विशेष घटनाओं से पहले अपने इवेंट साइट को तैयार करने के लिए युक्तियां

बधाई! आपने अपनी विशेष घटना के लिए अपनी पूर्व-घटना योजना की योजना बनाई और निष्पादित की है और अब घटना का दिन ही आ गया है।

यह प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण चरण है कि हर घटना नियोजक को विशेष ध्यान देना चाहिए - घटना स्थल को पूरा करने के लिए तैयार होना सुनिश्चित करें कि पूरी चीज एक अड़चन के बिना बंद हो जाती है

कार पार्किंग

आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आपकी वेबसाइट स्पष्ट रूप से आपके विशेष ईवेंट के पार्किंग स्थल को चिह्नित करे और यह कि उपस्थित उपस्थितियों को उपलब्ध कार पार्किंग का एक साफ नक्शा ईमेल किया गया है जिसमें पसंद किए गए प्रवेश द्वार और आपके इवेंट पंजीकरण दिनांक।

सुलभ पार्किंग रिक्त स्थान का विवरण शामिल करने के लिए मत भूलना।

युक्ति: अगर पार्किंग के लिए कोई कार पार्किंग विशेष रूप से सीमांकित नहीं है, तो प्रवेश के लिए जितनी संभव हो सके अपना खुद का क्षेत्र बनाना एक अच्छा विचार है। आप इसे यातायात शंकु और खतरे के टेप के साथ ऐसा कर सकते हैं यदि आवश्यक हो

यदि पार्किंग मुश्किल है, तो अपने प्रतिनिधियों के लिए विस्तृत निर्देश शामिल करें और पार्किंग एटेंटर्स या निश्चित साइनेज जगह में रखें।

सुरक्षा

यदि आप साइट पर एक सुरक्षा टीम बनाने की योजना बना रहे हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि वे जानते हैं कि उनके कर्तव्यों क्या हैं और आप उन्हें क्या करने की उम्मीद करते हैं।

उन्हें निर्देशों का एक लिखित सेट प्रदान करना सुनिश्चित करें, जिनके बारे में विस्तार से परिस्थितियों में हस्तक्षेप या प्रबंधन की उम्मीद की जाती है। उदाहरण के लिए, उपस्थित सुरक्षाकर्मियों के लिए दृश्य सुरक्षा एक प्रमुख "सुविधा कारक" हो सकती है, उदाहरण के लिए, लेकिन बुरी तरह से चलने वाली सुरक्षा गंभीरता से बैकफ़ायर हो सकती है। नकारात्मक प्रभाव पैदा करने का जोखिम न लें - सम्मानित सुरक्षा कंपनियों के साथ सौदा करें और सुनिश्चित करें कि संदर्भों को अच्छी तरह से जांचें।

पंजीकरण

प्रथम इंप्रेशन गिनती आपकी ईवेंट पंजीकरण प्रक्रिया की दक्षता (या अन्यथा) आपके अटेंडीज़ के ईवेंट अनुभव के शेष के लिए टोन सेट कर देगी

ध्यान रखें कि अगर आपकी पंजीकरण प्रक्रिया बेकार हो जाती है और आपके प्रतिनिधि अपने हाथों और हाथों से मोबाइल फोन के साथ चारों ओर खड़े होते हैं, तो एक वास्तविक खतरा है कि वे अपने सहयोगियों या सोशल मीडिया पर अनुभव साझा करेंगे।

यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं जो घटना नियोजक कार्यवाही के इस महत्वपूर्ण चरण पर कोई नकारात्मक प्रतिक्रिया को कम करने में आपकी सहायता के लिए उपयोग कर सकते हैं:

• आपके ईवेंट तक अग्रणी दिनों में पूर्व-पंजीकरण प्रदान करें। यह सरल विचार घटना के दिन ही बहुत दबाव ले सकता है।
• आपके पंजीकरण स्टाफ को आपके घटना को अंदर से पता होना चाहिए और किसी भी संभावित प्रश्न का उत्तर देने में सक्षम होना चाहिए जो जल्दी और कुशलता से उत्पन्न होता है।
• पंजीकरण क्षेत्र में नाश्ता और स्नैक्स की पेशकश करें और सुनिश्चित करें कि आपके पास पर्याप्त बैठने और तालिकाओं उपलब्ध हैं ताकि लोग बैग ढोले जा सकें और यहां तक ​​कि सहकर्मियों या दोस्तों के आने के लिए प्रतीक्षा करें।
• अपने मोबाइल इवेंट ऐप को डाउनलोड करने के निर्देश निर्देशों को सुनिश्चित करने के लिए कि प्रतिनिधि अपने ईवेंट अनुभव की योजना शुरू कर सकते हैं।

ऑडियो / दृश्य

अपने मुख्य वक्ता, प्रस्तुतकर्ताओं और प्रायोजकों से बात करें कि आपको प्रस्तुति उपकरण पूरी तरह से कवर किए जाने के लिए उनकी ज़रूरतें पूरी हों।

यदि वे स्वयं के लैपटॉप से ​​स्लाइड पेश करने का इरादा रखते हैं, तो सुनिश्चित करें कि सभी आवश्यक कनेक्टर्स जगह में हैं। आपको इन प्रस्तुतियों की समीक्षा दो दिन पहले ही करनी चाहिए!

आपकी टीम

अपनी इवेंट टीम के माध्यम से पूरी तरह से चलाएं कि यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई गति पर निर्भर है और आखिर में आखिरी मिनट के संदेह या अंतराल नहीं हैं जो उनके द्वारा अपेक्षित है।

युक्ति: इस चरण में विशेष आयोजन के लिए एक प्री-कॉन (प्री-कॉन्फ्रेंस) चलाने का एक अच्छा विचार है जिसमें इस घटना को सफल बनाने के लिए आवश्यक सभी चीजों की पुन: टोपी भी शामिल है

एक उपस्थिती की तरह सोचें

अंत में, सुनिश्चित करें कि आप अपने उपस्थित रहने वालों के जूते में खुद को डालते हैं और पूरी घटना को उनके परिप्रेक्ष्य से देखते हैं।

क्या आपने अपने अनुभव को निर्बाध और निर्बाध रूप से संभव बनाने के लिए सब कुछ कवर किया है? क्या कुछ भ्रामक या बुरी तरह समझाया गया है? क्या आपकी योजना में आखिरी मिनट का अंतराल है (इसके लिए तैयार रहें)?

आपकी विशेष घटनाओं के आकार का कोई भी मामला नहीं है, विशेष घटनाओं से पहले आपकी घटना स्थल तैयार करने के लिए ये 6 सुझाव हैं कि आप सगाई, विपणन और नेटवर्किंग के साथ मदद कर सकते हैं। सही योजना के साथ अपनी घटना को सफलतापूर्वक शुरू करना