प्रभावी बैठकें सुनिश्चित करने के लिए युक्तियां परिणाम उत्पन्न करती हैं

लोग बैठकों में इतना समय बिताते हैं कि निरंतर परिणाम में बैठक का समय बदलना सफल संगठनों के लिए एक प्राथमिकता है। मीटिंग के पहले, दौरान और मीटिंग के दौरान बैठकों के लिए बैठकों को सफल बनाने के लिए कार्यवाही प्रबंधन की आवश्यकता होती है।

यदि आप इन मीटिंग प्रबंधन अवसरों में से किसी एक को उपेक्षित करते हैं, तो आपकी बैठकों और टीमों के फल आप जिस समय से निवेश करते हैं, उस समय से वहन नहीं करेंगे। अपेक्षित, सकारात्मक और रचनात्मक परिणामों को प्राप्त करने के लिए अपने उपस्थितियों को निर्देशित करने के लिए इन बारह मीटिंग प्रबंधन युक्तियां लें।

प्रभावी बैठकें सुनिश्चित करने के लिए मीटिंग से पहले क्या करना है

मीटिंग के परिणाम पूरा करने के लिए मीटिंग से पहले कार्य करने की प्रक्रिया। आप सभी आवश्यक अनुवर्ती कार्रवाई कर सकते हैं लेकिन प्रभावी बैठक शुरू करने की योजना के बिना, आपके परिणाम आपको निराश करेंगे इन युक्तियों से आप बैठक और योजना को लागू करने में मदद करेंगे।

बैठक की योजना बनाएं

प्रभावी बैठकें जो परिणाम उत्पन्न करती हैं, बैठक की योजना से शुरू होती हैं सबसे पहले, यह पहचान लें कि क्या आपको बैठक की योजना बनाने में सहायता के लिए अन्य कर्मचारियों की ज़रूरत है या नहीं। फिर, तय करें कि आप बैठक को आयोजित करके पूरा करने की क्या उम्मीद करते हैं। अपनी बैठक के लिए योग्य लक्ष्यों की स्थापना करें

आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्यों को एक प्रभावी बैठक की योजना के लिए रूपरेखा स्थापित करनी होगी। जैसा कि स्टीफन कोवेली ने अत्यधिक प्रभावशाली लोगों की सात आदतें में कहा है, "अंत में शुरू करो।" आपकी मीटिंग के उद्देश्य बैठक का ध्यान केंद्रित करेंगे, बैठक का एजेंडा, और मीटिंग के प्रतिभागियों को आपको उद्देश्य पूरा करने की आवश्यकता होगी।

सुनिश्चित करें कि आपको एक मीटिंग की आवश्यकता है

एक बार जब आप अपनी मीटिंग योजना विकसित कर लें, यह सुनिश्चित करें कि निर्धारित लक्ष्यों को पूरा करने के लिए एक बैठक उपयुक्त वाहन है। जब आप लोगों में शामिल होने के समय के लिए खाता करते हैं, तो समय-सारिणी और आयोजन करना महंगा होता है, इसलिए यह सुनिश्चित करने के प्रयास करें कि बैठक में समस्या को हल करने, प्रक्रिया में सुधार, या चल रही योजना बनाने का सबसे अच्छा मौका है।

आप मिल सकते हैं कि आप ईमेल चर्चा के साथ मीटिंग के लक्ष्य पूरा कर सकते हैं या कंपनी न्यूज़लेटर के माध्यम से जानकारी का वितरण और अनुरोध कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि बैठक की आवश्यकता है और आपके लिए अधिक सुविधाजनक नहीं है-आप अपने मीटिंग अटेंडीज़ से बेहतर परिणाम प्राप्त करेंगे, जब आप वास्तव में उनकी आवश्यकताओं का स्टॉक लेंगे

बैठक में उचित भागीदारी सुनिश्चित करना

यदि कोई बैठक आपके लक्ष्यों को पूरा करने के लिए उचित माध्यम है, तो उन प्रतिभागियों के साथ संपर्क करें जिन्हें सफल होने के लिए बैठक में भाग लेना चाहिए। बैठक में भाग लेने के लिए आवश्यक उपस्थितियों को उपलब्ध होना चाहिए।

गंभीर कर्मचारियों के सदस्यों के बिना एक बैठक आयोजित करने की बजाय मीटिंग स्थगित करें यदि कोई प्रतिनिधि एक महत्वपूर्ण निर्णय निर्माता के स्थान पर जाता है, तो सुनिश्चित करें कि नामित स्टाफ सदस्य को निर्णय लेने का अधिकार है या बैठक को स्थगित कर दें।

बैठक से पहले पूर्व-काम वितरित करें और समीक्षा करें

मीटिंग फिसिलिटेटर के साथ शुरूआत में कितनी मीटिंगें हुईं, जो कि हैंडआउट्स का एक रील या चर्चा के लिए एक माइक्रोसॉफ्ट पावर प्वाइंट स्लाइड पेश कर रहा है? निराशा होती? बिलकुल। मीटिंग एक समूह में पढ़ी जाती है, जो लक्ष्य उपलब्धि के लिए शायद ही उपयोगी होती है।

जब एक बैठक आयोजित करने के लिए घोषित उद्देश्य निर्णय लेने और सवालों का जवाब दे रहे हैं, तो एक समूह पढ़ने-योग्य लोगों के समय की शर्मनाक अपशिष्ट है।

आप बैठकों को सबसे अधिक उत्पादक बना सकते हैं और वास्तविक बैठक के पहले आवश्यक पूर्व-कार्य प्रदान करके परिणाम सुनिश्चित कर सकते हैं। बैठक से 48 घंटो के पूर्व कार्य, चार्ट, ग्राफ और पढ़ना सामग्री प्रदान करना बैठक की सफलता को प्रभावित करता है जितना अधिक समय आप आवंटित करेंगे, बेहतर तैयार लोग आपकी मीटिंग के लिए होंगे।

दस्तावेज़ीकरण जो आपको बैठक के लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करेगा, रिपोर्ट शामिल कर सकते हैं; डेटा, चार्ट, और प्रतिस्पर्धी जानकारी के लिंक, बिक्री के महीने, और उत्पादन योजना; माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉईंट स्लाइड जो प्रमुख चर्चा बिंदुओं को दर्शाती है; और मीटिंग, नोट्स और पहले या संबंधित बैठकों और परियोजनाओं से अनुवर्ती बैठक।

पूर्व-कार्य, जानकारी को पढ़ने के लिए, समय-समय पर वितरित करने के लिए लिंक करने के लिए लिंक के साथ-साथ आने वाली उपस्थितियों को बैठक से पहले पूर्व-कार्य पढ़ा जाएगा, यह सुनिश्चित करने में सहायता करता है कि आपकी मीटिंग सफल हो।

बैठक के दौरान प्रभावी बैठकें सुनिश्चित करने के लिए

बैठक के प्रभावी उपयोग विषय के लिए उत्साह तैयार करता है यह प्रतिभागियों से प्रतिबद्धता और उपलब्धि की भावना पैदा करता है लोग अपने दिन-प्रतिदिन की चुनौतियों से बड़ा कुछ का हिस्सा महसूस करते हैं इसलिए, एक अच्छी तरह से सुविधाजनक, सक्रिय बैठक जो अनुवर्ती मंच के लिए सेट करती है, वह बैठक परिणाम उत्पन्न करेगी।

प्रभावी बैठक सुविधा

मीटिंग के नेता बैठक के प्रतिभागियों के बीच बातचीत के लिए एक सकारात्मक, उत्पादक टोन सेट करते हैं। प्रभावी मीटिंग सुविधा लक्ष्य, या अनुमानित परिणामों और एजेंडे की समीक्षा के साथ शुरू होती है। सुविधादाता समूह के सदस्यों को ध्यान केंद्रित और उत्पादक रहने में मदद करता है

मीटिंग डिजाइन और एजेंडे ने बैठक के लिए ढांचा तय किया एक प्रभावी सुविधादाता, जो प्रतिभागियों को ट्रैक पर रखता है, बैठक से उम्मीद की पूर्ति की गारंटी देता है, वांछित परिणाम।

बैठक में पूर्व-कार्य का प्रयोग करें

मीटिंग के दौरान मीटिंग से पहले प्रदान की गई पूर्व-कार्य और अन्य जानकारी का उपयोग या संदर्भ। आप प्रतिभागियों को वांछित परिणाम पूरा करने के लिए अभिन्न अंग की समीक्षा करने के लिए समय की आवश्यकता के लिए आवश्यक समय बिताने की आवश्यकता को मजबूत करते हैं।

आपकी प्रतिभागियों को आपकी बैठकों में भाग लेने से पहले तैयार रहना होगा और आपके परिणाम ठोस तैयारी और नेतृत्व के लिए गवाही देंगे कोई भी टीम के साथी की नज़र में अपरिपक्व, उदासीन, या योगदान नहीं दिखाना चाहता है

प्रत्येक प्रतिभागी को क्रिया में शामिल करना

प्रत्येक कार्यसमूह के पास विभिन्न व्यक्तित्व हैं जो बैठकों के लिए दिखाए जाते हैं। आपके पास शांत सहकर्मियों और लोग हैं जो हर प्लेटफॉर्म पर हावी होने की कोशिश करते हैं। चाहे बैठक में सहायता करना या भाग लेना, आपको बैठक के लक्ष्यों को पूरा करने में प्रत्येक उपस्थित व्यक्ति को शामिल करना होगा।

यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक भागीदार को बैठक के विषय में और अनुवर्ती में निवेश किया जाता है। पहाड़ी पर हर किसी को धक्का देने की कोशिश करने वाले एक प्रमुख कर्मचारियों की तुलना में आप पूरी टीम के साथ अधिक परिणाम पूरे करेंगे।

एक प्रभावी बैठक का पालन-पोषण योजना बनाएं

बैठक के दौरान, कार्रवाई आइटम के साथ एक अनुवर्ती योजना बनाएं प्रभावी योजनाओं में निम्नलिखित शामिल हैं

विशिष्ट एक्शन मद,

• उस व्यक्ति का नाम जो "आइटम" की कार्यवाही "मालिक" करने के लिए प्रतिबद्ध है,
• कार्रवाई आइटम की नियत तारीख, और
• इस बात का एक समझौता है कि पूरा होने का क्या मतलब है कार्रवाई आइटम का
• वास्तविक जीवन के परिदृश्यों और सफलता के लिए बाधाओं पर चर्चा करें जो टीम के सदस्यों को अनुभव कर सकते हैं क्योंकि वे उन वस्तुओं को पूरा करने का प्रयास करते हैं जो आवश्यक परिणामों का उत्पादन करेंगे। अपनी अगली मीटिंग के लिए एक समय निर्धारित करें, यदि आवश्यक हो, जबकि प्रतिभागी उपस्थिति में हैं

प्रभावी बैठकों को सुनिश्चित करने के लिए बैठक के बाद

बैठक से पहले और दौरान कार्यवाही और योजना की उम्मीद, सकारात्मक, और रचनात्मक परिणामों को प्राप्त करने में आपकी मदद करने में एक बड़ी भूमिका निभाती है। मीटिंग के बाद आपकी कार्रवाई सिर्फ महत्वपूर्ण हैं अगले अनुसूचित मीटिंग में अनुवर्ती कार्रवाई के परिणाम सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त निवेश नहीं है।

बैठक मिनट प्रकाशित करें

24 घंटे के भीतर अपने मिनट और कार्य योजना प्रकाशित करके शुरू करें। लोगों को प्रभावी ढंग से परिणाम में योगदान मिलेगा यदि वे कार्रवाई वस्तुओं पर तुरंत आरंभ करते हैं। उनकी अभी भी बैठक की एक नई याददाश्त है, चुना दिशा के लिए चर्चा और तर्क।

वे उत्साहित और आरंभ करने के लिए तैयार रहते हैं। मिनटों के वितरण में देरी से आपके परिणामों को नुकसान पहुंचाएगा क्योंकि ज्यादातर लोगों ने अपनी प्रतिबद्धताओं से निपटने से पहले मिनटों की प्रतीक्षा की है।

प्रभावी बैठक का पालन-पोषण

समय सीमा का पालन करना और निरीक्षण करना आपकी बैठकों से परिणाम प्राप्त करने में आपकी सहायता करेगा। बैठक के दौरान समय सीमा तय की गई थी। मीटिंग के बाद, प्रत्येक व्यक्ति को एक एक्शन आइटम के साथ अपनी वचनबद्धता की अपनी व्यक्तिगत उपलब्धि के लिए एक योजना भी करनी चाहिए।

चाहे वे अपने प्लानर में कदम लिखते हैं, कार्यों को किसी अन्य कर्मचारी को सौंप दें, या सिर्फ कार्य पूरा करें, व्यक्ति अनुवर्ती कार्रवाई के लिए जिम्मेदार है।

तो बैठक योजनाकार है आप बैठकों के परिणामों को प्रत्येक व्यक्ति के साथ पालन करके परिणाम सुधार सकते हैं, जिसमें बैठकों के बीच एक कार्रवाई वस्तु का मध्य मार्ग होता है। आपका लक्ष्य प्रगति की जांच करना है और यह सुनिश्चित करना है कि कार्य चल रहे हैं। याद रखें कि जो आप पूछते हैं वह पूरा हो जाता है

अगली मीटिंग के दौरान फॉलो-अप के लिए जवाबदेही

क्या आपने कभी एक अनुवर्ती मीटिंग में बैठे थे, जिसमें प्रत्येक भागीदार का कहना था कि वे अपनी प्रतिबद्धता को पूरा करने में असमर्थ क्यों हैं? परिणाम दु: खद है। परिणामों के लिए उत्तरदायित्व के आदर्श या कस्टम की स्थापना आपके मीटिंग चक्र के शुरू में शुरू होती है।

बैठकों के बीच मध्यस्थता के माध्यम से फॉलो-अप का समर्थन मिलता है, लेकिन समूह को अस्वीकार्य प्रतिबद्धताओं को बनाए रखने में विफल होना चाहिए। अगली बैठक में प्रगति और परिणामों पर रिपोर्ट करें और उम्मीद करें कि सभी को पूरा किया जाएगा।वैकल्पिक रूप से, अगली मीटिंग में प्रगति की जांच करें और अगर प्रगति के लिए एक वास्तविक अवरोध है, तो आगे बढ़ने का तरीका निर्धारित करें

निरंतर सुधार के लिए बैठक प्रक्रिया को दोष देना

प्रत्येक मीटिंग को बहिष्कृत करने का अभ्यास निरंतर सुधार के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है प्रतिभागियों ने चर्चा की कि मौजूदा मीटिंग प्रक्रिया के बारे में प्रभावी या अप्रभावी क्या था। उन्होंने यह भी प्रगति पर चर्चा की है कि वे महसूस करते हैं कि समूह उस विषय पर क्या कर रहा है जिसके लिए बैठक हुई थी।

एक और स्तर पर निरंतर सुधार करना, सफल टीम अपनी पूरी परियोजना के साथ-साथ यह निर्धारित करने की प्रक्रिया को प्रभावी ढंग से बताती है कि वे परिणाम कैसे बनाते हैं। भविष्य की बैठकों में मूल्यांकन दर्शाया गया है संगठन परिणाम बनाने के लिए बैठकें एक और भी प्रभावी उपकरण के रूप में विकसित होती हैं।

निष्कर्ष

परिणाम मिलनसार और क्रियान्वित बैठकों से प्राप्त और प्राप्त करने योग्य हैं। इन बारह सिफारिशों का पालन करने के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि बैठकों में बैठकों में निवेश करने से मिलने वाले उम्मीदवार, सकारात्मक और रचनात्मक परिणाम प्राप्त होते हैं। आपकी संस्था आपकी उपलब्धि को प्रतिफल देगी और आपके सहकर्मियों आपसे प्यार करेंगे जब आप इन प्रभावी बैठक युक्तियों का उपयोग करेंगे