कर्मचारियों के लिए पेचेक रिकॉर्ड रखने की आवश्यकताओं

पेचेक रिकॉर्ड्स और अन्य कर्मचारी प्रलेखों को ध्यान में रखते हुए श्रम विभाग के मजदूरी और घंटो विभाग और उचित श्रम मानक अधिनियम द्वारा अनिवार्य है। नियोक्ता को मुआवजे का ट्रैक रखना और समय समाप्त होना चाहिए, और आंतरिक राजस्व सेवा को यह भी जरूरी है कि रोजगार के समाप्त होने के बाद कम से कम छह वर्षों के लिए आप सभी मौजूदा कर्मचारियों के लिए पेरोल रिकॉर्ड रखें।

क्या पेचेक रिकॉर्ड्स नियोक्ता को रखने के लिए आवश्यक हैं?

आप आम तौर पर व्यापार करने के दौरान कानून के अनुसार आवश्यक अधिकांश रिकॉर्ड रखेंगे, इसलिए अनुपालन में अतिरिक्त कदम या काम के रास्ते में अधिक नहीं लेना चाहिए।

आप पहले से ही यह सुनिश्चित करने के लिए रिकॉर्ड की समीक्षा करें कि आप आईआरएस और FLSA आवश्यकताओं के अनुरूप हैं

रिकॉर्ड किसी भी रूप में बनाए रखा जा सकता है, जिसमें इलेक्ट्रॉनिक रूप से भी शामिल है। निम्नलिखित सभी गैर-निष्कासित कर्मचारियों और न्यूनतम मजदूरी आवश्यकताओं द्वारा कवर किया जाना चाहिए:

• यदि वह 1 9 वर्ष से कम हो तो कर्मचारी का नाम, घर का पता, व्यवसाय, लिंग और जन्म तिथि सहित व्यक्तिगत जानकारी
• वह घंटे और दिन जब उसका कामकाजी शुरू होता है
• कुल घंटे काम करते हैं प्रत्येक कार्यदिवस और प्रत्येक कार्यवाहक
• कुल दैनिक या साप्ताहिक सीधे-समय की आय
• किसी भी हफ्ते के लिए नियमित प्रति घंटा वेतन दर जब अतिरिक्त समय काम किया जाता है
• वर्क वीक के लिए कुल ओवरटाइम वेतन
• कुल वेतन प्रत्येक भुगतान अवधि भुगतान की तिथि और भुगतान अवधि को कवर किया गया।

गैर-मुक्ति कर्मियों को कम से कम न्यूनतम मजदूरी का भुगतान करना चाहिए और एक सप्ताह में 40 से अधिक काम करने वाले किसी भी समय के लिए अधिशेष प्राप्त करना होगा। एक कर्मचारी को छूट दी जा सकती है, अगर उसे वेतन के आधार पर कम से कम $ 455 एक सप्ताह का भुगतान किया जाता है और अगर वह कुछ नौकरी कर्तव्यों, आमतौर पर प्रशासनिक, कार्यकारी या प्रबंधन करता है

सीधे-समय की वेतन यह है कि एक कार्य वीक में पहले 40 घंटों के दौरान अर्जित किया जाता है।

छूट कर्मियों के लिए आवश्यक रिकॉर्ड्स गैर-निष्कासित श्रमिकों के लिए अलग हैं, और कर्मचारियों के लिए असाधारण भुगतान व्यवस्था के तहत काम करने वाले कर्मचारियों के लिए, घर के कर्मचारियों के लिए विशेष जानकारी की आवश्यकता होती है, जिनके लिए आवास या अन्य सुविधाएं उपलब्ध कराई जाती हैं, और कर्मचारियों के लिए रिचाईडियल शिक्षा।

यदि आपके किसी भी कार्यकर्ता इन श्रेणियों में आते हैं, तो एक वकील के साथ परामर्श करें

फॉर्म आपको रखना चाहिए

पेचेक रिकॉर्ड्स के अतिरिक्त, आपको प्रत्येक कर्मचारी के लिए फाइल पर कुछ अन्य दस्तावेज रखना चाहिए।

अपने डब्ल्यू -4 फॉर्म की एक प्रतिलिपि प्रतिलिपि को संघीय रोकथाम दिखा रहा है इस फॉर्म को कई बार बदला जा सकता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप शीर्ष पर सबसे हाल का रूप रखते हैं।

• ऐसे किसी भी रूप की एक प्रति जिस पर किसी कर्मचारी ने वेतन वसूली के लिए अधिकृत किया है, जिसमें लाभ और विशेष दान जैसे संयुक्त मार्ग या अन्य दान
• कर्मचारी के मूल आवेदन फार्म की एक प्रति और किसी भी समर्थन दस्तावेज, जैसे एक फिर से शुरू या प्रतिलेख
• पद के स्तर में बदलावों पर प्रत्याशियों या पदोन्नति, और इन कार्यों के कारणों के कारण रिकॉर्ड।
• पेचेक रिकॉर्ड रखने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

पेचेक रिकॉर्ड्स, जिसमें सभी घंटे काम करने वाले दस्तावेज, वेतन की स्थिति में बदलाव और वेतन दर, एक अलग फ़ाइल में रखी जानी चाहिए।

कर्मचारी संविदाओं सहित कर्मचारियों के वेतन और लाभों में किए गए सभी परिवर्तनों के रिकॉर्ड भी आपको रखना चाहिए एफआईसीए करों और सजावट के अपवाद के साथ कर्मचारी के वेतन से किसी भी कटौती के लिए फाइल पर आपके पास एक लिखित सहमति होगी।

सुसान हेथफील्ड, मानव संसाधन विशेषज्ञ, में अधिक विस्तृत जानकारी है कि कर्मचारी के कर्मियों की फाइल में क्या रखा जाना चाहिए।

कर्मचारी रिकॉर्ड्स को देखने की अनुमति कौन है?

अधिकांश व्यवसाय एक प्रतिबंधित क्षेत्र में कर्मचारी रिकॉर्ड रखता है और केवल उन व्यक्तियों तक पहुंच के लिए अनुमति देता है जिन्हें उनके रोजगार पद या स्थिति के कारण रिकॉर्ड देखने की आवश्यकता हो सकती है रिकार्ड रूम से कर्मचारी रिकॉर्ड को कभी भी नहीं हटाया जाना चाहिए। यदि आपके पास कुछ कर्मचारी हैं, तो आप एक कर्मचारी फाइल एक्सेस नीति सेट अप कर सकते हैं ताकि मानव संसाधन कर्मचारी जान सकते हैं कि अनुरोधों का जवाब कैसे देना चाहिए।

कर्मचारियों को अपने स्वयं के रिकॉर्ड देखने की अनुमति दी जानी चाहिए आप किसी कर्मचारी के साथ कमरे में रहना चाहते हैं, जब वह अपना रिकॉर्ड देख रहा है

• निर्दिष्ट करें कि कंपनी के कर्मचारी कर्मचारी रिकॉर्ड देख सकते हैं प्रवेश आमतौर पर मानव संसाधन विभाग और प्रबंधकों और अधिकारियों के एक निश्चित स्तर के ऊपर कर्मचारियों के लिए प्रतिबंधित है।
• विभिन्न संघीय और राज्य लेखा परीक्षकों को ऑडिटिंग के प्रयोजनों के लिए कर्मचारी रिकॉर्ड तक पहुंच की अनुमति दी जा सकती है आप ऑडिटर को कर्मचारी रिकॉर्ड तक पहुंचने के लिए अनुमति देने से पहले एक वारंट का अनुरोध कर सकते हैं।
• मुकदमों में कर्मचारियों का प्रतिनिधित्व एटोर्नी कुछ विशिष्ट मामलों में पहुंच प्रदान की जा सकती है एक उच्च स्तरीय आधिकारिक या कंपनी के वकील को अभिलेखों को देखने की अनुमति देने से पहले अटॉर्नी के अनुरोध को सत्यापित करना चाहिए।