भोज इवेंट आर्डर (बीईओ)

स्थानों को यकीन है कि बड़ी घटनाओं को बिना किसी कूल्हे के जाने के लिए जाना चाहिए या यदि कोई पकड़ है, तो वे यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह उनकी गलती नहीं है। इसे ध्यान में रखते हुए, वे ध्यानपूर्वक तैयार किए गए भोज इवेंट आर्डर (बीईओ) तैयार करते हैं, जो घटना समन्वयकों को हस्ताक्षर करना चाहिए। हालांकि BEO को पत्र में नहीं जाने पर मुकदमा करना मुश्किल हो सकता है, लेकिन यह सभी इरादों के लिए है और एक कानूनी अनुबंध का उद्देश्य है; निश्चित रूप से, हस्ताक्षर किए जाने से पहले इसे ध्यान से पढ़ना चाहिए।

एक बैंक्वेट इवेंट ऑर्डर (BEO) क्या है?

होटल या विशेष कार्यक्रम की सुविधा के लिए लगभग हर प्रमुख आयोजन की योजना एक भोज कार्यक्रम आदेश या BEO की आवश्यकता होती है, जो एक ऐसा अनुबंध है जो घटना के प्रत्येक विवरण की रूपरेखा करता है। यदि आप एक ईवेंट प्लानर हैं, तो आप BEO से परिचित होना चाहते हैं ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि सभी विवरण सही तरीके से कवर किए गए हैं।

इस समझौते को अक्सर एक फार्म पर बताया गया है जिसमें भोजन और पेय पदार्थ, ऑडियो / दृश्य, कमरे की स्थापना, तालिका केंद्र पट्टियों, स्टाफिंग आवश्यकताओं और आपके ईवेंट से संबंधित सभी अन्य आइटम शामिल हैं। BEO में शामिल लागतों की एक टूटी हुई सूची है जिसे आपको भुगतान करने की आवश्यकता होगी

समझौते में सबसे अधिक संभावना है कि उपशीर्षक के अंतर्गत सूचना के "ब्लॉक्स" जैसे संपर्क जानकारी, अनुसूची, भोजन और पेय पदार्थ की व्यवस्था, कमरे की स्थापना, ऑडियो विजुअल, नियम और शर्तें, और हस्ताक्षर ब्लॉक।

भोज कार्यक्रम आदेश पढ़ना

हालांकि यह स्पष्ट है कि आपको BEO पढ़ना और समझौते में उल्लिखित शर्तों से सहमत होना आवश्यक है, ठीक प्रिंट को पढ़ना भी सुनिश्चित करें

सुनिश्चित करें कि आप पूरी तरह से सूचित कर रहे हैं कि आप सभी लागतों के साथ क्या सहमति दे रहे हैं

यह जांचें कि BEO के सामान्य खंड में उल्लिखित किया गया है:

• ऑनसाइट संपर्क की जानकारी, जिसमें एक सेल फोन नंबर शामिल है
• घटना के दिन के लिए स्थान का प्रयोग करें (दोबारा जांच सुनिश्चित करें कि उल्लेख किया गया रिक्त स्थान आपके द्वारा वास्तव में दौरा किया गया स्थान है)
• ईवेंट के लिए सेट अप, शुरू और समाप्ति समय
• मेहमानों की कुल संख्या

खाद्य और पेय व्यवस्था

BEO का एक हिस्सा समर्पित होगा भोजन और पेय की व्यवस्था के लिए आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि इस खंड में विस्तृत जानकारी दी गई है:

• संपूर्ण मेनू, सभी पाठ्यक्रमों सहित
• बुफे पर प्रत्येक वस्तु, और प्रत्येक स्टेशन कैसे सेट किया जाएगा और कमरे में कैसे तैनात किया जाएगा
• कैसे स्थल उन मेहमानों की जरूरतों को पूरा करने का इरादा रखता है जिनके पास विशेष आहार संबंधी चिंताओं (जैसे कि लस मुक्त या शाकाहारी आहार)
• सेवा के समय
• सेवा के बारे में विशेष आइटम, जैसे टेबल पर शराब और स्पार्कलिंग पानी
• का टूटना सभी खाद्य कीमतों
• बार में उपलब्ध शराब, ब्रांड शराब और बियर की विस्तृत सूची

कक्ष सेट अप

BEO को विशेष रूप से पूरे कमरे की स्थापना की जानी चाहिए। इसमें शामिल हैं:

• तालिकाओं की नियुक्ति
• प्रति तालिका सीटों की संख्या
• खाद्य स्टेशनों की नियुक्ति
• मनोरंजन का स्थान (और यदि उपयुक्त हो तो मनोरंजन के स्थान, उपकरण के भंडारण, भोजन तक पहुंच और पीना, अंतरिक्ष बदलना, आदि)
• बार / एस का स्थान

कुछ बीओओ में भी कमरे की एक आरेख शामिल हो सकती है।

ऑडियो विजुअल और आउटड विन्डर्स ऑडियोजीज़ुअल एडमिनिस्ट्रेशन कभी-कभी BEO पर दिखाई देंगी, लेकिन कई जगहों से एक तृतीय पक्ष को अनुबंध करने के बाद से, एक अलग अनुबंध हो सकता है

यदि इसे BEO में शामिल किया गया है, तो सुनिश्चित करें कि अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले सभी विवरण अंतिम रूप दिए गए हैं।

नियम और शर्तें बीओओ सहित सभी अनुबंध, आपके पास नियम और शर्तों का पालन करना चाहिए दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने से पहले सुनिश्चित करें कि आप सभी नियमों और शर्तों के बारे में जानते हैं। उदाहरण के लिए, रद्दीकरण के मामले में समझौते की शर्तें क्या हैं? विवादों का निपटारा कैसे किया जाए, उदाहरण के लिए, एक अतिथि स्लिप्स और गिर जाता है?

सुविधा प्रबंधक के किसी भी सवाल पूछने और हस्ताक्षर करने से पहले अपने ग्राहक के साथ विवरण की पुष्टि करना महत्वपूर्ण है। एक बार जब आपने BEO पर हस्ताक्षर किए हैं तो यह एक बाध्यकारी अनुबंध है।