4 कारण क्यों आपके उद्यम की प्रक्रिया दस्तावेज की आवश्यकता है

अधिकांश उद्यमी व्यवसायों ने व्यवस्थित रूप से शुरूआत की और यह पता लगाया कि "हम यहां कैसे काम करते हैं" मक्खी पर बहुत ज्यादा। मालिक और प्रबंधकों अक्सर अपनी प्रक्रियाओं को दस्तावेज करने में व्यस्त होते हैं जब तक कि व्यापार अत्यधिक तकनीकी या वैज्ञानिक नहीं होता है, या जब तक कि प्रक्रिया नियंत्रण को सरकार की तरह ग्राहकों द्वारा अनिवार्य नहीं किया जाता है। यदि आप खाद्य खानपान से खुदरा कपड़ों की बुटीक से धन प्रबंधन तक के व्यापार में मालिक हैं, तो दस्तावेज प्रक्रियाओं को न होने के कारण आपको निकाल नहीं दिया जाएगा।

(आखिरकार, आप बॉस हैं।) लेकिन आप काफी अवसरों को खो देंगे।

लिखित प्रक्रियाओं के निर्माण के कारण

आपके छोटे व्यवसाय के लिए लिखित प्रक्रियाएं होनी चाहिए, भले ही आप वर्तमान में शामिल केवल एक ही हैं:

1. कर्मचारियों को जोड़ने और प्रशिक्षण: यदि आपकी प्रक्रियाएं हैं नीचे लिखे, आप कर्मचारियों को अधिक आसानी से और जल्दी से प्रशिक्षित कर सकते हैं यदि आप अपनी प्रक्रियाओं को दस्तावेज नहीं देते हैं, तो आप कर्मचारियों को जोड़ने के लिए प्रतिरोधी होंगे क्योंकि उन्हें प्रशिक्षण देने का विचार बहुत कठिन है। 22 कैच!
2. व्यावसायिक ऋण प्राप्त करने की योग्यता: अगर आपको अपने व्यवसाय के लिए धन की आवश्यकता है, तो एक बैंक या अन्य ऋणदाता को आपके परिचालन को समझने की आवश्यकता होगी। यह एक शक्तिशाली वक्तव्य बनाता है जब आप एक ऋणदाता को दिखा सकते हैं कि आप कैसे संगठित हैं और आपके पास वास्तव में प्रक्रियाएं हैंडल है
3. अधिक से अधिक लाभ सुरक्षित: दस्तावेजीकरण प्रक्रिया आप कैसे काम करते हैं, इसके बारे में खामियां उजागर करती हैं। आप बाधाओं और विसंगतियों को देखेंगे जो आपको नहीं पता था कि वहां मौजूद थे। व्यापार प्रक्रिया में अतिरिक्त गति से आपको समय और पैसा मिलते हैं इसे खत्म करने के बराबर समय बचाया और अधिक लाभ।

1. आखिरी बिक्री की स्थिति: अगर आप किसी दिन अपना व्यवसाय बेचना चाहते हैं, तो खरीदार पहली बार आंतरिक कामकाज का मूल्यांकन करना चाहेंगे। खरीदार को दिखा रहा है कि आपकी प्रक्रिया मैन्युअल आपकी बिक्री के साथ-साथ खरीदार के कथित मान की संभावना बढ़ जाती है। आखिरकार, यदि आपकी प्रक्रियाएं साफ और अच्छी तरह से प्रलेखित हैं, तो खरीदार आसानी से अपने आप को सही तरीके से आगे बढ़ने की कल्पना कर सकते हैं और आपके द्वारा किए गए कार्यों को जारी रख सकते हैं। खरीदार के लिए समय बचाया सड़क के नीचे कम लागत के बराबर है, जो आपके लिए उच्च मूल्य में अनुवाद करता है

आरंभ करना

तो आप अपने सिर में कैसे मजबूती से (या नहीं तो मजबूती से) प्रक्रियाओं से भाग लेते हैं और उन्हें लिखे गए हैं? आपको अपनी प्रक्रियाओं को परिभाषित करना होगा और उसके बाद दस्तावेज़ बनाना होगा। मान लें कि आप केटरिंग व्यवसाय में हैं चाहे आप इसे महसूस करें या न करें, आपके पास कुछ अतिरिक्त प्रक्रियाएं हैं जो हर खानपान कंपनी के लिए सामान्य हैं उदाहरण के लिए, हर केटरर को नौकरी मिलनी है, घटनाएं करें और ग्राहकों के साथ अनुवर्ती रहें ताकि आप ज्यादा नौकरियां पा सकें। उन कार्यों में से प्रत्येक अपनी प्रक्रिया है

तो अपने व्यवसाय के लिए, अपने कदम लिखिए और अनुक्रमिक क्रम में उन्हें व्यवस्थित करने की कोशिश करें (भले ही ओवरलैप हो जाएगा)।यदि आपकी प्रक्रिया में लगभग सात चरणों से अधिक है, तो एक और महत्वपूर्ण कदम की उप-प्रक्रियाओं के रूप में कई प्रक्रियाओं को मजबूत करने के लिए देखें। अन्यथा, प्रक्रिया को दूसरों के प्रबंधन और समझने में बहुत मुश्किल हो जाता है।

आप एक कैटरर के लिए इस तरह एक सूची के साथ आ सकते हैं और फिर प्रत्येक प्रक्रिया में आप उप-प्रक्रियाओं का दस्तावेज लेंगे जो इसका हिस्सा हैं:

1. नौकरी अधिग्रहण: मार्केटिंग, प्रस्ताव पीढ़ी, बिक्री प्रक्रिया, अनुबंध
2. घटना की तैयारी: मेनू निर्माण, भोजन तैयार करने, स्टाफिंग, स्थान चयन और प्रस्तुत करने
3. घटना का कार्य: नौकरी की जांच सूची, वितरण और सेटअप, कर्मचारी कार्य, ब्रेकडाउन प्रक्रिया < पोस्ट-ईन्टर फॉलो-अप:
4. क्लाइंट फॉलो-अप, इन-हाउस डीब्रिड संसाधन

एक रैखिक सूची के बजाय प्रक्रिया प्रबंधन के लिए दृश्य आरेख का उपयोग करना बहुत उपयोगी है, यद्यपि आप नहीं हैं एक्सेल या अन्य कार्यक्रमों के साथ महान, एक सूची कुछ भी नहीं से बेहतर है Excel में प्रक्रिया प्रवाह आरेख कैसे करें और देखें कि यह आपके लिए क्या काम करता है। प्रवाह चार्ट का उपयोग करने का लाभ यह है कि आप प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के इनपुट और आउटपुट को आसानी से देख सकते हैं। एक अच्छी प्रक्रिया लेखन के एक अच्छे टुकड़े की तरह है: पैराग्राफ के बीच संक्रमण हैं यदि कोई प्रक्रिया कदम एक कार्रवाई के लिए छलांग बनाता है और यह स्पष्ट नहीं है कि आप वहां कैसे आए, तो वापस जाएं और सुनिश्चित करें कि इनपुट और आउटपुट स्पष्ट और मजबूत हैं

यदि आप प्रक्रिया नियंत्रण के बारे में कभी लिखा सबसे अच्छी किताब पढ़ना चाहते हैं, तो माइकल हैमर और जेम्स चैम्पी द्वारा रीगनेयरिंग द कॉरपोरेशन पर एक नज़र डालें।

हालांकि किताब लगभग दो दशक पुरानी है और बड़े संगठन की प्रक्रियाओं को ध्यान में रखते हुए लिखा गया था, यह युवा स्टार्टअप के लिए भी एक आदर्श संसाधन है। यह आप क्या कर रहे हैं में बाधाओं को देखने और उन्हें ठीक करने में मदद मिलेगी।