आरएफपी और आरएफक्यूज के लिए अनुरोध कैसे लिखें

अब जब आपने अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं का विश्लेषण किया है और अपना विक्रेता खोज पूरी कर ली है, तो आप विक्रेता चयन प्रक्रिया के मांस और आलू को शुरू करने के लिए तैयार हैं। एक अच्छी तरह से लिखित प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) या उद्धरण के लिए अनुरोध (आरएफक्यू) आपकी कंपनी के लिए सर्वश्रेष्ठ मूल्य के सर्वोत्तम विक्रेता का चयन करने की कुंजी है। आरएफपी या आरएफक्यू लिखना मुश्किल नहीं है यदि आप दस्तावेज़ के उद्देश्यों और कार्य को समझते हैं।

निर्णय करें: प्रस्ताव के लिए अनुरोध या उद्धरण के लिए अनुरोध

प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी)
एक आरएफपी इसका उपयोग सेवाओं या जटिल उत्पादों जहां गुणवत्ता, सेवा या इंजीनियर अंतिम उत्पाद प्रत्येक विक्रेता से अलग होगा जो जवाब दे रहा है।

कोटेशन के लिए अनुरोध (आरएफक्यू)

एक
आरएफक्यू वस्तुओं के लिए प्रयोग किया जाता है, सरल सेवाओं या सीधा / सीधी भागों वाले उत्पाद के लिए छोटे या बिना जगह या सेवा के बीच सेवा भेदभाव विक्रेताओं। बातचीत बिंदुओं में डिलीवरी कार्यक्रम, पैकेजिंग विकल्प आदि शामिल हो सकते हैं। आरएफपी या आरएफक्यू के उद्देश्य प्रत्येक विक्रेता की प्रतिक्रिया का मूल्यांकन करने के लिए विस्तृत प्रस्ताव प्राप्त करें ताकि आपकी कंपनी के सर्वोत्तम हितों को सभी मोर्चों > सर्वोत्तम संभावित सौदे के लिए बातचीत करने के लिए विक्रेताओं की चयन प्रक्रिया की प्रतियोगी प्रकृति का लाभ उठाएं

यह सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी के सभी हितधारकों के हितों को पूरा किया जाएगा और एक सहमति

• पूरी विक्रेता चयन प्रक्रिया के नियंत्रण में आपकी कंपनी को रखती है और चयन नियमों को सामने सेट
• शुरू से ही आप और विक्रेता के बीच साझेदारी के निर्माण की शुरुआत करता है
• प्रस्तावना या अनुरोध के लिए अनुरोध के अनुभाग

आरएफपी या आरएफक्यू में निम्न अनुभाग होंगे ध्यान रखें कि प्रत्येक दस्तावेज आपको किस प्रकार की कंपनी और उत्पाद के लिए खोज रहे हैं इसके आधार पर अलग होगा।

• आपके व्यक्तिगत आवश्यकताओं के लिए प्रत्येक अनुभाग दर्जी

सबमिशन विवरण

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1. परिचय और कार्यकारी सारांश
   संपूर्ण दस्तावेज़ समाप्त होने के बाद अंतिम रूप से इस अनुभाग को लिखें। इसका इस्तेमाल आपकी कंपनी के संक्षिप्त अवलोकन और आपके उत्पाद या सेवा की आवश्यकताओं के साथ भावी विक्रेताओं को प्रदान करने के लिए किया जाता है।
2. व्यापार का अवलोकन और पृष्ठभूमि
   अपने व्यापार, उत्पाद और बाज़ार क्षेत्र का एक संक्षिप्त अवलोकन दें जिसे आप पूरा करते हैं यह आपके भावी विक्रेताओं को यह समझने में मदद करेगा कि आप किस प्रकार व्यवसाय की ज़रूरत चाहते हैं, आप विक्रेता चयन प्रक्रिया को भरने की कोशिश कर रहे हैं। साथ ही, महत्वपूर्ण पृष्ठभूमि की जानकारी प्रदान करें जो जवाब देने पर विक्रेता को लाभ पहुंचाएगी।
3. विस्तृत निर्दिष्टीकरण
   यह दस्तावेज का सबसे लंबा भाग होना चाहिए।आरएफपी के लिए, इसमें
   गुणात्मक उपायों और आवश्यकताएं शामिल होंगी जो विक्रेता चयन निर्णय लेंगे। आरएफक्यू के लिए इस अनुभाग में
4. मात्रात्मक
   उपायों को प्रदान करना चाहिए जो आप विक्रेता की प्रतिक्रिया में खोज रहे होंगे। उदाहरण के मानदंड में शामिल हैं: उत्पाद चित्र इंजीनियरिंग सहिष्णुता सेवा स्तर मील के पत्थर
   • वितरण और समयसीमाएं
   • तकनीकी या व्यावसायिक आवश्यकताएं
   • सॉफ़्टवेयर कार्यक्षमता
   • हार्डवेयर की आवश्यकताएं
   • धारणाएं और बाध्यताएं
   • संभावित धारकों और / या बाधाओं को संभावित विक्रेताओं को सूचित किया जाना चाहिए यहां सूचीबद्ध होना चाहिए। विक्रेता के साथ स्पष्ट और अग्रिम होने में असफलता, समझौते के बाद की तारीख में पुनर्विचार के लिए दरवाजा खुल जाएगा और अपने विक्रेता के साथ आपके संबंधों को प्रभावित करने की संभावना को चलाता है। संभावित विषयों में यात्रा खर्च, अपग्रेड / संशोधन लागत, लाइसेंस अधिकार आदि शामिल हैं।
   • नियम और शर्तें

अनुबंध के किसी भी नियम और शर्तों को विक्रेता के लिए उचित और ईमानदार प्रतिक्रिया देने के लिए सूचीबद्ध किया जाना चाहिए । इनमें वित्तपोषण विकल्प, अनुबंध की लंबाई, नवीकरण विकल्प, वारंटी, डिलीवरी पेनल्टीज़, सर्विस स्तर आदि शामिल हो सकते हैं।

1. चयन मानदंड
   अंतिम अनुभाग चयन मानदंडों का अवलोकन होना चाहिए, जिसे आप उपयोग करेंगे अपना फैसला करना कुछ कंपनियां इस सूचना को पूरी तरह से गोपनीय रखना पसंद करती हैं; जबकि अन्य कंपनियों का मानना ​​है कि यह संभावित विक्रेताओं को आपकी कंपनी के लिए क्या महत्वपूर्ण है पर ध्यान देने में मदद करेगा।
   चयनित विक्रेताओं के लिए आरएफपी / आरएफक वितरित करें
2. अंत में, एक कवर पत्र लिखें और अपने आरएफपी या आरएफक्यू की दो प्रतियां भेजें जो आपके खोज प्रक्रिया से चुने गए सभी विक्रेताओं के लिए यह सुनिश्चित कर लें कि किसी भी विक्रेता की सहायता के लिए उचित संपर्क जानकारी शामिल की गई है, जिसकी आवश्यकता है
   अगला चरण: प्रस्ताव मूल्यांकन और विक्रेता चयन