एक छोटी सी व्यावसायिक बैठक की योजना के लिए युक्तियाँ

यहां तक ​​कि सबसे छोटी व्यावसायिक मीटिंगों में उचित नियोजन की आवश्यकता होती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सभी आवश्यकताओं और उद्देश्यों को शामिल किए गए सभी लोगों के लिए पूरा किया गया हो। कुशल होने के लिए, आपरेशनों का एक आदेश है जो दरारों के माध्यम से फिसलने से विवरण को रोकने के लिए किया जाना चाहिए। आपकी अगली छोटी सी बैठक की योजना के लिए नीचे सूचीबद्ध 8 महत्वपूर्ण कदम हैं।

अपना विषय और स्थान चुनें

यह कदम उन दोनों चर का प्रतिनिधित्व करता है, जो आपके दर्शकों को कुछ और से पहले जानना चाहते हैं।

बैठक का "कहां और क्यों" तुरन्त प्रभावित होगा कि कौन आमंत्रित होगा और चाहे वे भाग लेंगे या नहीं।

आपके द्वारा चुने जाने वाले स्थान की समग्र बैठक पर प्रभाव पड़ता है और उस घटना के नियोजन के दौरान मनुष्य को अन्य निर्णयों को प्रभावित करना पड़ता है।

प्रतिभागियों की पहचान करें एक केंद्रित और उत्पादक बैठक चलाने का एक बड़ा हिस्सा भंग करने से बचना है, और इसका मतलब है कि शीर्ष निर्णय निर्माताओं को आमंत्रित करना सीमित करना कॉर्पोरेट संस्कृति में एक प्रवृत्ति है जिसमें संचार में सभी संबंधित पार्टियां शामिल हैं, लेकिन आप सहयोगियों को दूर करके उत्पादन को बढ़ावा दे सकते हैं जो महत्वहीन चर्चाओं के साथ प्रगति धीमी कर सकते हैं। गैर-मतदान प्रतिभागियों को आमंत्रित करने के बजाय, मुख्य उपस्थितियों को बैठक में आने से पहले अपने अधीनस्थों के साथ बात करने के लिए प्रोत्साहित करें।

तीन तिथियां और समय की पेशकश करें

आप प्रत्येक सहभागी की उपलब्धता के बारे में पूछताछ के बारे में सावधान रहें आपकी मीटिंग के लिए पारस्परिक रूप से लाभकारी तिथि निर्धारित करने के लिए, मुद्दों के "पेंडोरा के बॉक्स" को खोलना आसान है

इस से बचने का एक तरीका कुछ तिथियों और समय की पेशकश करना है, फिर प्रत्येक व्यक्ति से पूछें जो सबसे अच्छा काम करता है यदि आप भाग्यशाली हैं, तो तिथियों में से एक को हर किसी के लिए मिलान होगा यदि नहीं, तो आउटलाइयर से पूछने में डर नहींें, अगर वे बहुमत को समायोजित करने के लिए अपना कैलेंडर समायोजित कर सकते हैं।

एक यात्रा कार्यक्रम बनाएं

बैठक के प्रत्येक सेगमेंट का नेतृत्व कौन करेगा, इसके साथ ही किस विषय पर चर्चा की जाएगी, यह तय करना महत्वपूर्ण है।

एक यात्रा कार्यक्रम को सही तरीके से बनाने के लिए योजनाकारों को शीर्ष अधिकारियों से सलाह लेने की आवश्यकता हो सकती है पहला मसौदा पूरा होने के बाद इसे समूह को स्वीकृति के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

प्रस्तुति की जरूरत पर विचार करें

समूह को विचार प्रस्तुत करने के लिए बहुत सारे अलग-अलग तरीके हैं, और प्रत्येक निर्धारित स्पीकर को अपनी प्राथमिकता प्राप्त करने वाला है पावरपॉइंट कार्यक्षमता, इंटरनेट का उपयोग, और श्वेत बोर्ड कुछ ऐसे घटक हैं जिनके लिए आपको व्यवस्थित करना पड़ सकता है इन विवरणों का अनुरोध करने में सक्रिय रहें, और मीटिंग से कुछ दिन पहले उनकी पुष्टि करने के लिए फ़ॉलो करें।

शेड्यूल कैटरिंग

छोटी बैठकों के लिए भोजन की व्यवस्था करने की कुंजी मेनू को कार्यात्मक रखना है आप नहीं चाहते कि खानपान व्यवसाय के किसी भी पहलू के साथ हस्तक्षेप करे, इसलिए यदि संभव हो तो अत्यधिक औपचारिक भोजन से बचें।अगर बैठने की दोपहर के भोजन के लिए अनुरोध किया जाता है तो भोजन के लिए एक आसन्न कमरे को बुक करने की कोशिश करें ताकि अटेंडीज़ जितनी जल्दी हो सके बैठक में वापस आ सकें।

अंतिम विवरण भेजें

घटना से लगभग सात दिन पहले आप यात्रा कार्यक्रम की अंतिम प्रति और प्रत्येक प्रतिभागी को विवरण भेजना चाहते हैं इसमें उस चीज़ को शामिल करना चाहिए जिसमें दिन के लिए आदेश दिया गया है। इसके अलावा दिशाओं, पार्किंग की जानकारी, कमरे की संख्या और आपातकालीन संपर्क शामिल हैं

यदि आप अधिकारियों के साथ काम कर रहे हैं तो अपने प्रशासनिक सहायकों को ईमेल पर भी प्रतिलिपि बनाएँ।

बैठक का दिन

बैठक योजनाकार के रूप में, यह सुनिश्चित करने के लिए आपका काम है कि घटना को सफलतापूर्वक हटा दिया जाएगा बेशक, आप कमरे का निरीक्षण करने के लिए शीघ्र ही साइट पर पहुंचने और खानपान और ए / वी समन्वयकों से मिलना चाहेंगे। स्थान के आधार पर, आप संकेत भी पोस्ट कर सकते हैं ताकि सभी कमरे में अपना रास्ता खोज सकें।

और वहां आपके पास - एक सफल छोटी बैठक की योजना बनाने के लिए आठ अपेक्षाकृत सरल कदम हैं।

प्रत्येक चरण को क्रियान्वित करना स्पष्ट रूप से आपके भाग में समय और परिश्रम लेता है, लेकिन उपस्थित लोगों को अपनी योजनाओं को सम्बोधित करना आधा लड़ाई है अधिक लोगों को पता है कि बैठक से क्या उम्मीद की जानी चाहिए, और वे तैयार होंगे कि वे व्यवसाय में उतर जाएं।