गलतियों से बचें जब एक घटना की योजना बना

गलतियों को व्यापार में और हमारे व्यक्तिगत जीवन में नियमित आधार पर बनाया जाता है। इसी तरह हम बढ़ते और सीखते हैं। लेकिन कुछ गलतियां महंगे हैं इन पांच बहुत ही आम घटना की योजना गलतियों से बचने के लिए आवश्यक कदम उठाए और - यदि आप कोई गलती करते हैं - सुनिश्चित करें कि आप दूसरी बार एक ही गलती नहीं करते हैं

प्रारंभ नहीं करना प्रारंभिक पर्याप्त

विलंब आपका दुश्मन है यह सबसे आम घटना नियोजन गलतियों में से एक है जिसे आप बचाना चाहते हैं

पहले की घटना नियोजन प्रक्रिया शुरू करने में विफल रहने से लाइन के नीचे कई समस्याएं हो सकती हैं जैसे ही एक तारीख का चयन किया जाता है और आपके पास अपने कार्यक्रम और बजट का सामान्य दायरा है, काम करने लगें। होटल और अन्य जगहों को अग्रिम रूप से बुक करना इतना सुरक्षित है जितनी जल्दी हो सके। ऐसा करने में विफलता आपके स्थल विकल्पों को सीमित कर देगी और दुर्भाग्यवश, जो भी स्थल उपलब्ध है, आपको छोड़ दिया जाएगा। अतिथि स्पीकर और लाइव एंटरटेनमेंट भी वास्तविक ईवेंट की तारीख से पहले बुकिंग का रास्ता लेते हैं। एक बार जब आपकी ईवेंट की तारीख सुरक्षित हो, तो अपना शोध करें और जब आप अपने पसंद के कलाकार के बारे में फैसला करें, तो तुरंत अनुबंध पर हस्ताक्षर करें।

एक घटना नियोजन चेकलिस्ट के साथ खुद को व्यवस्थित करना एक और काम है जिसे तुरंत निपटना चाहिए घटना नियोजन प्रक्रिया में सभी कदमों को मानचित्रण करके, जब उन्हें पूरा करने की आवश्यकता होती है, और प्रत्येक के लिए समय सारिणी विकसित करने का निर्धारण करते हैं, तो आपको शुरू करने के लिए आपके पास एक महत्वपूर्ण मार्गदर्शिका होगी और आपको ट्रैक पर रखना होगा।

बहुत देर से शुरू करना सबसे आम घटना नियोजन गलतियों में से एक है

प्रतिस्पर्धा की घटनाओं के लिए नहीं जाँच रहा है

क्या आपने कभी अपने कार्यक्रम को केवल जानने के लिए निर्धारित किया है - एक बार योजना प्रक्रिया शुरू हो गई है और ईवेंट की तारीख सेट हो गई है - क्या उसी दिन एक और प्रतिस्पर्धा की घटना है? केवल एक घटना भीड़ को आकर्षित करेगी ताकि आपके मौके न लें और अपनी उंगलियों को पार करें, जो कि आमंत्रित किए गए हैं, आपके ईवेंट को चुन लेंगे।

पूरी तरह से स्थिति से बचें

अपनी उचित परिश्रम करें और बहुत देर हो जाने से पहले किसी भी घटना के संघर्ष की जांच करें उद्योग के आयोजनों (बड़े और छोटे दोनों) के लिए कार्यक्रमों की छुट्टियों के निकट, प्रमुख खेल आयोजनों और स्थानीय समारोहों के लिए कार्यक्रम देखें, जो घटना के लिए ड्राइविंग के लिए कहर बरपा सकते हैं। एक बार जब आपने अपनी घटना की तारीख तय की है, तो अपने मेहमानों को इस शब्द का पता लगाएं। "तिथि सहेजें" सूचनाएं और "आगामी ईवेंट" सूचियां उन इच्छुकों को अपने कैलेंडर को अपने कैलेंडर पर चिह्नित करने का अवसर प्रदान करती हैं।

विक्रेताओं की पुष्टि नहीं है

एक हस्ताक्षरित विक्रेता अनुबंध कानूनी तौर पर बाध्यकारी समझौता है और लिखित में कुछ देता है जिससे वह सेवाएं प्रदान करने वाले विक्रेता के लिए जिम्मेदार हो। हालांकि, इस घटना के समय आपके लिए यह कुछ भी नहीं है जब आपको पता चलता है कि विक्रेता कोई शो नहीं है। वह घटना अनुबंध हाथ में आपके भूख वाले मेहमानों को भोजन नहीं देगा या टेबल और कुर्सियों को खाली बॉलरूम में पहुंचाएगा।प्रत्येक विक्रेता के साथ एक बार पुष्टि नहीं करें, लेकिन दो बार। हां, दो बार जब आप दोनों शर्तों से सहमत होते हैं, तो अपने हस्ताक्षरित अनुबंध की प्राप्ति की पुष्टि करें घटना से पहले एक बार फिर से पुष्टि करें यह आपके लिए भोजन वितरण या सजावट के विवरण के बारे में नहीं है; यह विशेष रूप से यह सुनिश्चित करने के लिए एक अनुवर्ती है कि आपका ईवेंट अभी भी उनके कैलेंडर पर है

इवेंट वेंडर कई घटनाओं को बुक करते हैं और आपके कागज़ात के लिए फेरबदल में खो जाने या कंपनी में किसी और के द्वारा फट पड़ने के लिए यह बहुत आसान है। तो सुनिश्चित करें कि जांच करने के लिए उन्हें वापस चक्कर करके ऐसा न करें कि आपकी घटना और तारीख, समय और सेवाएं प्रदान करने के बारे में विशेष जानकारी उनके शेड्यूल पर है। और उस विक्रेता अनुबंध को आसानी से उपलब्ध रखें

एक "योजना बी" नहीं होने पर

किसी भी घटना के लिए एक आकस्मिक योजना होने की आवश्यकता है, लेकिन विशेष रूप से उन घटनाओं के लिए जो बाहर आयोजित होने के लिए निर्धारित है मौसम की स्थिति अप्रत्याशित है और अगर तूफान, भारी हवा सलाहकार या सनकी आंधी तूफान आपके घटना को रद्द करने की धमकी देते हैं, तो एक बैकअप योजना है। बारिश की तारीख, वैकल्पिक आयोजन स्थल, और संशोधित गतिविधि कार्यक्रम सभी विकल्प हैं यदि आपकी बाहरी घटना - या इसके कुछ भाग - घर के अंदर ले जाया जाना चाहिए

मौसम की अनिश्चितताओं के लिए तैयारी के अलावा, अन्य असामान्य परिस्थितियों को समय से आगे भी संबोधित किया जा सकता है। साइट पर जनरेटर होने से पावर आउटेज कम किया जा सकता है अतिप्रवाह पार्किंग को दूसरे स्थान पर स्थानांतरित किया जा सकता है होटल के कमरे की उपलब्धता के मुद्दे को आपके होटल के ब्लॉक के अंदर आरक्षित कुछ अतिरिक्त कमरे रखकर हल किया जा सकता है। अपने घटना की विशेषताओं पर विचार करें और उन क्षेत्रों के बारे में सोचिए जो उत्पन्न होने वाली समस्याओं के प्रति अधिक संवेदनात्मक हैं। आगे की योजना बना और वैकल्पिक परिदृश्यों के विकास के लिए, आप सबसे महंगी घटना की योजना गलतियों में से एक से बच सकते हैं।

पर्याप्त सहायता नहीं रखता है

जब यह इवेंट के कर्मचारियों को काम पर रखने की बात आती है, तो इससे ज्यादा बेहतर होता है इससे आपको और पैसा खर्च होगा लेकिन यह आपके ईवेंट को बचा सकता है इसे चित्र करें: कारों का बैकअप एक पार्किंग में प्रवेश करने के लिए इंतजार कर रहा है जबकि पार्किंग के दायरे को पागलपन से रखने की कोशिश करते हैं। निराश अतिथियों की एक पंक्ति, एक पेय का आदेश देने के लिए इंतज़ार कर रही है क्योंकि एक सर्वर मांग के साथ संघर्ष करने के लिए संघर्ष करता है। इवेंट पंजीकरण श्रमिकों की संख्या में आने वाले मेहमानों की संख्या में बढ़ोतरी हुई है, थके हुए यात्रियों को प्रतीक्षा करने के लिए प्रतीक्षा करने में बहुत देर हो रही है। आपको यह विचार मिलता है। व्यस्त समय के दौरान सहायता के लिए अतिरिक्त इवेंट स्टाफ़ रखने के लिए, जरूरतों के क्षेत्रों में अतिरिक्त सेवा प्रदान करें, समस्याएं उत्पन्न करें, प्रश्नों के साथ मेहमान पहुंचने के लिए स्वागत करने का स्वागत करें, या अपने ईवेंट को एक शानदार घटना से शानदार घटना तक बढ़ा सकते हैं।

इवेंट स्टाफ को भर्ती करते समय, उन कर्मचारियों की तलाश करें, जिनके साथ आप जिस प्रकार के आयोजन की योजना बना रहे हैं, उसका अनुभव कर सकते हैं। किराए पर केवल पेशेवर, अत्यधिक अनुशंसित कर्मचारी उन्हें आपकी घटना के बारे में बताएं, जो मेहमान भाग ले रहे होंगे, आपकी उम्मीदें, और उनसे संपर्क करना चाहिए, उनके पास सवाल या समस्या होनी चाहिए। इवेंट स्टाफ़ - भले ही उन्हें एक बाहरी विक्रेता द्वारा प्रदान किया गया हो - आप और आपकी ईवेंट नियोजन व्यवसाय का प्रतिनिधित्व करते हैं।इवेंट स्टाफ़ के साथ एक नकारात्मक मुठभेड़ दोनों मेहमान और क्लाइंट की याद में रहेंगे और सबसे अच्छी तरह से योजनाबद्ध घटनाओं को खटास कर सकते हैं।