एक प्रभावी बैठक कार्यसूची कैसे विकसित करें

एक मीटिंग का एजेंडा उन आइटम्स की सूची है जो प्रतिभागियों को एक बैठक में पूरा करने की उम्मीद है। एजेंडा को प्रतिभागियों को एक बैठक के पहले कई दिन पहले वितरित किया जाना चाहिए, कम से कम 24 घंटे ताकि प्रतिभागियों को बैठक के लिए तैयार करने का अवसर मिल सके।

मीटिंग मिनटों के साथ संयोजन में, दस्तावेज जो प्रतिभागियों को एक मीटिंग के बाद प्राप्त होता है, एजेंडा बैठक की योजना है और पूर्व बैठक के लिए रिपोर्ट अनुवर्ती है

जब आप एक बैठक का एक एजेंडा विकसित करते हैं जो नियमित रूप से निर्धारित नहीं होता है, तो निम्न चरण आपकी सहायता करेंगे। बाद में इस लेख में, आप नियमित रूप से निर्धारित बैठक के लिए एक टेम्पलेट देखेंगे। दो प्रकार की बैठकों में इसी तरह की एजेंडा वस्तुओं को साझा किया जाता है लेकिन वास्तव में ऐसा नहीं है।

एक बैठक कार्यसूची का विकास करना

सबसे पहले, यह पहचान लें कि बैठक में योजना बनाने में आपकी मदद करने के लिए अन्य कर्मचारियों की ज़रूरत है या नहीं। फिर, तय करें कि आप बैठक को आयोजित करके पूरा करने की क्या उम्मीद करते हैं। अपनी बैठक के लिए योग्य लक्ष्यों की स्थापना करें आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्य प्रभावी मीटिंग योजना के लिए रूपरेखा स्थापित करेगा।

जैसा स्टीफन कोवेय कहते हैं कि बेहद प्रभावी लोगों की सात आदतें , "अंत में शुरू करो।" आपकी मीटिंग का उद्देश्य बैठक का ध्यान, बैठक का एजेंडा, और मीटिंग प्रतिभागियों को निर्धारित करेगा।

एक एजेंडा तैयार करना बैठक के लिए एक योजना बना रही है आप मुख्य लक्ष्य या उद्देश्य से शुरू करते हैं, जिसे आप बैठक आयोजित करके पूरा करने का प्रयास कर रहे हैं।

एक बार जब आप अपने लक्ष्य पर निर्णय लेते हैं, तो आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि आपको अपने एजेंडे की योजना के लिए अतिरिक्त कर्मचारियों की सहायता की आवश्यकता है या नहीं। यदि हां, तो उन्हें शामिल होने के लिए आमंत्रित करें

अपना संपूर्ण लक्ष्य निर्धारित करने के बाद, आप या आपकी टीम को निम्नलिखित निर्णय लेने की आवश्यकता है बैठक के उद्देश्य या लक्ष्य के अलावा, इन वस्तुओं में से प्रत्येक बैठक कार्यसूची पर दिखाई देता है

• वास्तविक मीटिंग के लिए आवश्यक प्रतिभागियों,
• उन वस्तुओं की चर्चा या क्रिया की आवश्यकता होती है जो लक्ष्य या उद्देश्य की पूर्ति की ओर बढ़ेगा,
• उस समय की मात्रा जिसे आप समूह की आशा करते हैं, की चर्चा की आवश्यकता होगी प्रत्येक आइटम,
• बैठक के लिए एक तारीख और समय,
• एक उपयुक्त स्थान, जो बैठक के लिए सभी प्रतिभागियों को आराम से रखेगा,
• मीटिंग के लिए पूर्व-काम इसमें किसी भी रीडिंग, प्रलेखन, डेटा, मीटिंग से पहले मीटिंग, या कोई अन्य तैयारी शामिल होगी जो आपकी वास्तविक बैठक को सफल बना देगी। यह तैयारी बैठक के नोटिस और एजेंडे से संलग्न की जानी चाहिए जब आप उन्हें आमंत्रित प्रतिभागियों को वितरित करेंगे।

उपर्युक्त निर्णय मदों के अलावा, मानक कार्यसूची में शामिल होना चाहिए:

• मीटिंग के उद्देश्य, एजेंडे और अपेक्षित परिणामों और उत्पाद की समीक्षा करें।
• पूर्व बैठक के मिनटों की समीक्षा करें
• पूर्व बैठक में किए गए प्रतिबद्धताओं और कार्रवाई वस्तुओं पर प्रतिभागियों की प्रगति की समीक्षा करें।
• नोट लेने वाला या नेता को अंतिम कार्यसूची आइटम के रूप में मीटिंग के दौरान प्रतिभागियों द्वारा की गई प्रतिबद्धताओं की समीक्षा करना होगा

निर्णय लें कि आपकी कार्यसूची को पूरा करने के लिए किसने भाग लेना होगा

एक बार जब आप यह निर्णय ले लें कि आपका लक्ष्य पूरा करने के लिए एक बैठक आवश्यक है, तो आपको प्रतिभागियों की सूची विकसित करने की आवश्यकता है

प्रत्येक कर्मचारी हर बैठक में भाग ले सकता है या नहीं, लेकिन सही प्रतिभागियों को आमंत्रित करने से आपकी सफलता की संभावना बढ़ जाएगी अपने प्रतिभागियों को अपने आप को निम्नलिखित प्रश्नों जैसे प्रश्न पूछकर निर्धारित करें।

नियमित रूप से अनुसूचित बैठक के लिए बैठक का कार्यसूची

प्रत्येक मीटिंग को कस्टम विकसित एजेंडा की आवश्यकता नहीं है अधिकांश कर्मचारी नियमित रूप से अपने विभागों या कार्य समूहों के लिए नियमित रूप से बैठे हैं आपके पास टीमों और परियोजनाएं भी हैं जो आप भाग लेते हैं।

एक चल रही परियोजना को प्रत्येक मीटिंग के लिए एक नव विकसित एजेंडा की आवश्यकता नहीं हो, लेकिन आपकी मीटिंग के लिए एक मानक दृष्टिकोण अपनाने से आपकी टीम अच्छी तरह से सेवा करेगी।

नियमित रूप से अनुसूचित बैठक तीन खंडों में विभाजित करती है, जिनमें प्रत्येक के पास मानक कार्यसूची आइटम हैं: सूचनात्मक आइटम, कार्य वस्तुएं, और आगे की योजना

मीटिंग एजेंडा

सूचनात्मक आइटम

एक्शन आइटम

फॉरवर्ड प्लानिंग

यदि आप अपना मीटिंग एजेंडे विकसित करते समय इन दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो आप संभावना को बढ़ाते हैं कि आपकी मीटिंग परिणाम उत्पन्न करेगी

बैठक के एजेंडे से संबंधित

• समूह के विकास के लिए कौन-सा हल होना चाहिए?
• समूह की चर्चा किस प्रक्रिया पर है?
• किस सूचना को आप वितरित कर रहे हैं उसे जानने की जरूरत है?
• निर्णय लेने की दिशा में डेटा और तथ्यों को कौन प्रदान कर सकता है?
• समूह के साथ साझा करने के लिए अनुभव या विशेषज्ञता कौन है?
• किसी भी समाधान या कार्यों के कार्यान्वयन का समर्थन कौन करना चाहिए?
• बैठक के परिणाम को पूरा करने के लिए कौन से अनुमति या संसाधन प्रदान करना चाहिए?
• किसी भी समाधान या दिशा के कार्यान्वयन का विरोध कौन करेगा?
• गर्म और शुभकामनाएं एक संक्षिप्त बर्फबारी पर विचार करें कि समूह कितनी बार मिलता है
• बैठक के उद्देश्य, एजेंडे और अपेक्षित परिणामों और उत्पाद की समीक्षा करें।
• पूर्व बैठक के मिनटों की समीक्षा करें
• टीम की जरूरत है कि उपयुक्त विभागीय और कंपनी की जानकारी प्रदान करें
• कार्रवाई की वस्तुओं, कार्य योजनाओं और प्रतिबद्धताओं पर प्रगति की समीक्षा करें समीक्षा समूह लक्ष्यों पर प्रगति करता है
• इस मीटिंग के लिए एजेंडा वस्तुओं के बारे में चर्चा करें और निर्णय करें।
• अगले चरण पहचानें
• अगले मीटिंग के लिए उद्देश्य, परिणाम और एजेंडे की पहचान करें
• नोट लेने वाला को बैठक के दौरान लोगों द्वारा की गई प्रतिबद्धताओं की समीक्षा करनी चाहिए।
• समूह में न होने वाले लोगों से आवश्यक सहायता की पहचान करें और संपर्क बनाने के लिए प्रतिभागियों को असाइन करें
• बैठक के 24 घंटों के भीतर मिनट भेजें

  प्रभावी बैठकों के लिए अधिक संबंधित

  • दोपहर के भोजन के लिए मीटिंग को मिलो और नमस्कार करें
  • समूह मानदंडों का विकास करें
  • टीम मानदंड का नमूना