आप निर्माण दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर में निवेश क्यों करना चाहिए

अपने डेस्क की कल्पना करो टी

अपने अधिकार में आप कागजात के एक छोटे से पहाड़ को देखते हैं इसमें अनुबंध, इनवॉइस, प्रोजेक्ट अपडेट, एप्लीकेशन, लीड फॉर्म और आरएफडीएस हैं। आपके पास अपने विशाल फाइलिंग कैबिनेट में एक विशिष्ट स्थान है, लेकिन कुछ लोगों पर हस्ताक्षर किए जाने हैं, कुछ को स्कैन किया जाना है, और कुछ को ग्राहकों को भेजना होगा।

संक्षेप में, आपका कार्यालय एक गड़बड़ है

क्या यह परिदृश्य बिल्कुल भी परिचित है? दस्तावेज़ ओवरलोड निर्माण प्रबंधकों के लिए एक आम समस्या है।

सौभाग्य से, निर्माण प्रबंधन सॉफ्टवेयर इस आम समस्या का उत्कृष्ट समाधान प्रदान करता है।

निर्माण प्रबंधन सॉफ्टवेयर में दस्तावेज प्रबंधन विकल्पों का एक बड़ा सबसेट है ये सॉफ़्टवेयर समाधान उपयोगकर्ताओं को अपने दस्तावेज़ों और रूपों का शीघ्र पता लगाने और ग्राहकों के साथ काम करने के लिए कागजी मुक्त-मुक्त समय को भरने और निर्माण कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की अवधि को कम करने में मदद कर सकते हैं।

व्यवस्थित करें

शायद दस्तावेज प्रबंधन सॉफ्टवेयर का सबसे महत्वपूर्ण सिद्धांत फाइलों को व्यवस्थित करने की अपनी क्षमता है आपके डेस्क पर फ़ाइल अलमारियाँ या कागज़ के ढेर के माध्यम से अधिक रफिंग नहीं-बस उस दस्तावेज़ में प्लग करें जिसे आप सॉफ्टवेयर की खोज इंजन में ढूंढ रहे हैं ताकि आपकी फ़ाइल तुरंत पता लगा सके

सॉफ्टवेयर आपको अपनी मौजूदा फाइल अपलोड करने की भी अनुमति देगा, इसलिए आपके सॉफ्टवेयर समाधान में पिछले भौतिक फ़ाइलों और फ़ाइलों के बीच एक अजीब विभाजन नहीं है। और कई अनुप्रयोगों के लिए, आप इन दस्तावेज़ों को क्लाउड पर एक्सेस कर सकते हैं और अपने कागजी काम को जाने पर देख सकते हैं।

बकाया संगठन प्रणालियों के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं एकोनेक्स और दृष्टिकोण Aconex ने Google के खोज एल्गोरिथ्म के बाद लिया ताकि उपयोगकर्ताओं को वे जो भी दस्तावेज़ ढूंढ रहे हैं उसे जल्दी से ढूंढ सकें। दृष्टिकोण एक समान एल्गोरिथ्म का उपयोग करता है और विस्टा से जुड़ी हुई खोज और अनुक्रमणिका Outlook ईमेल भी कर सकता है।

बेहतर सहयोग

यदि आप क्लाउड-आधारित निर्माण दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा चुनते हैं, तो आप पाएंगे कि आप अपने पेपरवर्क का त्वरित रूप से और अधिक दक्षता के साथ पूरा करेंगे

कुंजी?

सॉफ्टवेयर आपकी टीम के साथ काम करना आसान बनाता है

बहुत सारे निर्माण दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर कंपनियां अभिनव और सहज ज्ञान युक्त सहयोग विकल्प प्रदान करती हैं। उदाहरण के लिए, प्रोपोर का निर्माण प्रोजेक्ट दस्तावेज़ प्रबंधन टूल मैनेजरों को प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए अलग-अलग अनुमति देने की अनुमति देता है। जबकि प्रोक्टर एक फाइल के पिछले संस्करणों को स्टोर करता है, यह सुनिश्चित करता है कि साझा सामग्री हमेशा एक ही मसौदे पर होती है ताकि उपयोगकर्ता गलती से गलत संस्करण संपादित न करें। और जब से यह पीसी के अलावा आईपैड, आईफोन और एंड्रॉइड पर काम करता है, तब भी आपकी टीम हमेशा इस जानकारी को यात्रा पर एक्सेस कर सकती है।

धन बचाएं

कई स्पष्ट तरीके हैं, जो कि निर्माण दस्तावेज़ प्रबंधन आपके कार्यालय के पैसे को बचा सकते हैं।आपको ज्यादा टोनर, पेपर, फोटोकॉपी और फाइलिंग इकाइयों में निवेश करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन निर्माण दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर भी श्रम में अपने फर्म हजारों एक साल बचा सकता है। होटल के कार्यकारी ने बताया कि दस्तावेज प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ, फर्मों को फाइलिंग काटने से सालाना $ 5000 बचा सकता है- और ये बचत होटल के साथ नहीं रुकती हैं, यह पर्याप्त दस्तावेज प्रबंधन की जरूरतों के साथ किसी भी व्यवसाय तक फैली हुई है

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर खोए गए दस्तावेजों को खोजने की लागत से आपकी कंपनी को छुटकारा दे सकता है। एक दस्तावेज इमेजिंग कंपनी का अनुमान है कि इसे गलत या गलत दस्तावेज बनाने के लिए $ 120- $ 250 का खर्च आता है।