लेखा लेनदेन के लिए स्रोत दस्तावेज

हर बार जब कोई कंपनी वित्तीय लेनदेन करता है, तो कुछ प्रकार के पेपर निशान उत्पन्न होते हैं। उस पेपर निशान को एक स्रोत दस्तावेज़ कहा जाता है। यदि एक छोटा सा व्यवसाय कार्यालय की आपूर्ति के लिए अपने चेकिंग खाते से बाहर की जांच करता है, उदाहरण के लिए, स्रोत दस्तावेज़ चेक और कार्यालय की आपूर्ति रसीद हैं

स्रोत दस्तावेज़ महत्वपूर्ण क्यों हैं

स्रोत दस्तावेज बहीखाता पद्धति और लेखा प्रक्रिया के लिए आवश्यक है क्योंकि यह सबूत है कि वित्तीय लेनदेन हुआ है।

अगर किसी कंपनी का लेखापरीक्षित होता है, तो स्रोत लेखांकन पत्रिकाओं और सामान्य खाता बकाया का एक निर्विवाद लेखापरीक्षा निशान के रूप में वापस दस्तावेज़ है।

किसी व्यवसाय के लिए एक स्रोत दस्तावेज रखना सिर्फ व्यक्तिगत करों के लिए कर-कटौती वस्तुओं के लिए रसीद रखने की तरह है। यदि आपके करों का लेखा-जोखा होता है, तो वे यह सबूत प्रदान करते हैं कि आपने उन खरीदारियां बनाई हैं वही आपके व्यापार के लिए सच है, लेकिन व्यापार में, आप रसीदें केवल कर कटौती खर्चों के लिए नहीं रखते हैं आप हर वित्तीय लेन-देन के लिए मूल दस्तावेज रखते हैं।

स्रोत दस्तावेज क्या प्रदान करते हैं

एक स्रोत दस्तावेज़ लेनदेन की सभी बुनियादी तथ्यों, जैसे लेनदेन की राशि, लेनदेन करने के लिए किया गया था, लेनदेन का उद्देश्य, और लेनदेन की तिथि

यहां आम स्रोत दस्तावेजों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

• रद्द की गई जांच
• इनवॉइस
• कैश रजिस्टर रसीद
• कंप्यूटर जनित रसीद
• ग्राहक रिफंड के लिए क्रेडिट मेमो
• कर्मचारी समय कार्ड
• जमा पर्ची

• क्रय आदेश

स्रोत दस्तावेज का इलाज कैसे करें

स्रोत दस्तावेज लेनदेन के बाद जितनी जल्दी हो सके उपयुक्त लेखांकन जर्नल में दर्ज किया जाना चाहिए। रिकॉर्डिंग के बाद, सभी स्रोत दस्तावेजों को किसी प्रकार की व्यवस्था में दायर किया जाना चाहिए, जहां वे आवश्यक हो और जब वे आवश्यक हो जाएं।

कुछ उदाहरणों में, यह निर्धारित करने में सक्षम होने के लिए कि आपके दस्तावेज़ में स्रोत दस्तावेज़ आपके नियंत्रण में बने रहने के लिए हिरासत की श्रृंखला प्रदान करना भी महत्वपूर्ण हो सकता है।

स्रोत दस्तावेज़ बनाम फोटोकॉपी

ज्यादातर परिस्थितियों में, स्रोत दस्तावेजों की फोटोकॉपी कानूनी रूप से स्वीकार्य हैं। उदाहरण के लिए, आंतरिक राजस्व सेवा, 1 99 7 से प्राप्ति की फोटोकॉपी स्वीकार कर ली है, जब तक कि वे सुपाठ्य हैं, जब तक कि वे मूल में मौजूद सभी जानकारी और, स्कैनिंग प्रक्रिया की सीमाओं के भीतर मौजूद होते हैं, उस जानकारी को समान रूप में प्रस्तुत करते हैं मूल।

एक सामग्री रसीद जो खरीदे गए ऑब्जेक्ट को निर्दिष्ट करती है और कीमत चुकाई गई है, लेकिन इसे सप्लायर के नाम के बिना स्कैन किया गया था, वह योग्य नहीं होगा। एक दस्तावेज़ जो मूल प्राप्ति में सभी जानकारी प्रस्तुत करता है, लेकिन जो Word या Excel प्रारूप में लिखा गया है वह भी योग्य नहीं होगा।

आईआरएस मानक - पूर्ण, स्पष्ट और मूल के एक सटीक प्रजनन - एक ही मानक कई व्यवसायों और सरकारी एजेंसियों में उपयोग किया जाता है।अन्य संस्थानों, हालांकि, इन सामान्य आवश्यकताओं में जोड़ें

वाशिंगटन विश्वविद्यालय, उदाहरण के लिए, केवल 300 डॉट प्रति इंच (डीपीआई) की न्यूनतम घनत्व पर स्कैन किए गए मूल दस्तावेज़ फोटोकॉपी के विकल्प के रूप में स्वीकार करता है, और या तो पीडीएफ या टीआईएफएफ स्वरूपों में प्रस्तुत किया जाता है; यह जेपीईजी फोटोकॉपी स्वीकार नहीं करता है

यदि आप भंडारण की सुविधा के लिए लेखांकन या कानूनी दस्तावेजों को स्कैन करने की योजना बना रहे हैं, तो प्रासंगिक संस्था से जांच लें कि वे उस प्रारूप में दस्तावेज़ों को स्वीकार करेंगे जो आप उपयोग करने की योजना बना रहे हैं।