प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के लिए 7 युक्तियां

कई छोटे व्यवसायिक जैक-ऑफ-सभी-ट्रेड होते हैं और अपने व्यवसायों को प्रबंधित करने की बात करते समय कुछ भी कुछ करते हैं। जब कोई व्यवसाय शुरू कर रहा है तो यह बहुमुखी प्रतिभा एक जबरदस्त संपत्ति हो सकती है।

समय के साथ-साथ, हालांकि, छोटे व्यवसाय के स्वामी जो उसे सब कुछ करने के लिए जारी रखता है, वह सफलतापूर्वक रुकावट को रोकने के लिए मुझे बुलाता है। जब तक कोई टीम विकसित नहीं होती है और कुछ दैनिक कार्यों और व्यवसाय प्रबंधन जिम्मेदारियों को सौंप दिया जाता है, तब तक व्यवसाय नहीं बढ़ सकता है, और व्यवसाय के स्वामी को अत्यधिक व्यस्त और अत्यधिक निराश होने की संभावना है।

जब एक टीम और प्रतिनिधि का निर्माण करने के लिए समय आ जाता है, तो उस पर विचार करने के लिए कई फैसले और प्रक्रियाएं होती हैं, और इस प्रक्रिया में इसे जल्दी से प्रभावी बनाने के लिए कदम उठाए जाने के लिए कदम उठाए जा रहे हैं। आपको सही रास्ते पर जाने के लिए प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के लिए शीर्ष सात युक्तियां दी गई हैं

1। अपनी आवश्यकताओं का विश्लेषण पहले

यह जानने के लिए कि प्रतिनिधि क्या है और इसे प्रभावी ढंग से करने के लिए आपको अपनी टीम में कौन-सी आवश्यकता है, आपको अपनी प्लेट में मौजूद सभी चीजों की एक स्पष्ट तस्वीर की आवश्यकता होती है। आपका समय कहाँ जा रहा है यह पता लगाने का सबसे अच्छा तरीका है, विशेष रूप से वह समय जहां चल रहा है, वह नहीं होना चाहिए, आपके समय पर नज़र रखने से - आपके सभी समय, बिल योग्य और गैर-बिल योग्य कार्य दोनों के लिए।

यदि आप अपने कार्यदिवस के दौरान जो कुछ भी करते हैं, का ट्रैक रखते हैं, तो मुझे यकीन है कि आप यह देखकर हैरान होंगे कि आपका समय कहाँ जा रहा है और आपकी सबसे बड़ी समय की नालियों के रूप में कौन सी योग्य है यह अकेले संभावित कार्यों को पहचानने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण हो सकता है, और यहां तक ​​कि आपके व्यवसाय से समाप्त होने वाले कार्य भी हो सकते हैं।

2। अपने विकल्पों का पता लगाएं

प्रतिनिधिमंडल कई अलग-अलग रूप ले सकता है, और प्रत्येक विकल्प आपके व्यवसाय और आपकी आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। सबसे प्रभावी प्रतिनिधिमंडल एक है जिस पर आप भरोसा कर सकते हैं और बढ़ेगा और बदल सकते हैं क्योंकि आपकी जरूरतें बढ़ती हैं और बदलती हैं।

दो सबसे आम प्रतिनिधिमंडल विकल्पों में एक कर्मचारी को नियुक्त करना और एक स्वतंत्र ठेकेदार जैसे आभासी सहायक के रूप में आउटसोर्सिंग शामिल है।

एक कर्मचारी और एक स्वतंत्र ठेकेदार के बीच निर्णय लेने पर विचार करने के कई पहलू हैं।

3। दस्तावेज़ सब कुछ

इससे पहले कि आप भी काम करना शुरू कर दें, आपको सभी सूचनाओं, ज्ञान और प्रक्रियाओं को ट्रैक करना शुरू करना होगा जो आपके व्यवसाय को अच्छी तरह से तेलयुक्त मशीन की तरह चलते हैं यह एक चुनौती हो सकती है क्योंकि आप शायद अक्सर इस डेटा के बारे में नहीं सोचते हैं; आप बस ऐसा करने की क्या जरूरत है प्रभावी ढंग से प्रतिनिधि करने के लिए लेकिन व्यापक और स्पष्ट दस्तावेज रखना जरूरी है

सामान्य तौर पर, आपके सभी प्रक्रियाओं और प्रणालियों में एक स्पष्ट लिखित सारांश शामिल होना चाहिए ताकि आपकी टीम का कोई भी भावी सदस्य कूद कर आप कहाँ से चले गए हो। ये प्रक्रिया दस्तावेजों और किसी भी अन्य जानकारी की आवश्यकता किसी मध्य स्थान में स्थित होनी चाहिए जो सभी के द्वारा सुलभ हो।

4। एक प्राथमिकताबद्ध असाइनमेंट योजना तैयार करें

आपकी प्रक्रियाओं के दस्तावेज होने के बाद और आपने उस जानकारी को साझा करने के लिए एक प्रणाली बनाई है, आपको अपने शीर्ष प्रतिनिधि मंडल प्राथमिकताओं के बारे में सोचने की ज़रूरत होगी और आप प्रत्यायोजित कार्य को कैसे निर्धारित, ट्रैक और प्रबंधन करेंगे।

अपनी सबसे बड़ी प्राथमिकताओं पर पहले ध्यान दें आप इन दो सरल सवालों के जवाब देकर संभावित उच्च प्राथमिकता वाले प्रतिनिधिमंडल वस्तुओं की एक सूची की पहचान कर सकते हैं:

1. क्या यह अब पूरा करने की आवश्यकता है?
2. क्या मुझे इस कार्य को स्वयं या कोई अन्य करना चाहिए?

5। प्रौद्योगिकी का प्रयोग करें

प्रौद्योगिकी प्रतिनिधिमंडल को आसान बना सकता है और टीम कई अलग-अलग चुनौतियों पर काबू पा सकता है और सभी टीमों को प्रौद्योगिकी का उपयोग करने से फायदा हो सकता है, चाहे वह फ़ाइल शेयरिंग, शेड्यूलिंग या यहां तक ​​कि ऑनलाइन प्रशिक्षण के अवसरों के लिए भी हो।

यदि आप विभिन्न भौगोलिक स्थानों में सदस्यों के साथ एक आभासी टीम का निर्माण कर रहे हैं, तो प्रौद्योगिकी यह महसूस कर सकती है कि आपके सभी टीम के सदस्यों को एक ही कमरे में बैठे हैं। आपके द्वारा उपलब्ध कराई गई तकनीक का पता लगाने से पहले, ताकि आप एक ऐसी प्रणाली बना सकें जिससे जानकारी साझा करने और सहयोग आसान हो।

6। अच्छी तरह से संचार करें और अक्सर

हर प्रकार की टीम के लिए अच्छा संचार महत्वपूर्ण है इसके बिना, कोई टीम नहीं है जब यह प्रभावी प्रतिनिधिमंडल की बात आती है, तो न केवल संचार को स्पष्ट, संक्षिप्त और सुसंगत होना चाहिए, लेकिन आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि प्रत्येक टीम के सदस्य को उसी जानकारी तक पहुंच मिलनी चाहिए।

यदि आपकी टीम के सदस्य अलग-अलग स्थानों पर हैं, तो इसे पूरा करने के एक तरीके से आमने-सामने आमने-सामने बैठकों, या टीम-केंद्रित टेलीकंड्रेंस के निर्धारण के द्वारा होता है ये सत्र सहयोग, सूचना साझा करने और टीम के निर्माण पर केंद्रित होना चाहिए। यह भी महत्वपूर्ण है कि आप टीम मीटिंग्स के बीच सवालों के जवाब देने के लिए सुलभ रहें, मार्गदर्शन प्रदान करें और आवश्यकतानुसार समस्याओं को हल करें।

7। कल्याण ट्रस्ट

जब प्रतिनिधिमंडल की बात आती है तो ट्रस्ट सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है, और यह दोनों तरीकों से चला जाता है आपको इस बात पर भरोसा करने की आवश्यकता है कि आपकी टीम के सदस्यों के लिए वह काम पूरा हो जाएगा जो वे जिम्मेदार हैं, और आपकी टीम के सदस्यों को यह विश्वास करने की आवश्यकता है कि आप उन्हें काम करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी दे रहे हैं और आप उन्हें वापस करने के लिए उपलब्ध होंगे ज़रूरी।

आप इस पर विश्वास के आधार पर एक टीम बना सकते हैं:

• एक-दूसरे के सम्मान के लिए
• सुनना और सुनना कि अन्य लोग क्या कह रहे हैं
• सुसंगत संचार पर ध्यान केंद्रित करना
• यह कह कर कि आप क्या करेंगे और क्या करेंगे आप कहते हैं कि
• ईमानदार होना

प्रभावी प्रतिनिधिमंडल समय-चुनौतीपूर्ण छोटे व्यवसाय के स्वामी का उत्तर हो सकता है जो अपने व्यवसाय को बढ़ाने के लिए समय निकालने के लिए संघर्ष कर रहा है। और जब आप एक प्रभावी प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया के लिए खुद को स्थापित करने के लिए कदम उठाते हैं, तो आप अपने सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अपने आप को समय ही नहीं देते हैं, लेकिन आप हमेशा अपने आप को सब कुछ करने के दबाव में से कुछ को कम कर रहे हैं