खातों को प्राप्त करने में सुधार के लिए शीर्ष रणनीतियां

एक प्रभावी खाता प्राप्य प्रबंधन की रणनीति बनाना एक सफल व्यवसाय चलाने का एक महत्वपूर्ण अंग है इसके बावजूद, हम नियमित रूप से एसएमबी के साथ सौदा करते हैं जो स्थिति के लिए एक पद्धतिगत दृष्टिकोण लेने में विफल रहते हैं, और इसके लिए वे बदतर हैं। खातों प्राप्य प्रक्रियाओं को सुधारने और अनुकूलित करने से तालिका में कई लाभ मिलते हैं, और वे केवल एआर पर ही लागू नहीं करते हैं एक सुव्यवस्थित और प्रभावी एआर प्रक्रिया भी सकारात्मक विपणन, बिक्री, ग्राहक सेवा और समग्र संचालन पर प्रभाव डालती है।

इसलिए, इसे सुधारने के लिए समय और प्रयास करने के लिए इसके लायक होना चाहिए।

लेखा प्राप्य अनुकूलन: क्यों यह मामला

कई व्यापार मालिकों की तरह, आप तुरंत अपने खाते प्राप्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लाभों को तुरंत देख नहीं सकते जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, हालांकि, ऐसा करने से आपके व्यवसाय के कई पहलुओं को काफी हद तक सुधार किया जा सकता है। यह वर्तमान पूंजी को बर्बाद होने से रोकता है, जो तरलता बढ़ जाती है। बदले में, एक व्यवसाय कर्ज को कम करने, लागत कम करने, फंड विकास को कम करने और कई मामलों में प्रतिस्पर्धा को बेहतर करने में सक्षम है।
प्राप्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने का एक महत्वपूर्ण अंग प्रक्रिया को शुरुआती आरंभ करने के बारे में लगातार जारी रखना है सब अक्सर, व्यवसायों की बिक्री करने के लिए इतनी ही मंशा होती है कि वे खाते से प्राप्य खातों का इलाज करते हैं। प्रक्रिया शुरू करने का मतलब है कि ग्राहक संबंधों के प्रारंभिक दौर में भुगतान शर्तों जैसी चीजों पर चर्चा करना। इस प्रक्रिया में प्रारंभिक इलेक्ट्रॉनिक भुगतान के साथ बोर्ड पर एक नया ग्राहक प्राप्त करना स्थिति के लिए एक सक्रिय दृष्टिकोण लेने का एक और उदाहरण है।

कुछ भी करने से पहले, अपनी कंपनी को संभवतः प्रक्रिया में जितनी जल्दी हो, प्राथमिकता प्राप्त करने वाले खातों को करने के लिए प्रतिबद्ध करें।

सामान्य लेखा प्राप्य नुकसान

व्यापार मालिकों अक्सर वापस बर्नर पर खातों प्राप्य धक्का, यह मानते हुए कि अकेले अच्छी तरह से पर्याप्त छोड़ बिल्कुल ठीक है। हालांकि, गरीब एआर प्रथाओं के कारोबार के लिए कई मुद्दों का कारण बनता है।

अयोग्य ग्राहकों को समय-समय पर पिछले खातों के साथ पालन करने में नाकाम रहने से, गरीब एआर अभ्यास एक व्यवसाय से समय, पैसा और उत्पादकता को छूता है। वे अक्सर एक लहर प्रभाव पैदा करते हैं जो एक कंपनी चलाने के लगभग हर पहलू को छूता है सभी का सबसे बुरा हिस्सा यह है कि कई समस्याएं आसानी से परिहार्य हैं
अन्य सामान्य एआर से संबंधित मुद्दों में अनुचित तरीके से आवेदन करने और नकद भुगतान आवंटित करने, इनवॉइस और बिलों की सटीकता पर ध्यान देने में विफल रहने और संभावित मुद्दों पर शून्य को रिपोर्ट बनाने और उचित तरीके से उपयोग करने में विफलता शामिल है। इनमें से किसी भी और अन्य गलतफॉप्स भी बहुत सफल और लाभदायक व्यवसायों के लिए दूरगामी मुद्दों का कारण बन सकते हैं, इसलिए जल्द से जल्द संभव समय पर उन्हें सुधारने के लिए कदम उठाने के लिए इसके लायक है।

सुधारित खातों प्राप्य प्रसंस्करण के लिए इन पांच गतिविधियों का अनुकूलन करें

खाता प्राप्य प्रक्रियाओं का अनुकूलन प्रारंभ से काफी चुनौतीपूर्ण लगता है हालाँकि, स्थिति के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण लेने के द्वारा, आप परिवर्तनों को लागू कर सकते हैं जो परिणामस्वरूप काफी तेज और नाटकीय सुधार होंगे। आपकी सुविधा के लिए, हमने पांच गतिविधियों की पहचान की है, जब ठीक ढंग से अनुकूलित हो, तो आपके खाते की प्राप्य प्रक्रिया के समग्र कामकाज में तेजी से सुधार होगा, और बदले में, आपके व्यवसाय के लिए कई रोमांचक लाभ उत्पादित करें:

1. सटीक ग्राहक डेटा बनाए रखें - ग्राहक खातों की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए मास्टर डेटा प्रक्रिया को केंद्रीय बनाना और जानकारी प्रभावी खातों प्राप्य प्रक्रिया को स्थापित करने और बनाए रखने का एक महत्वपूर्ण अंग है। उदाहरण के लिए, गलत पते से चालान को गलत स्थान पर भेज दिया जा सकता है, जिसके परिणामस्वरूप देर से भुगतान होते हैं असामान्य या अनुचित भुगतान की शर्तों, क्रेडिट सीमाएं, छूट और पसंद जैसी अनियमितताओं की जांच के लिए ग्राहक खातों का निरंतर आधार पर लेखा-परीक्षण किया जाना चाहिए। ग्राहक डेटा में परिवर्तन ठीक से प्रलेखित होना चाहिए, और अनधिकृत लोगों को डेटा तक पहुंचने या संपादित करने में सक्षम होने से रोकने के लिए नियंत्रण रखना चाहिए।
2. एक स्पष्ट, संक्षिप्त क्रेडिट अनुमोदन प्रक्रिया की स्थापना - सभी अक्सर, व्यवसाय बिक्री को बढ़ावा देने के लिए हानिकारक क्रेडिट आदतों में पर्ची करते हैं बेशक, यह एक दुष्चक्र की ओर जाता है जो अंत में एक कंपनी के लिए विनाशकारी हो सकता है। विस्तार क्रेडिट बहुत अच्छी बात हो सकती है, लेकिन ऐसा करने की एक स्पष्ट प्रक्रिया को स्थापित किया जाना चाहिए। इस पर स्पष्ट निर्देश शामिल होना चाहिए कि कब और कैसे क्रेडिट सीमा का मूल्यांकन और ओवरराइड किया जा सकता है, कब खाते हैं और आवेदन प्रक्रिया कैसे काम करती है। क्रेडिट अनुमोदन प्रक्रिया की नियमित समीक्षा की जानी चाहिए क्योंकि हालात बदलते हैं।
3. प्रभावी बिलिंग प्रक्रिया की स्थापना - ग्राहकों के बिलिंग और चालान को प्रभावी होने के लिए सटीक और सुव्यवस्थित होना चाहिए। कीमतों में त्रुटियां, उपाय की इकाइयां और जैसे गंभीर गंभीर कहर टूट सकता है। इसके अलावा, चालान को समय-समय पर बनाया और भेजा जाना चाहिए, और जिस तरीके से उन्हें उत्पादित किया गया है वह लगातार और परिभाषित होना चाहिए। बिलिंग और इनवॉइसिंग में सुधार करने का एक तरीका यह जितना संभव हो उतना स्वचालित कर रहा है, इसलिए यहां पर प्रौद्योगिकी पर भरोसा करने से डरो मत। समस्याग्रस्त खातों को हल करने के लिए अपवाद रिपोर्ट का उपयोग करें यदि संभव हो, तो ग्राहकों के लिए कुछ काम करने के लिए ग्राहक पोर्टल की स्थापना करें ताकि उन्हें स्वायत्तता की भावना दे।
4. नकद आवेदन प्रक्रिया को हनुमान बनाना - पहुंचने पर, भुगतान सही तरीके से लागू किए जाने चाहिए। उन्हें सही ग्राहक और उचित चालान पर लागू किया जाना चाहिए। अन्यथा, यदि विवाद या समस्याएं बाद में उठती हैं, तो प्रारंभिक समस्या पर शून्य करने की कोशिश करना बहुत मुश्किल होगा। यह सुनिश्चित करने के लिए भुगतान भी जल्दी ही लागू किया जाना चाहिए कि किसी भी समय, आप जानते हैं कि कौन-से खाते चालू हैं और जो कि पिछले हैं प्रक्रिया का अनुकूलन करने का एक संभावित तरीका सादगी के लिए सीमित भुगतान विकल्प प्रदान कर रहा है।पोस्ट जर्नल प्रविष्टियां तुरंत और कटऑफ तिथियों से पहले। जब भी संभव हो, सस्पेंस खातों में डंपिंग नकद से बचने तक, जब तक आपके पास यह पता लगाने का समय न हो कि यह वास्तव में कब जाना चाहिए।
5. संग्रह प्रक्रिया का अनुकूलन - प्राप्ति योग्य खातों को सही ढंग से अनुकूलित करने से समय-समय पर और प्रभावी तरीके से भुगतान एकत्र करना आसान हो जाता है जब भुगतान सही तरीके से लागू होते हैं, उदाहरण के लिए, यह निर्धारित करना आसान है कि कौन से खाते डिफ़ॉल्ट पर जाने के जोखिम में हैं संग्रह प्रयासों को लगातार और व्यवस्थित होना चाहिए। भुगतान योजनाओं की बातचीत के लिए स्पष्ट रूप से परिभाषित प्रक्रिया को यह सुनिश्चित करने के लिए स्थापित किया जाना चाहिए कि वह कंपनी के समग्र उद्देश्यों से जुड़ी हुई है। प्रक्रियाओं को मैन्युअल प्रविष्टि से त्रुटियों के जोखिम को कम करने के लिए जितना संभव हो उतना स्वचालित होना चाहिए।

लेखा प्राप्य प्रक्रियाओं को सुधारने के लिए अपनाने के लिए आठ उत्तम प्रथाएं

अमेरिकी उत्पादकता और गुणवत्ता केंद्र, या एपीक्यूसी ने ओपन स्टैंडर्ड नामक मानकों का एक सेट स्थापित किया है। वे खातों प्राप्य प्रसंस्करण के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं की रूपरेखा, और वे अपने एआर प्रक्रियाओं honing की ओर काम के रूप में वे अमूल्य साबित होना चाहिए। हमने आपकी सुविधा के लिए एपीक्यूसी ओपन स्टैंडर्डस से आठ सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं का सारांश दिया है:

1. भुगतान प्राप्त करने के लिए बाधाओं को हटा दें - उदाहरण के लिए, अपने ग्राहकों को यह पता लगाने के लिए सर्वेक्षण करें कि कौन सी भुगतान प्रक्रिया उनके लिए सबसे अच्छा काम करती है वहां से, भुगतान विकल्पों के भिन्न चयन की पेशकश करने पर विचार करें ताकि ग्राहकों को समय पर उनके चालान का भुगतान करना आसान हो जाए।
2. क्रेडिट प्रबंधन को प्राथमिकता दीजिए - क्रेडिट का विस्तार न करें, बस बिक्री के साथ साथ प्लगिंग रखने के लिए। यह रणनीति लंबे समय तक चलती है और खराब क्रेडिट प्रबंधन प्रक्रियाओं की वजह से उत्पन्न होने वाली कई संभावित समस्याओं का सिर्फ एक उदाहरण है।
3. नियमित रूप से प्राप्य खातों को आकलित करें - अपने खाते की स्थिति की निगरानी और मूल्यांकन करने के लिए एक विशिष्ट कार्यक्रम की स्थापना करें। आदर्श रूप से, यह सप्ताह में कम से कम एक बार किया जाना चाहिए। जितनी जल्दी आपको त्रुटियां मिलती हैं, जितनी जल्दी आप उन्हें सुधार सकते हैं - और कम होने की वजह से वे आपके व्यवसाय के लिए बड़ी समस्याएं पैदा कर सकते हैं।
4. भुगतान की शर्तों को छोटा करने पर विचार करें - कोई भी कानून नहीं है कि सभी ग्राहकों के पास नेट -30 भुगतान शर्तें होनी चाहिए। बार-बार, कम भुगतान शर्तों का उपयोग करते हुए धीमा-भुगतान वाले ग्राहकों को कम से कम थोड़ा और अधिक तेज़ी से भुगतान करने का संकेत मिलता है, इसलिए यह विचार करने के लिए एक उपयुक्त विकल्प है
5. बिलिंग विवाद समाधान प्रक्रिया बनाएं - बिलिंग विवादों को संभालने के लिए एक विशिष्ट प्रक्रिया स्थापित करें। इससे न केवल प्रक्रिया को कारगर बनाने में मदद मिलेगी, लेकिन यह संपूर्ण ग्राहक संतुष्टि में सुधार करेगी क्योंकि आपकी टीम को पता चलेगा कि कोई विवाद पैदा होने पर क्या करना है।
6. स्वचालित - संभव के रूप में कई खातों प्राप्य प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर और प्रौद्योगिकी के अन्य रूपों की जांच करें। जितना अधिक आप मानव तत्व को निकाल सकते हैं, उतना अधिक सटीक और विश्वसनीय प्रक्रिया पूरी प्रक्रिया होगी। कई कार्यक्रम महंगे हैं, लेकिन आरओआई काफी कम है क्योंकि कम त्रुटियां हैं और, कई मामलों में, कर्मचारी उत्पादकता को भी बढ़ावा मिलता है
7. एक सक्रिय संग्रह प्रक्रिया की स्थापना - संग्रह को सर्वोच्च प्राथमिकता बनाएं और उसे एक स्पष्ट, संक्षिप्त संग्रहण रणनीति बनाने के लिए लागू करें आदर्श रूप से, जल्दी से हस्तक्षेप करना है जब कोई खाता पिछले-दाएं कॉलम में निकल जाता है, तो आपकी टीम को इस पर अधिक होना चाहिए और पता होना चाहिए कि क्या करना है।
8. इलेक्ट्रॉनिक रूप से विधेयक - यदि आपके पास ऐसा करने का मतलब है, तो बिलिंग ग्राहकों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रारंभ करें जबकि कुछ ऐसे लोग होंगे जो इलेक्ट्रॉनिक चालान और भुगतान का समर्थन नहीं कर सकते, ज्यादातर कंपनियां इन दिनों इनके साथ बोर्ड पर हैं। कम कागज़ी चेक आपको संसाधित करना है और आपको मेल भेजना होगा, पूरी प्रक्रिया आसान और अधिक सटीक होगी।

जैसा कि आप देख सकते हैं, आपको अपने खातों को प्राप्त करने और अनुकूलन करने के लिए स्क्रैच से शुरू करना नहीं है। आप एक समय में एक क्षेत्र को चुनना चुन सकते हैं, या आप आगे पूरी तरह से भाप उतर सकते हैं और इसे एक बार में सुधार कर सकते हैं। किसी भी तरह से, आपके खाते प्राप्य को अनुकूलित करने के लिए जो भी कदम उठाते हैं, वह लंबे समय तक अच्छी तरह से भुगतान करेगा।