व्यवसाय के लिए लेखन - प्रबंधन और नेतृत्व

व्यावसायिक लेखन का उद्देश्य किसी अन्य को जानकारी देने या उनके बारे में जानकारी का अनुरोध करना है व्यापार के लिए प्रभावी लेखन के लिए, आपको पूर्ण, संक्षिप्त, और सटीक होना चाहिए। आपका पाठ इस तरह लिखा जाना चाहिए कि पाठक आसानी से समझ सकें कि आप क्या कह रहे हैं या उनसे पूछ रहे हैं।

व्यापार के लिए बहुत सारे लेखन ढलान, खराब लिखे, बेतरतीब, शब्दजाल से भरा हुआ, और अधूरा है

अक्सर यह या तो बहुत लंबा या बहुत छोटा है ये सभी विशेषताएँ अप्रभावी व्यवसायिक लेखन में योगदान करती हैं।

चाहे आप एक बिक्री प्रस्ताव, अपने मालिक को ईमेल या सॉफ़्टवेयर पैकेज के लिए एक अनुदेश पुस्तिका लिख ​​रहे हों, प्रभावी होने के लिए आपको कुछ निश्चित कदमों का पालन करना होगा। इन पांच चरणों का पालन करें:

<- अपनी सामग्री को व्यवस्थित करें

1. अपने दर्शकों पर विचार करें
2. अपना विचार लिखें
3. अपनी सामग्री का सबूत पढ़ें
4. अपनी सामग्री को संपादित करें
5. संगठन कुंजी है

यदि आप ' टी अपनी सामग्री को व्यवस्थित करने के लिए यह अच्छी तरह से प्रवाह नहीं होगा और यह मतलब नहीं होगा लेखन सरल या जटिल हो सकता है कर्मचारी बैठक की घोषणा करते हुए एक ईमेल लिखते समय, यह आपके विचारों को इकट्ठा करने के लिए उतना आसान नहीं है दूसरी तरफ, यदि आप जमीन-तोड़ने वाले फार्मास्यूटिकल परीक्षण के परिणामों को लिख रहे हैं, तो आपको संभवतः तैयार सामग्री के पहले एक जटिल रूपरेखा विकसित करने की आवश्यकता होगी। जो भी कार्य संगठन के उचित स्तर के बिना (यहां तक ​​कि आपके विचारों को व्यवस्थित करने के लिए), आप उन सभी चीजों को शामिल नहीं कर सकते हैं जिनकी आपको ज़रूरत है या वे सबसे महत्वपूर्ण विषयों के लिए महत्वपूर्ण हैं।

चूक या कोई गलत फोकस आपके व्यवसाय को कम स्पष्ट लिखने देगा।

अपने दर्शकों को जानें

इससे पहले कि आप लिखना शुरू करें, अपने लक्षित दर्शकों के बारे में सोचें। उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी के नए 401 (के) प्रोग्राम के बारे में एक प्रस्तुति आपके सीएफओ और कर्मचारियों को दी जाने पर समान रूपरेखा हो सकती है, लेकिन आपके द्वारा शामिल किए गए विवरण के स्तर अलग-अलग होंगे।

आपको स्वर पर भी विचार करना चाहिए आपकी टीम को एक त्वरित ईमेल, वार्षिक कंपनी पिकनीक की याद दिलाने के लिए, आपकी कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट के बारे में आपकी याद के रूप में एक समान स्वर नहीं होगी।

इसके अलावा, याद रखें कि आप अपने दर्शकों को अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करेंगे यदि आप उस बात पर ध्यान केंद्रित करते हैं कि आप क्या कहने जा रहे हैं इसके बजाय आप क्या सुनना चाहते हैं।

अच्छा लेखन के बारे में एक शब्द

अच्छे लेखकों को लेखन की विभिन्न शैलीएं हैं कुछ लोग सब कुछ लिखना पसंद करते हैं और फिर वापस जाएं और संपादित करें। दूसरों के रूप में वे साथ में जाना संपादित करना पसंद करते हैं। कभी-कभी उनकी पसंद की शैली उस पर निर्भर करता है जो वे लिख रहे हैं।

जैसा कि आप लिखते हैं (या जब आप संपादित करते हैं) लंबाई की जानकारी रखते हैं आपको अपना अर्थ स्पष्ट करने के लिए पर्याप्त शब्दों का उपयोग करना चाहिए, लेकिन अनावश्यक शब्दों का उपयोग केवल फूल बनाने के लिए नहीं करना चाहिए। व्यावसायिक लेखन स्पष्ट और संक्षिप्त होने की आवश्यकता नहीं है, वर्बोज़ और फुलोली नहीं।याद रखें, व्यवसाय में किसी को भी जरूरी नहीं से अधिक पढ़ने के लिए समय है।

दूसरी ओर, अपने टुकड़े को बहुत कम नहीं बनाते। आपको पर्याप्त लिखना चाहिए ताकि आपका अर्थ स्पष्ट हो जाए और गलत समझा न जाए। कल्पना कीजिए अगर गोदाम में उपकरण का एक टुकड़ा लेबल किया गया था "इस्तेमाल किया लेकिन अच्छा।" यह स्पष्ट नहीं होगा कि अगर इसका मतलब था कि उपकरण का टुकड़ा बहुत इस्तेमाल किया गया है या उपकरण का टुकड़ा अब नया नहीं है, लेकिन अभी भी कार्यात्मक है।

कुछ अतिरिक्त शब्द अर्थ स्पष्ट कर दिया होता। इसके अलावा, शब्दावली या संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने से बचें क्योंकि वे अलग-अलग पाठकों के लिए अलग चीजों का मतलब कर सकते हैं। अपनी लेखन शैली के बावजूद, सभी लेखकों को सभी लिखित सामग्री को ठीक करना और संपादित करना होगा, ईमेल भी।

सबूत और संपादित करें

आपकी लेखन शैली के बावजूद, सभी लेखकों को सभी लिखित सामग्री को ठीक करना और संपादित करना होगा, यहां तक ​​कि ईमेल भी। लिखने के बाद, अपना काम ठीक करें फिर आपको इसे संपादित करना होगा प्रूफरीडिंग आपके सिर में सभी शब्दों को सही तरीके से कागज पर बनाकर सुनिश्चित करने के लिए आपने जो लिखा है, उसे फिर से पढ़ना है क्योंकि हमारे दिमाग हमारी उंगलियों की तुलना में तेजी से काम करते हैं, आप शब्दों को छोड़ सकते हैं, एक अंत छोड़ सकते हैं, या गलत नाम का उपयोग कर सकते हैं (जैसे "उनके" के बजाय "वहां") प्रूफरीडिंग इन त्रुटियों को पकड़ता है जाहिर है, एक-लाइन ईमेल की प्रूफरीडिंग आसान और आसान है, जैसे कि आप टाइप करें, पर्याप्त हो सकता है

हालांकि, यदि आप एक निर्देश पुस्तिका लिख ​​रहे हैं, तो आपकी प्रूफ़रीडिंग अधिक जटिल हो जाएगी और अधिक समय लेंगे।

आपके द्वारा अपनी सामग्री को सिद्ध करने के बाद, यह संपादित करने का समय है। कभी-कभी प्रूफरीडिंग और संपादन एक साथ किया जा सकता है, लेकिन जब यह क्रमिक रूप से किया जाता है तो यह अधिक प्रभावी होता है

आप जिस कारण से संपादित करते हैं, उसे ठीक करने के लिए, सामग्री ध्वनि (और पढ़ना) को बेहतर बनाने के लिए आपने जो लिखा है उसे बदलने या बदलने के लिए है व्यापार के लिए लिखते समय, इसका अर्थ है त्रुटियों को ठीक करना और पाठ को यथासंभव स्पष्ट और संक्षिप्त रूप में बनाना।

आप एक उपन्यास लेखन नहीं कर रहे हैं

जब आप व्यवसाय के लिए लिख रहे हैं आप अगले "महान अमेरिकी उपन्यास" नहीं लिख रहे हैं। आपके लेखन को आवश्यक रूप से वर्णनात्मक होना चाहिए, लेकिन आपको बड़े शब्दों और भाषण के आंकड़ों का उपयोग करके ज्वलंत शब्द चित्रों को पेंट करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप "कांच के घरों" का मतलब करते हैं, तो "ग्लास हाउस" लिखिए, "ग्लास हाउस" लिख नहींें।