एक व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए प्रारूप

आम तौर पर, व्यापार पत्र केवल नौकरी से संबंधित या अन्य पेशेवर संचार के लिए सबसे महत्वपूर्ण है: सिफारिश पत्र, कवर पत्र, इस्तीफा पत्र, कानूनी पत्राचार, कंपनी संचार, आदि। संचार का एक औपचारिक मोड, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके पास सभी स्वरूपण को सही जगह पर रखा गया है यह विशेष रूप से सच है अगर आप ईमेल की बजाय प्राप्तकर्ता को हार्ड कॉपी भेज रहे हैं

निम्नलिखित नमूना पत्र प्रारूप में पत्र लिखते समय उपयुक्त फॉन्ट, नमस्कार, रिक्तियां, समापन, और व्यापार पत्राचार के लिए हस्ताक्षर के साथ एक पत्र लिखते समय शामिल होने की आवश्यकता होती है।

नमूना पत्र प्रारूप

संपर्क जानकारी (आपकी संपर्क जानकारी। अगर आप लेटरहेड पर लिख रहे हैं जिसमें आपकी संपर्क जानकारी शामिल है, तो आपको इसे पत्र की शुरुआत में शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।) < आपका नाम
आपका पता
आपका शहर, राज्य, ज़िप कोड
आपका फोन नंबर
आपका ईमेल पता

तिथि

संपर्क जानकारी

(जिस व्यक्ति या कंपनी को आप लिख रहे हैं) नाम
शीर्षक
कंपनी
पता
शहर, राज्य , ज़िप कोड
ग्रीटिंग

( नमस्कार उदाहरण) प्रिय श्री / एमएस अंतिम नाम: (औपचारिक नमस्कार का प्रयोग करें, पहला नाम नहीं, जब तक कि आप व्यक्ति को बहुत अच्छी तरह से जानते नहीं हैं।) अगर आप उस व्यक्ति के लिंग को नहीं जानते हैं, तो आप अपना पूरा नाम लिख सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप "प्रिय पॅट क्रॉडी "के बजाय" प्रिय श्री क्रॉडी "या" प्रिय सुश्री क्रोडि। "ध्यान दें कि व्यक्ति का नाम हमेशा एक व्यापार पत्र में एक बृहदान्त्र (:) के द्वारा पीछा किया जाता है, और कोई अल्पविराम नहीं। अगर आपको प्राप्तकर्ता का पता नहीं है नाम, यह अभी भी सामान्य है (और सुरक्षित) पुराने जमाने का उपयोग करने के लिए "यह किससे चिंता है:")।

पत्र का शरीर

एक पत्र लिखते समय, आपका पत्र सरल और केंद्रित होना चाहिए, ताकि आपके पत्र का उद्देश्य स्पष्ट हो।

एकल स्थान आपके पत्र और प्रत्येक अनुच्छेद के बीच एक स्थान छोड़ दें। वाम ने अपने पत्र को सही ठहराया। एरियल, टाइम्स न्यू रोमन, कूरियर न्यू या वर्डाना जैसे सादे फ़ॉन्ट का उपयोग करें। फ़ॉन्ट आकार 10 या 12 अंक होना चाहिए।

रंगीन पेपर या निजी स्टेशनरी पर बजाए व्हाइट बांड पेपर पर बिजनेस अक्षरों को हमेशा लिखा जाना चाहिए।

आपके पत्र के पहले पैराग्राफ के बारे में एक परिचय देना चाहिए कि आप क्यों लिख रहे हैं ताकि आपका उद्देश्य शुरुआत से ही स्पष्ट हो।

फिर, निम्नलिखित पैराग्राफ में, आपके अनुरोध या आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी के बारे में अधिक जानकारी और विशिष्ट विवरण प्रदान करें।

आपके पत्र के आखिरी पैराग्राफ को आप जिस कारण से लिख रहे हैं उसका दोहराया जाना चाहिए और आपके अनुरोध की समीक्षा के लिए पाठक का धन्यवाद करना चाहिए। यदि उपयुक्त हो, तो उसे विनम्रतापूर्वक एक लिखित प्रतिक्रिया मांगनी चाहिए या आपके अनुरोध पर और चर्चा करने के लिए एक बैठक की व्यवस्था करने का अवसर चाहिए।

प्रत्येक अनुच्छेद के बीच, और समापन से पहले नमस्कार के बाद एक रिक्त पंक्ति छोड़ दें।

सबसे अच्छा संबंध,

(

उदाहरणों को बंद करना

) हस्ताक्षर हस्तलिखित हस्ताक्षर (हार्ड कॉपी पत्र के लिए) - नीले या काली स्याही का उपयोग करने के लिए साइन इन करें पत्र)

टाइप हस्ताक्षर

यदि आप एक ईमेल पत्र भेज रहे हैं, तो यहां शामिल है और आपके हस्ताक्षर को प्रारूपित करने का तरीका बताया गया है। व्यापार पत्र लेखन के लिए युक्तियां

एक बार जब आप अपना व्यवसाय पत्र लिखे, तो स्क्रीन पर इसे स्पेल-बुक (स्पेलचेक का उपयोग करके) दिखाएं। फिर इसे प्रिंट करें और इसे कम से कम एक बार के माध्यम से पढ़ें, किसी भी त्रुटि या टाइपो की जाँच करें

(हार्ड कॉपी पर त्रुटियों का पता लगाना अक्सर आसान होता है।)

त्रुटियों के प्रारूपण के लिए भी छिपे रहें, जैसे कि दो पैराग्राफ जिनके बीच में कोई स्थान नहीं है, या जो लाइनें गलत तरीके से लगाई गई हैं लिफाफे में अपना पत्र डालने से पहले, नीले या काली स्याही का उपयोग करके अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर हस्ताक्षर करने के लिए मत भूलना।

यदि आप अपना पत्र लिखने के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या अन्य वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, तो टेम्पलेट्स उपलब्ध हैं जो आपके पत्र को सही तरीके से स्वरूपित करने में मदद कर सकते हैं।

मुफ्त माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पत्र टेम्पलेट्स के बारे में अधिक जानकारी यहां है

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