आपको एक ईवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट की आवश्यकता क्यों है

चाहे आप बस इवेंट नियोजन व्यवसाय में शुरू कर रहे हों या एक अनुभवी घटना नियोजक हो, तो संभावना है कि आप किसी ईवेंट प्लानिंग की सूची से परिचित हैं या कम से कम एक ईवेंट प्लानिंग कोर्स के दौरान इसका संदर्भ दिया है या उद्योग सभा उसके लिए एक कारण है। एक घटना नियोजन चेकलिस्ट एक योजनाकार का सबसे अच्छा दोस्त है, जो आपके ईवेंट को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए एक अमूल्य उपकरण है।

नोट: एक ईवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट को वर्कबैक शेड्यूल या एक महत्वपूर्ण पथ के रूप में भी जाना जाता है।

इवेंट नियोजन सभी योजनाओं के बारे में है यहां तक ​​कि सबसे रचनात्मक घटना का विचार फ्लॉप होगा यदि यह अच्छी तरह से योजनाबद्ध और निष्पादित नहीं है। यहां एक इवेंट की जांच सूची आती है। एक सफल आयोजन की योजना बनाने में जिम्मेदारियों के असंख्य और मिश्रित विवरणों को संगठित करने के समय यह शेड्यूल किए जाने पर और आगे या आगे रहने के लिए आपका मार्गदर्शन है। और यह विशेष रूप से उपयोगी है जब कई इवेंट्स का प्रबंध किया जा रहा है एक छोटे से काम को भूलना या एक समय सीमा पर पीछे गिरने से डोमिनोज़ प्रभाव पड़ सकता है: आपके ईवेंट के अन्य प्रतीत होता है असंबंधित पहलुओं को एक-एक करके अलग करना शुरू हो सकता है।

इसलिए अपनी मेमोरी, चिपचिपा नोट्स या स्क्रैबल्स पर अपने पैड पर भरोसा न करें ताकि आपकी इवेंट नियोजन व्यवसाय सुचारू रूप से चल सके। एक प्रभावी घटना योजना जांच सूची को एक साथ रखना सीखो और यह जल्द ही आपका नया सबसे अच्छा दोस्त बन जाएगा

इससे पहले कि आप शुरू करें

आरंभ करने के लिए, अपने कार्यक्रम से कुछ समय को साफ करें, जिस पर आप योजना बना रहे हैं पर ध्यान दें।

अगला, अपना मन साफ़ करें गंभीरता से। फोन पर कोई नज़र डालना या ईमेल का जवाब देना नहीं है आपको इस घटना को बिना किसी रुकावट या व्याकुलता से शुरू करने के लिए कल्पना करने की आवश्यकता है ताकि आप सभी कार्यों को प्रभावी रूप से पूरा कर सकें, जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए।

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तैयार हो जाओ

उस घटना के बारे में सोचें जो आप की पुष्टि कर रहे हैं और सभी विवरण लिखे हैं: क्लाइंट का नाम और संपर्क जानकारी, घटना की तारीख, स्थान, अटेंडीज़ की संख्या आदि।

एक कैलेंडर को बाहर निकालें और बोल्ड अक्षरों में इस कैलेंडर पर ईवेंट की तारीख को चिह्नित करें। किसी अन्य प्रासंगिक सामग्रियों को इकट्ठा करें - स्थल की तस्वीरें, कैटरर्स की सूची से संपर्क करने के लिए - जो इस घटना का एक हिस्सा हैं।

पिछला जाओ

घटना नियोजन चेकलिस्ट लिखना शुरू करने का तरीका पीछे की ओर काम करना है

मेहमानों को एक बार में एक-एक या एक-दिवसीय एकत्रिकरण के रूप में एक घटना का अनुभव होता है। मंच पर दिखाई देने वाले लाइव प्रदर्शन की तरह और सुंदर रूप से निष्पादित किया जाता है। इवेंट प्लानर्स घटनाओं को छोटी घटनाओं की एक श्रृंखला के रूप में देखते हैं, जो कि अंतिम आयोजन में एक पहेली के टुकड़े के समान फिट होते हैं। इसलिए, योजनाकारों के रूप में, हम शुरुआत में शुरू करते हैं वास्तविक घटना होने से पहले कई हफ्तों या महीनों में क्या होता है

शुरुआत से शुरू करें

अपनी घटना की योजना सूची लिखित रूप में कहां आरंभ करना है, यह तय करते समय, अपने कार्यक्रम के लिए एक ठोस बुनियाद बिछाने के बारे में सोचें।रंग योजनाओं को चुनने और फूलों को व्यवस्थित करने से पहले, आपको मूल बातें से निपटना होगा। कमरे के ब्लॉक को बातचीत करने के लिए अनुबंधों को हस्ताक्षर करने से, आपकी चेकलिस्ट पर सब कुछ लिखे जाने की जरूरत है, चाहे कितना बड़ा या छोटा हो। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि किसी ऐसे कार्य का ध्यान रखना जो पहले से पूरा किया जा सकता है, उन कार्यक्रमों के लिए अपने कार्यक्रम में अधिक समय देने के लिए जो आइटम की तारीख के करीब होती हैं।

आइटमों के कुछ उदाहरणों को आपके ईवेंट प्लानर चेकलिस्ट में शामिल करने के लिए:

• अनुबंध पर हस्ताक्षर करें (क्लाइंट, स्थल, विक्रेता, आदि) के साथ।
• स्थल के साथ तारीख और समय की पुष्टि करें
• मनोरंजन (बैंड, स्पीकर, आदि।)
• सुरक्षित होटल ब्लॉक
• मेल निमंत्रण
• मेनू का चयन करें
• प्रतीक्षा कर्मचारी किराया
• की संख्या की पुष्टि करें मेहमान
• साइट के माध्यम से चलना
• कमरे की स्थापना की पुष्टि करें

अतिरिक्त समय की अनुमति दें

अपने ईवेंट चेकलिस्ट पर प्रत्येक आइटम के साथ, अतिरिक्त समय जोड़ें यदि वास्तव में आमंत्रणों को मेल करने की तारीख 15 मार्च है, तो एक सप्ताह पहले 8 मार्च को मेलिंग के लिए आमंत्रण तैयार करने के लिए अपनी सूची में कोई आइटम डाल दें। यह आपको कुछ अतिरिक्त समय देता है ताकि कुछ निमंत्रण के साथ घबरा जाए या यदि आप किसी अन्य कारण से अनुसूची के पीछे हो।

आपकी चेकलिस्ट पर अनुस्मारक शामिल करें

आपकी चेकलिस्ट पर "केटरर के साथ अनुबंध पर हस्ताक्षर" लिखने के लिए पर्याप्त नहीं है और फिर पूरा होने पर बॉक्स को चेक करें।

आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि कैटरर को अनुबंध की एक प्रति प्राप्त हो गई है और आपने एक हस्ताक्षरित प्रति भी लौटा दिया है इसलिए प्रत्येक बड़ी वस्तु के लिए जो आप अपनी चेकलिस्ट में जोड़ते हैं, इसमें एक अनुस्मारक शामिल है। उदाहरण के लिए, "फिर से कैटरर के साथ आगे बढ़ें: अनुबंध "कैटरर से हस्ताक्षरित करार प्राप्त" पढ़ता है कि एक और, बाद में अनुस्मारक जोड़ें। यह एक कार्य से निपटने के लिए असामान्य नहीं है और जब यह वास्तव में केवल आपके पक्ष पर पूरा किया गया है, तो इसे करने पर विचार करें।