क्या आपका लघु व्यवसाय कागज रहित होना चाहिए?

अधिक से अधिक छोटे व्यवसाय कागज रहित हैं नई और बदलती हुई प्रौद्योगिकी ने हमें एक संगठित डिजिटल प्रारूप में अतिप्रवाह फ़ाइल अलमारियाँ बदलने के लिए आवश्यक उपकरणों को दिया है। लेकिन इसका अर्थ यह नहीं है कि कागज रहित करना आसान है या यह कि हर छोटे व्यवसाय के लिए सही निर्णय है।

कागजी रहित होने के लिए अपने छोटे व्यवसाय के लिए एक स्मार्ट निर्णय है या नहीं यह तय करने में आपकी सहायता करने के लिए यहां एक पेपरलेस कार्यालय के पेशेवरों और विपक्षों पर एक नज़र है।

एक पेपरलेस ऑफिस के गुण

1 पर्यावरण के अनुकूल - द डेली ग्रीन के अनुसार, 25% भूमिगत अपशिष्ट के लिए पेपर खाते हैं, और अगर संयुक्त राज्य अमेरिका का कार्यालय पेपर का उपयोग सिर्फ 10% तक कट जाता है तो यह 1 99 6 के उत्सर्जन को रोक देगा। 6 मिलियन टन ग्रीनहाउस गैसों और यह केवल कागज के लिए है, स्याही कारतूस का उत्पादन और निपटान और प्रिंटर द्वारा उपयोग की जाने वाली ऊर्जा को ध्यान में नहीं ले रहा है। पेपरलेस जा रहे एक पर्यावरण जागरूक निर्णय है। -2 ->

2। लागत प्रभावी

- बस के रूप में पर्यावरण के लिए एक कागज रहित कार्यालय के लाभ हैं, छोटे व्यापार बजट के लिए भी लाभ हैं। इस बारे में सोचें कि आप प्रत्येक महीने कागज, स्याही, डाक और अन्य आपूर्ति पर कितना खर्च करते हैं जो कागज-भारी कार्यालय का समर्थन करते हैं। उसके बाद, अपनी सभी भौतिक आपूर्ति और वास्तविक दस्तावेजों को संग्रहित करने के लिए जगह लेते हैं पर विचार करें। यह काफी महंगा हो सकता है समय के साथ, कागज रहित होने से आपके छोटे व्यवसाय की भारी बचत हो सकती है।

3। आसान पहुंच

- कागज रहित होने के नाते आपके सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों को डिजीटल किया गया है। आप उन्हें बादल तक बैकअप कर सकते हैं या किसी दूरस्थ डेस्कटॉप अनुप्रयोग के माध्यम से उन्हें एक्सेस कर सकते हैं, जिससे आपको मोबाइल कार्यालय से काम करने की क्षमता मिलती है, या उस बात के लिए कहीं भी, और उत्पादक रहें। 4। फ़ाइल संगठन

- यदि आपने कभी भी एक बेतरतीब दाखिल कैबिनेट या कागज़ के ढेर के माध्यम से समय बर्बाद कर दिया है, तो आप यह जान सकते हैं कि आप कितने बोझिल पेपर दस्तावेज़ों का प्रबंधन कर सकते हैं। जब आप एक पेपरलेस ऑफ़िस बनाते हैं, तो आप एक डिजिटल फाइल सिस्टम बनाते हैं जो समय के साथ व्यवस्थित करने, खोज और ट्वीक करना आसान होता है यह एक बार एक दस्तावेज खोजने की एक दर्दनाक प्रक्रिया थी जो एक खोज का आयोजन करने में आसान था।

एक पेपरलेस ऑफिस 1 का उल्लंघन सिस्टम विफलता

- डिजिटल त्वरित पहुंच हो सकती है, लेकिन इसका भी मतलब है कि त्वरित नुकसान। विचार करें कि आपके व्यवसाय के सभी दस्तावेज़ों का क्या होगा जो आपके कंप्यूटर पर स्थानीय रूप से सहेजे गए हैं यदि आपका सिस्टम क्रैश हो जाता है। आप सब कुछ खो सकते हैं यह हर छोटे व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है, और विशेष रूप से उन लोगों के लिए जो कागज रहित हैं, डेटा को ऑफ-साइट को समर्थन और सुरक्षा के लिए एक प्रणाली है।

2। सुरक्षा - फाइलें कैबिनेट या ऑफिस के दरवाज़े पर लॉक द्वारा डिजिटल फाइल को संरक्षित नहीं किया जा सकता है, इसलिए दस्तावेजों की सुरक्षा और संवेदनशील जानकारी कागज रहित कार्यालयों के लिए एक गंभीर चिंता है।समाधानों में एन्क्रिप्शन, स्थानीय सर्वर और प्रतिबंधित पहुंच शामिल है, जिनके पास अपनी लागत और लाभ हैं साथ ही, कुछ व्यवसायों की प्रकृति और दैनिक आधार पर संभाले जाने वाले सामग्रियों की संवेदनशीलता पर विचार करना महत्वपूर्ण है (अपने एकाउंटेंट के बारे में सोचें) कागज़ी रहित होने के लिए खुद को उधार नहीं देते हैं

3। पुनर्वितरण प्रक्रियाएं - कागज रहित कार्यालय में संक्रमण के कुछ हिस्से में आपके सभी मौजूदा संचालन प्रक्रियाओं की समीक्षा करने और पर्याप्त विकल्प खोजने में शामिल है

उदाहरण के लिए, आपको इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सेवा, ऑनलाइन चालान और भुगतान सेवाओं का उपयोग करना शुरू करना पड़ सकता है, और अन्य एप्लिकेशन जो भौतिक दस्तावेज़ों की आवश्यकता को बदलते हैं। आपके सभी कर्मचारियों को एक बार एक बार सिस्टम में प्रशिक्षित किया जाना चाहिए। 4। समय गहन

- पेपरलेस जा रहे एक रातोंरात प्रक्रिया नहीं है; वहाँ पर विचार करने के लिए बहुत सारे कारक हैं कागज दुनिया को पीछे छोड़ने के सभी निहितार्थों पर विचार करने के लिए समय लगता है, और अपने ऑपरेशन में सभी परिवर्तनों को लागू करने के लिए लंबे समय तक कागजी-रहित होने का समर्थन करना

कागज रहित जाने का फैसला एक व्यवसाय से व्यापार के लिए अलग-अलग होता है, और यह निश्चित रूप से एक सार्वभौमिक निर्णय नहीं है जो हर कंपनी के लिए सही है। कागज रहित जाने का फैसला करने का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा आपकी खोज कर रहा है ताकि आप यह तय कर सकें कि क्या लाभ चुनौतियों से ज्यादा है या नहीं। फिर, एक व्यवस्थित प्रक्रिया बनाओ जिससे आपको केवल कागज रहित होने के लाभ नहीं मिलेगा, बल्कि एक ही समय में आपकी उत्पादकता में सुधार करने में भी मदद मिलेगी।