निकास साक्षात्कार भागीदारी दर में सुधार कैसे करें

निकास साक्षात्कार कर्मचारी से सच और ईमानदार प्रतिक्रिया पाने का सर्वोत्तम तरीका है। नकारात्मक पक्ष यह है कि निकास साक्षात्कारों से डेटा की एक महत्वपूर्ण मात्रा को बनाने में कुछ समय लगता है। आपकी सहभागिता दर बढ़ाना, हालांकि, आपकी निकास साक्षात्कार से अधिक मात्रा में कार्रवाई योग्य जानकारी प्राप्त करने में आपकी सहायता कर सकती है।

निकास साक्षात्कार के लिए एक अच्छी भागीदारी दर क्या है?

अनुसंधान से पता चलता है कि कागज और पेंसिल निकास साक्षात्कार के लिए औसत प्रतिक्रिया दर लगभग 30-35% है

इसका मतलब है कि 2000 कर्मचारी वाले एक कंपनी और 15% टर्नओवर दर प्रति वर्ष लगभग 100 पूर्ण निकास इंटरव्यू प्राप्त करने की उम्मीद है। इस भागीदारी स्तर पर, संगठन कुल कर्मचारी आबादी का सिर्फ 5% से बाहर निकलने पर प्रतिक्रिया ले रहा है।

थोड़ा अतिरिक्त प्रयास के साथ, आपको उस प्रतिक्रिया दर को दोगुना करने में सक्षम होना चाहिए। 65% या बेहतर एक्जिट साक्षात्कार भागीदारी के लिए एक अच्छा लक्ष्य है। यह कागज और पेंसिल से बाहर निकलने के साक्षात्कार, वेब आधारित ऑनलाइन निकास इंटरव्यू और टेलीफोन निकास साक्षात्कार के साथ पूरा किया जा सकता है।

एक्जिट साक्षात्कार में आपकी भागीदारी का आकलन करें

अपनी प्रतिक्रिया दर को मापने के लिए, कर्मचारियों की संख्या से पूर्ण किए गए निकास साक्षात्कार की संख्या को विभाजित करें, जिनसे आप एक एक्जिट साक्षात्कार का अनुरोध करते हैं आदर्श रूप से, दूसरी संख्या को समाप्त करने की कुल संख्या के बराबर होना चाहिए, लेकिन व्यावहारिक कारणों के लिए, यह आमतौर पर मामला नहीं है।

एक उदाहरण के तौर पर, अगर आपके पास 300 लोगों से 125 पूर्ण निकास साक्षात्कार हैं जिनसे आपने एक एक्जिट साक्षात्कार पूरा करने के लिए कहा था, तो आपकी भागीदारी दर 125/300 है, जो बराबर है 416 या 41. 6%

यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि इस प्रकार की भागीदारी को ट्रैक करने के लिए आपके पास एक अच्छी विधि है कम से कम, आप एक सुधार परियोजना की शुरुआत में भागीदारी की दर को ट्रैक करना चाहते हैं और उसके बाद समय-समय पर।

एक आदर्श परिदृश्य चल रहे औसत रखने के लिए है जो आप नियमित रूप से संदर्भित कर सकते हैं।

यह वास्तविक समय संख्या तुरंत बाहर की साक्षात्कार में कर्मचारी भागीदारी में गिरावट (या बढ़ोतरी) के बारे में आपको चेतावनी देती है एक ऑनलाइन निकास साक्षात्कार प्रबंधन प्रणाली को आपके लिए यह स्वचालित रूप से करना चाहिए।

बड़ी कंपनियां सहायक कंपनियों, बड़े प्रभागों या भौगोलिक क्षेत्रों के लिए अलग से भागीदारी दर को ट्रैक करना चाहेंगी। छोटे से लेकर मध्यम आकार की कंपनियों को आम तौर पर संगठन के लिए कुल सहभागिता दर से फायदा हो सकता है।

यदि आप तय करते हैं कि आपके साक्षात्कार में आपकी साझेदारी की दर में सुधार हो सकता है, तो अगला कदम आपकी वर्तमान निकास साक्षात्कार प्रक्रिया का विश्लेषण करना है समीक्षा के लिए दो सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्रों में ये हैं:

1. कर्मचारियों ने निकास साक्षात्कार को पूरा करने के लिए क्यों नहीं चुना है?
2. क्या समय-समय पर और प्रभावी तरीके से कर्मचारियों को सूचना प्राप्त करने से मानव संसाधनों को रोकने में कोई समस्या है?

कर्मचारियों ने उनके एक्ज़िट साक्षात्कार को पूरा नहीं किया है

कुछ कारण हैं कि कर्मचारियों ने निकास साक्षात्कार पूरी करने के लिए नहीं चुना है:

• निकास साक्षात्कार बहुत लंबा है।
• निकास साक्षात्कार के सवाल भ्रामक या व्यक्तिगत रूप से आक्रामक हैं
• कर्मचारी यह विश्वास नहीं करता है कि निकास साक्षात्कार पढ़ा जाएगा या कोई फर्क पड़ेगा
• कर्मचारी नतीजों से डरता है
• कर्मचारी कंपनी पर नाराज है
• कर्मचारी procrastinates या भूल जाता है
• प्रक्रिया मुश्किल या असुविधाजनक है

यदि आप रेटेड प्रश्नों के साथ एक एक्जिट साक्षात्कार सर्वेक्षण का उपयोग कर रहे हैं, तो 35-60 प्रश्न सही सर्वेक्षण लंबाई के बारे में हैं कर्मचारी के लिए 60 से अधिक प्रश्न लंबे और असहज महसूस करने लगते हैं। अगर आप 70 प्रश्नों को पार करते हैं, तो आपको अपर्याप्त निकास साक्षात्कार के लिए अधिक संख्या में तैयार रहना चाहिए।

सरलता के लिए अपने निकास साक्षात्कार प्रश्नों की समीक्षा करें खुद को कर्मचारी के जूते में रखो और अपने आप से पूछें कि आप सवालों के जवाब कैसे महसूस करेंगे। भावनाओं और भावनाओं के लिए पूछने वाले बहुत से निकास साक्षात्कार प्रश्नों से बचें

कई कर्मचारी अपनी भावनाओं के अनुरूप नहीं हैं (या यदि वे हैं तो वे उन्हें आपके साथ साझा नहीं करना चाहते हैं) एक प्रक्रिया के प्रभाव को दर करने के बजाय कर्मचारी के लिए यह बहुत आसान है कि प्रक्रिया के बारे में उन्हें कैसा लगता है।

बाहर निकलें इंटरव्यू फीडबैक की अनदेखी

कर्मचारी अपने एक्जिट साक्षात्कार पूरी नहीं करेंगे अगर उनका मानना ​​है कि जो फीडबैक वे उपलब्ध कराते हैं उन्हें पढ़ा नहीं जाएगा या उन्हें तुरंत नजरअंदाज नहीं किया जाएगा। कर्मचारियों को यह बताने के लिए महत्वपूर्ण है कि आप उनके फीडबैक को महत्व देते हैं। जब आप बाहर निकलें इंटरव्यू से सुझावों के आधार पर सुधार करते हैं, तो कर्मचारियों को बताने से डरो मत, जहां यह विचार आया।

समय के साथ, कर्मचारी यह सीखेंगे कि आप सुनते हैं। एक बार जब यह कॉर्पोरेट संस्कृति का हिस्सा बन जाए, तो आप बहुत से खुले और ईमानदार विचारों, सुझावों और आलोचकों का आश्वासन ले सकते हैं।

ईमानदार प्रतिक्रिया से नतीजे

इसके अलावा, कर्मचारियों के साथ स्पष्ट होना चाहिए कि ईमानदार प्रतिक्रिया के परिणाम नतीजे नहीं होंगे फिर से भाड़े के लिए भविष्य की पात्रता को रोकने के लिए एक एक्जिट साक्षात्कार में किए गए वक्तव्य का कभी इस्तेमाल नहीं किया जाना चाहिए।

बहुत से विशेषज्ञों का कहना है कि कर्मचारियों को अपने एक्जिट साक्षात्कार फॉर्म पर ईमानदार नहीं होना चाहिए या एक को पूरा करने के लिए नहीं। टी हे का दावा है कि कंपनियां कर्मचारियों के खिलाफ इस सूचना का उपयोग करती हैं मानव संसाधन पेशेवरों को पता है कि यह बकवास है, हालांकि, उन्हें अभी भी इस निराधार धारणा का सामना करना चाहिए।

गुस्सा कर्मचारी प्रतिक्रिया

कंपनी के साथ गुस्से वाले कर्मचारी महसूस कर सकते हैं कि वे एक्जिट साक्षात्कार में भाग लेने से मदद नहीं करना चाहते हैं आप इन कर्मचारियों को अपने गुस्से को बाहर निकलने की साक्षात्कार में प्रोत्साहित करने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं। इनमें से बहुत से नाराज कर्मचारियों को उनकी आवाज़ सुनने का मौका मिला है - खासकर अगर उन्हें पता है कि वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा सुनाई जाएगी।

एक स्वच्छ और सरलीकृत प्रक्रिया भी महत्वपूर्ण है चाहे वह वेब आधारित या पेपर और पेन्सिल हो, बाहर निकलने के इंटरव्यू फॉर्म को सहज और आसान समझने वाले सर्वेक्षण फार्म के साथ रखा जाना चाहिए।

आपकी निकास साक्षात्कार प्रक्रिया में समीक्षा के लिए सैन्य समस्याएं दूसरी प्रमुख क्षेत्र हैं किसी भी प्रक्रिया में आम तौर पर कमजोर लिंक होते हैं और बाहर निकलने के इंटरव्यू अपवाद नहीं होते हैं। आपकी परीक्षा में घटनाओं की पूरी श्रृंखला शामिल होनी चाहिए, जब कोई कर्मचारी नोटिस देता है और समाप्त होता है जब कर्मचारी निचला साक्षात्कार प्रस्तुत करता है

अपनी एक्ज़िट साक्षात्कार प्रक्रिया की लेखापरीक्षा करें

आप निम्नलिखित जानकारी का पता लगाकर अपनी निकास साक्षात्कार की प्रक्रिया का लेखा-परीक्षण करना शुरू कर सकते हैं।

• कर्मचारियों को आम तौर पर कैसे बंद करने के उनके इरादे का नोटिस देते हैं?
• सबसे पहले व्यक्ति को सूचित किया गया है और आम तौर पर कितनी सूचना दी जाती है?
• कौन मानव संसाधन विभाग को बताता है और कैसे? कर्मचारी नोटिस के बाद कितनी जल्दी एचआर अधिसूचित होता है? एचआर में पहले सूचित कौन है?
• निकास साक्षात्कार की शुरुआत करने के लिए कौन जिम्मेदार है? इस व्यक्ति (व्यक्तियों) को कब समाप्ति के बारे में अधिसूचित किया गया है?
• कर्मचारी को निकास साक्षात्कार के बारे में सूचित कैसे किया जाता है? किसके द्वारा? विधि क्या है? कब?
• क्या निकास साक्षात्कार प्रक्रिया के मानव संसाधन में स्पष्ट स्वामित्व है? क्या प्रक्रिया में शामिल लोगों को एक्जिट साक्षात्कार के महत्व और तात्कालिकता को समझते हैं?
• कर्मचारी ने निकास साक्षात्कार के बारे में क्या बताया है? किस तरीके से उन्हें एक्जिट साक्षात्कार पूरा करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है? क्या कर्मचारियों को एक से अधिक समय और एक से अधिक तरीकों से बताया जाता है?
• क्या निकास साक्षात्कार को पूरा करना आसान है?
• कर्मचारी कब और कहाँ से बाहर निकलना होगा साक्षात्कार? क्या आवश्यक संसाधनों तक आसान पहुंच है?
• अगर कर्मचारी काम पर पूरा कर रहे हैं तो क्या कर्मचारी को गोपनीयता के साथ निकास साक्षात्कार पूरा करना है?
• पर्यवेक्षकों और प्रबंधकों को निकास साक्षात्कार की प्रक्रिया के लिए सहायक हैं? क्या वे कर्मचारियों से नकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने के बारे में डरते हैं? क्या आप भयभीत पर्यवेक्षकों पर निर्भर हैं कि कर्मचारियों के लिए एक्जिट साक्षात्कार के बारे में जानकारी रिले करें?
• क्या कर्मचारियों के लिए अपने निकास साक्षात्कारों को जमा करना आसान है?

उपरोक्त सभी लेखापरीक्षा प्रश्नों की समीक्षा करें और अपनी निकास साक्षात्कार प्रक्रिया पर एक कठिन नज़र डालें। निर्धारित करें कि आप इनमें से प्रत्येक क्षेत्र को सुधारने के लिए क्या कर सकते हैं। अपनी समीक्षा समाप्त करने के बाद, आप तुरंत सुधार करने के लिए शुरू कर सकते हैं

अपनी निकासी साक्षात्कार प्रक्रिया को फिर से मापें

आपके द्वारा किए गए कुछ बदलावों से भागीदारी दर में बहुत तेजी से उल्लेखनीय सुधार आएगा दूसरों को कंपनी की संस्कृति को प्रभावी ढंग से प्रसारित करने के लिए अधिक समय की आवश्यकता होगी।

अपनी भागीदारी दर को तीन महीने, छह महीने, नौ महीने और बारह महीनों में फिर से मापें बारह महीना के निशान से, आपको अपनी निकास साक्षात्कार की भागीदारी दर में नाटकीय सुधार देखने की उम्मीद करनी चाहिए। इसका मतलब है कि आपके पास अधिक डेटा होगा जो कि कारोबार को सीमित करने और कर्मचारी प्रतिधारण में वृद्धि करने के लिए उपयोग किया जा सकता है।

निष्कर्ष> निकास साक्षात्कार प्रक्रिया में भाग लेने वाले कर्मचारियों को समाप्त करने की संख्या में वृद्धि करके आप अपने निकास साक्षात्कार के मूल्य को बढ़ा सकते हैं आपकी आंतरिक प्रक्रियाओं के साथ-साथ निकास साक्षात्कार की दोनों सामग्री और संरचना की समीक्षा और सुधार करके, आप अपनी भागीदारी दरों में पर्याप्त वृद्धि प्रदान कर सकते हैं

अंत में, इस संभावना पर विचार करें कि एचआर स्टाफ के सदस्य के साथ वास्तविक साक्षात्कार में आपकी भागीदारी दर में सुधार न हो, लेकिन बेहतर जानकारी प्रदान करें। आप अनुवर्ती पूछताछ के मूल्य को कम नहीं कर सकते।

सुझाए गए निकास साक्षात्कार प्रश्नों को देखें