पेशेवर पत्र और ईमेल लेखन दिशानिर्देश

एक पत्र लिखने का सबसे अच्छा तरीका क्या है? क्या कागज पत्र अभी भी काम करते हैं या बेहतर विकल्प ईमेल करते हैं? संवाद करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है कुछ मामलों में यह ईमेल के जरिए संवाद करने के लिए समझ में आता है, दूसरी बार आपको पारंपरिक टाइप, मुद्रित और हस्ताक्षरित पत्र भेजना पड़ सकता है।

जो आप चुनते हैं उस पर निर्भर करता है कि आप किसके साथ संचार कर रहे हैं, और आपके पत्राचार का उद्देश्य। ईमेल तेज़ और आसान है, लेकिन कुछ ईमेल संदेशों को कभी भी नहीं खोला गया है और, आप कौन लिख रहे हैं और क्यों लिख रहे हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आपको एक टाइप और हस्ताक्षरित पत्र मेल करना होगा या उसे ऑनलाइन अपलोड करना होगा।

व्यावसायिक पत्र और ईमेल लेखन दिशानिर्देशों

आप किस प्रकार से संवाद करते हैं, अच्छी तरह से लिखित पत्रों में कई खंड शामिल हैं, प्रत्येक अनुभाग में आप क्या शामिल करते हैं और दस्तावेज़ स्वरूपित कैसे किया जाता है इस पर निर्भर करेगा कि आप एक टाइप किए गए अक्षर या ईमेल संदेश भेजना

विभिन्न पत्रों के विभिन्न प्रकारों के उदाहरणों के साथ, अपने अक्षरों को लिखने, स्वरूपित और प्रूफ करने के तरीके सहित, पत्र और ईमेल संदेशों को लिखने के लिए यहां दिशानिर्देश दिए गए हैं

एक पत्र या ईमेल में शामिल करने के लिए क्या करें

पत्र लिखने के लिए इस गाइड में एक पत्र के प्रत्येक भाग में क्या सूचीबद्ध होना चाहिए, टाइप और ईमेल संचार, लेआउट, और उदाहरण और टेम्पलेट्स

एक पत्र के भाग

• संपर्क जानकारी
• नमस्कार (ग्रीटिंग)
• पत्र के शरीर
• समापन
• हस्ताक्षर

संपर्क जानकारी
आप अपनी संपर्क जानकारी कैसे शामिल करते हैं, इस आधार पर अलग होगा कि आप अपना पत्र कैसे भेज रहे हैं। जब आप एक ईमेल संदेश भेजते हैं, तो आपकी संपर्क जानकारी पृष्ठ के शीर्ष के बजाय संदेश के अंत में होगी।

यहां टाइप किए गए अक्षरों और ईमेल दोनों के लिए क्या शामिल है और नमूने हैं

नमस्कार के उदाहरण
अभिवादन आपके पत्र का ग्रीटिंग अनुभाग है यहां पत्र नमस्कार उदाहरण की एक सूची है जो व्यावसायिक पत्राचार के लिए अच्छी तरह से काम करती है।

पत्र का शरीर

आपके पत्र के शरीर में कई पैराग्राफ शामिल होंगे

पहले पैराग्राफ में एक परिचय और लेखन के लिए आपके कारण की एक संक्षिप्त व्याख्या शामिल होना चाहिए। दूसरा अनुच्छेद (और कोई भी निम्न पैराग्राफ) लिखने के लिए आपके कारणों को समझा जाना चाहिए। आखिरी पैराग्राफ को या तो पाठक से कार्रवाई का अनुरोध करना चाहिए, अगर आप कुछ अनुरोध कर रहे हैं, या बताएंगे कि आप किस प्रकार का अनुसरण करेंगे

सुनिश्चित करें कि आपके पत्र का उद्देश्य स्पष्ट है पाठक को यह जानने की आवश्यकता होगी कि आप क्या पूछ रहे हैं और वे आपकी सहायता कैसे कर सकते हैं। या, यदि आप सेवाओं की पेशकश कर रहे हैं या आप पाठक को क्या प्रदान कर सकते हैं।

समापन
एक शब्द "बेस्ट सास" या "ईमानदारी से" जैसे एक शब्द के साथ बंद है, जो कि अल्पविराम द्वारा पीछा किया जाता है, यदि आप एक टाइप किए गए अक्षर भेज रहे हैं तोयदि आप एक ईमेल संदेश भेज रहे हैं, तो बस समापन के बाद अपना नाम लिखें। यहां व्यापारियों और रोजगार संबंधी पत्राचार के लिए उपयुक्त पत्रों की एक सूची है।

हस्ताक्षर

आपके पत्र के अंतिम स्पर्श आपके हस्ताक्षर हैं, जो एक ईमेल संदेश में, आपकी संपर्क जानकारी शामिल करेगा

• एक पत्र पर हस्ताक्षर कैसे करें
• एक ईमेल हस्ताक्षर कैसे सेट करें

एक पत्र कैसे पता करें
उस व्यक्ति से संबोधित करना महत्वपूर्ण है जिसे आप औपचारिक रूप से लिख रहे हैं, जब तक कि आप उन्हें बहुत अच्छी तरह से नहीं जानते। यहां बताया गया है कि अगर आपके पास कंपनी में कोई संपर्क व्यक्ति नहीं है, तो आप जेनेरिक जानकारी सहित एक पत्र को कैसे संबोधित कर सकते हैं।

आपके पत्र-व्यवहार को स्वरूपित करना

अब जब आपके पास सभी जानकारी शामिल करने की आवश्यकता है, तो अक्षरों और ईमेल संदेशों के उपयोग के लिए मानक प्रारूप की समीक्षा करें:

• पत्र प्रारूप
• ईमेल संदेश स्वरूप

पत्र लेखन दिशानिर्देश

अगले कदम के लिए अपने पत्र को पॉलिश करना है, तो पृष्ठ के ऊपर और नीचे पैराग्राफ के बीच बहुत सी जगह है। आप एक पठनीय, पेशेवर शैली और फ़ॉन्ट का आकार भी चुनना चाहेंगे। आप जो कह रहे हैं वह उस कारण पर निर्भर करेगा, जो आप लिख रहे हैं, इसलिए अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक स्थिति को फिट करने के लिए अपने पत्र को तैयार करना सुनिश्चित करें।

यहां विभिन्न प्रकार के पत्रों को लिखने के लिए कदम गाइड से कदम उठाए गए हैं, जिनमें पृष्ठ मार्जिन, फोंट्स, स्पेसिंग और प्रत्येक के उदाहरणों के साथ-साथ इसमें शामिल होने के विवरण शामिल हैं।

• एक व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें
• एक आवरण पत्र कैसे लिखें
• नौकरी आवेदन पत्र कैसे लिखें
• संदर्भ पत्र कैसे लिखें
• कैसे इस्तीफा पत्र लिखना
• कैसे एक पत्र लिखने के लिए आपको धन्यवाद
• लिंक्डइन संदेश और निमंत्रण दिशानिर्देश
• व्यावसायिक ईमेल संदेश दिशानिर्देश

उदाहरण और टेम्पलेट्स

टेम्पलेट का उपयोग करना आपके खुद के पत्र या ईमेल संदेश को शुरू करने का एक शानदार तरीका है क्योंकि आप जगह में मूल प्रारूप बस पत्र के उपयुक्त अनुभाग में अपनी जानकारी भरें।

उदाहरणों की खोज करना भी उपयोगी है, क्योंकि आप अपने स्वयं के पत्राचार में क्या कहने के लिए विचार प्राप्त करेंगे

पत्र नमूने
व्यापार पत्र, पत्र कवर, साक्षात्कार पत्र, अनुवर्ती पत्र, नौकरी स्वीकृति और अस्वीकृति पत्र, इस्तीफे पत्र, प्रशंसा पत्र, व्यापार पत्र, और अधिक पत्र के नमूने और टेम्पलेट्स सहित पत्र नमूनों।

ईमेल संदेश उदाहरण
रोजगार, नौकरी खोज और व्यवसाय ईमेल संदेश उदाहरण, प्लस ईमेल टेम्पलेट्स, स्वरूपित संदेश उदाहरण, और विषय पंक्ति, अभिवादन और हस्ताक्षर उदाहरण।

प्रूफ्रेड और स्पेल चेक

अंत में, प्रिंट करने या अपना पत्र अपलोड करने या अपना ईमेल संदेश भेजने, वर्तनी जांच, व्याकरण की जांच, और इसे ठीक करने से पहले यह सुनिश्चित करने के लिए एक टिप है कि कोई भी गलती नहीं है, इसे ज़ोर से पढ़ना है आप उन गलतियों को ध्यान में रख सकते हैं जिनके लिए आप इसे देखकर समीक्षा नहीं कर पाए हैं।

संबंधित लेख: पत्र नमस्कार और अभिवादन