कैसे QuickBooks में अपनी बैलेंस शीट को कैसे करें

QuickBooks शक्तिशाली लेखांकन सॉफ़्टवेयर है जो आपकी कंपनी की पुस्तकों की वित्तीय स्थिति में मजबूत रिपोर्टिंग और अंतर्दृष्टि प्रदान करता है। बेशक, यह सभी महत्वपूर्ण आधार पर निर्भर करता है कि यह सुनिश्चित करने के लिए कि डेटा सही ढंग से जोड़ते हैं, डेटा पूर्ण सटीकता से इनपुट होना चाहिए। इनपुट त्रुटियां, गोल गलतियों, और अधूरे लेजर सभी खातों को ग़लत तरीके से जोड़ते हैं और इस तरह आपके क्विकबुक स्टेटमेंट की सटीकता कम कर सकते हैं।

यदि आपकी पुस्तकों का मिलान नहीं हो रहा है, तो आपको यह समझना चाहिए कि इंटिट में उपकरण के एक स्रोत को शामिल किया गया है ताकि व्यापार मालिकों को लेखांकन त्रुटि के स्रोत मिल सके और इसे प्रभावी ढंग से पता हो सके। इन समस्याओं को तुरंत सुधारने से यह सुनिश्चित करने में सहायता मिल सकती है कि आपकी पुस्तकों को सटीक और अप-टू-डेट है और आपकी रिपोर्ट पर भरोसा किया जा सकता है।

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1। एक परीक्षण बैलेंस चलाएं

अपनी बैलेंस शीट्स के लिए सही होने के लिए, आपकी रिपोर्ट की गई संपत्ति की कुल राशि को कुल देनदारियों के साथ कुल इक्विटी के बराबर होना चाहिए। जब ये खाता ठीक उसी वैल्यू में शामिल नहीं करते हैं, तो उन्हें लेखा उद्देश्यों के लिए असंतुलित माना जाता है। QuickBooks एक तत्काल प्रतिक्रिया की पेशकश कर सकते हैं कि क्या आपके खाते में एक परीक्षण संतुलन चलाकर संतुलित किया जाता है, जो किसी भी खाते के शुद्ध मूल्य का त्वरित अवलोकन देता है जिसमें कोई सकारात्मक या नकारात्मक शेष है एक परीक्षण संतुलन के उद्देश्य के लिए, किसी भी खाते में शून्य के संतुलन को नजरअंदाज किया जाता है। एक QuickBooks परीक्षण शेष से आउटपुट यह पहचानने में आसान हो सकता है कि किन खातों में बकाया त्रुटियां हो सकती हैं

इस जानकारी की समीक्षा करने के बाद, प्रत्येक खाते को लिखें, जिसे आपको लगता है कि समस्या हो सकती है और वह राशि जिसके द्वारा वह खाता गलत प्रतीत होता है

2। डेटा निर्यात करें

अपने परीक्षण संतुलन से सूचना का उपयोग करना, उन खातों की सूची की पहचान करें, जिन्हें आपको साफ करने की आवश्यकता हो। QuickBooks विंडो के शीर्ष पर, फाइल -> उपयोगिताएं -> निर्यात -> आईआईएफ फाइलों की सूची पर क्लिक करें

इसे "निर्यात" नामक एक विंडो और चेक बॉक्स की सूची लाया जाना चाहिए। सूची के शीर्ष पर "चार्ट का लेखा" कहते हुए चेक बॉक्स को टिकें एक बार जब आप यह आइटम चुनते हैं, तो खिड़की के दाईं ओर "ओके" पर क्लिक करें। तो QuickBooks को IIF फ़ाइल बनाना और निर्यात करना चाहिए जो माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल में खोला जा सकता है। XLS के रूप में इसे फिर से सहेज कर इस फ़ाइल का बैक अप लेने के लिए अक्सर यह एक अच्छा विचार है IIF को एक XLS फ़ाइल में बदलने से भी संभावित मुद्दों को स्वरूपण या संरक्षित मोड से रोका जा सकेगा।

3। समस्याग्रस्त खाता की पहचान करें

पिछले चरण में बनाई गई फ़ाइल का इस्तेमाल प्रत्येक चरण के खाते की समीक्षा करने के लिए किया जा सकता है जिसे आपने पहले चरण में पहचाना था। डेटा सेट में पहले दो पंक्तियों को हटाने से जानकारी को प्रबंधित करना और सॉर्ट करना आसान हो सकता है कॉलम बी और एफ पर एक नज़र डालें, जिसमें आपके पुस्तकों के प्रत्येक लेनदेन के लिए नाम और राशि शामिल है।इस डेटा को और अधिक उपयोगी बनाने के लिए, स्तंभ F में आइटम को निम्न से उच्च क्रमबद्ध करें लेनदेन की सॉर्ट की गई सूची के माध्यम से स्क्रॉल करते हुए या बस एक्सेल के खोज फ़ंक्शन का उपयोग करके, उन पहलुओं को ढूंढने का प्रयास करें, जिन्हें आपने पहले चरण में गलत बताया था। अगर आपको मूल्यों में से कोई एक मिलता है, तो सुनिश्चित करें कि आप QuickBooks पर लौटने और खाते के चार्ट पर एक त्वरित रिपोर्ट चलाने के द्वारा अपने काम की जांच करें।

4। पुनर्निर्माण डेटा उपयोगिता का प्रयोग करें

आपके समस्याग्रस्त लेनदेन की पहचान के साथ, अब आप भविष्य की रिपोर्टों की अधिक सटीकता सुनिश्चित करने के लिए अपनी क्षतिग्रस्त बैलेंस शीट की मरम्मत के लिए आगे बढ़ सकते हैं कई मामलों में एक बैलेंस शीट की मरम्मत का सबसे आसान तरीका है कि QuickBooks के साथ आने वाली डेटा उपयोगिता को पुनर्निर्माण करना। यह सुविधा सामान्य बैलेंस शीट से डेटा के साथ तुलना करके किसी खाते में दोषपूर्ण लेनदेन को स्वचालित रूप से ढूंढने और मरम्मत करने के लिए डिज़ाइन की गई है। आप फ़ाइल -> उपयोगिताएं -> डेटा फिर से बनाएं क्लिक करके डेटा उपयोगिता को पुनर्निर्माण कर सकते हैं। यदि आपने विशिष्ट समस्या की पहचान की है, तो आप मैन्युअल रूप से QuickBooks खाताकर्ता में जाकर दोषपूर्ण लेन-देन की मरम्मत कर सकते हैं। हालांकि, सुनिश्चित करें कि आप एक नई गलती शुरू करने से रोकने के लिए अपने काम की जांच करें जो मौजूदा समस्या को तबाह कर सकती है।

5। भविष्य की समस्याओं को रोकें

जबकि डेटा उपयोगिता और मैन्युअल समीक्षा के पुनर्निर्माण में असंतुलित पुस्तकों के स्रोत को आम तौर पर उजागर किया जा सकता है, समस्या को खोजने के लिए दुर्लभ उदाहरणों में एक लंबी और निराशाजनक प्रक्रिया हो सकती है।

व्यापक पुस्तकों वाले व्यापार मालिकों को एक या अधिक प्रविष्टियों को खोजने के लिए हजारों लेन-देन की ज़रूरत पड़ सकती है जो गलत हो सकती हैं इसलिए महत्वपूर्ण है, इसलिए, भविष्य में पुस्तकों को असंतुलित होने से रोकने के लिए ये रणनीतियों का विकास किया गया है। आपको अपनी लेजर इनपुट प्रक्रिया की समीक्षा करके यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आप और आपके सहयोगी सामान्य लेज़र को सही तरीके से लेन-देन जोड़ रहे हैं। उदाहरण के लिए, कई लोग जो लेखाकार नहीं हैं अक्सर डेबिट और क्रेडिट को भ्रमित करते हैं। प्रशिक्षण में निवेश करने या एक पेशेवर बुककीपर के साथ काम करने पर विचार करें यदि आप अपने आप को नियमित आधार पर खातों के साथ मेल खाते के मूल्यवान घंटे बर्बाद कर पाते हैं।