुछ समय ले सकता है। कम से कम, सुनिश्चित करें कि आपके पास परियोजना योजना, जोखिम लॉग, मुद्दा लॉग, बजट और लेखा परीक्षक के लिए उपलब्ध शेड्यूल है।

कौन शामिल होना जरूरी है

यह उन चीजों पर निर्भर करता है जो लेखा परीक्षक को देखना चाहता है। आप, परियोजना प्रबंधक के रूप में, उनके साथ कुछ समय बिताना होगा। अपने दल के सदस्यों को भी ऑडिटर से चैट करने के लिए बुलाया जाए।

ध्यान रखें कि लेखापरीक्षा से संबंधित कार्यों पर काम करने में जितना अधिक खर्च होता है उतना कम समय है, जब वे परियोजना के काम के लिए कम समय लेते हैं, तो आपको ऑडिट की अवधि के दौरान कुछ गतिविधियों को फिर से चालू करना और धीरे-धीरे काम करना पड़ सकता है।

कितनी देर तक एक परियोजना ऑडिट लेता है

परियोजना ऑडिट के लिए कोई निश्चित समय अवधि नहीं है बड़ी परियोजनाओं पर, आपको लगता है कि इसे बहुत अधिक समय लगता है। छोटी परियोजनाओं पर, लेखा परीक्षक कुछ घंटों के भीतर किया जा सकता है। जैसे ही आपको पता चल जाएगा कि आपकी परियोजना का लेखा-परीक्षा होना है, आपके ऑडिट टीम से पूछें कि वे अपने कार्य को कब तक लेते हैं।

ऑडिट के लिए क्या लग रहा है

अगर किसी विशेष चिंता के कारण ऑडिट किया जाता था, जैसे गुणवत्ता के लक्ष्यों को मारने में विफलता, तो उम्मीद है कि उस क्षेत्र की गहराई से जांच करें।एक नियमित ऑडिट परियोजना प्रबंधन और डिलिवरेबल के विभिन्न क्षेत्रों में मोटे तौर पर दिखेगा, जो परियोजना पर काम कर रहा है। यह आपके परियोजना की समय, लागत और गुणवत्ता को कवर करेगा, और हितधारक की सगाई होगी।

लेखापरीक्षा का उद्देश्य यह पता करना है कि क्या परियोजना अपने उद्देश्यों को पूरा करने जा रही है या नहीं।

अगर लेखा परीक्षक का मानना ​​है कि मौजूदा प्रदर्शन के आधार पर परियोजना उन उद्देश्यों को प्रभावित नहीं करेगी, तो वह कार्रवाई के लिए आगे की सिफारिशें रखेगी।

सिफारिशें जो मिलती हैं उसके आधार पर निर्भर करता है

ऑडिटर की रिपोर्ट में दी गई सिफारिश उन पर निर्भर करती है जो उन्होंने पाया है। उनको सकारात्मक और उम्मीदवार के रूप में प्रस्तुत करने की अपेक्षा करें जिससे आपको उन्हें आसानी से अपनाना चाहिए। वे व्यावहारिक होना चाहिए

एक चरम पर, लेखा परीक्षक यह सिफारिश कर सकता है कि आपकी परियोजना बंद हो गई है, हालांकि यह तभी होगा यदि उन्हें लगा कि कोई मौका नहीं है कि इस बिंदु से कोई भी परियोजना काम संगठन के लिए किसी भी प्रकार का मूल्य प्रदान करेगी।

अपने प्रोजेक्ट ऑडिट को एक सकारात्मक अनुभव के रूप में देखें। यह आपको किसी भी ऐसे संकेतों की शुरुआती चेतावनी देनी चाहिए जो आपकी परियोजना में परेशानी हो रही है और यह एक अनुभवी परियोजना पेशेवर के साथ काम करने का अवसर है।

अपनी सिफारिशों को लागू करना आपको, आपकी टीम और आपकी परियोजना को अधिक सफल बनाना चाहिए, और यह केवल एक अच्छी बात हो सकती है