एक मीटिंग लीडर की भूमिकाएं और जिम्मेदारियों को जानें

मीटिंग लीडर एक ऐसा कर्मचारी है जो योजना तैयार करने, व्यवस्थित करने, विवरणों को प्रबंधित करने, और प्रतिभागियों को बैठक में आमंत्रित करने के लिए जिम्मेदार है। वह वह कर्मचारी है जो वास्तविक बैठक की प्रगति के लिए जिम्मेदार है और जिम्मेदार है। वे बैठक के पहले, दौरान और उसके बाद कार्रवाई करने के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि बैठक सफलतापूर्वक अपने लक्ष्य तक पहुंचती है

कौन बैठक की ओर जाता है?

मीटिंग के नेता बैठकों और टीमों को सफल बनाने में महत्वपूर्ण है।

जो कर्मचारी मीटिंग के नेता के रूप में कार्य करता है वह गंभीर रूप से महत्वपूर्ण है। कुछ बैठकों में, नेता विभाग प्रमुख, टीम के नेता या वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा नियुक्त व्यक्ति को एक पहल का नेतृत्व करने के लिए है। इन कर्मचारियों को उनकी नेतृत्व की भूमिका के लिए चुना गया क्योंकि उन्हें प्रबंधक या नेता के रूप में कथित कौशल का सामना करना पड़ा था।

दूसरी बार, कोई कर्मचारी स्वाभाविक रूप से नेता के रूप में उभर सकता है। ये नेता ऐसे कर्मचारी हैं जो अन्य कर्मचारियों को देखता है और सम्मान करते हैं। अन्य अवसरों पर, एक टीम सभी सदस्यों के बीच नेतृत्व की भूमिका को घुमाने का फैसला कर सकती है। इससे सभी टीम के सदस्यों को अपने कौशल को बैठक के नेताओं के रूप में विकसित करने की अनुमति मिलती है, और सामान्य रूप से सफल बैठकें तैयार करने में

मीटिंग लीडर की जिम्मेदारियां

बैठक के एक नेता की प्रमुख जिम्मेदारियां निम्नलिखित हैं

• लक्ष्य, कार्य या उद्देश्य को पूरा करना चाहिए जिसे पूरा करना होगा। यह अक्सर असाइनमेंट या नेता के कार्य विवरण का हिस्सा होता है।
• यह निर्णय लेता है कि लक्ष्य या उद्देश्य प्राप्त करने या वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए एक बैठक सबसे बढ़िया तरीका है। प्रश्न का उत्तर दें, क्या बैठक की आवश्यकता है?
• निर्धारित करें कि बैठक की योजना में सहायता करने के लिए कौन चाहिए।
• एक टीम के साथ या नेता के रूप में, बैठक के एजेंडे का निर्णय लेती है (चल रही बैठकों में, यह कार्य वर्तमान मीटिंग के अंत में पूरा किया जाता है।)
• एक साझा संगठनात्मक कैलेंडर का उपयोग करके सबसे अधिक बार दिनांक, समय और स्थान निर्धारित करता है।
• पढ़ना, वित्तीय जानकारी, इतिहास, सम्बद्ध टीम मीटिंग मिनट आदि जैसी पूर्व-कार्य को एक साथ मिलकर रखता है।
• प्रतिभागियों को आमंत्रित करता है और जितना संभव हो सके उतना समय के लिए असाइनमेंट और पूर्व-काम वितरित करता है इसलिए प्रतिभागियों को बैठक के लिए तैयार किया जाता है।
• यह सुनिश्चित करता है कि कार्यवाही और किसी भी वचनबद्धता, कार्रवाई वस्तुएं, या निर्णयों के दस्तावेज के लिए मीटिंग में एक रिकॉर्डर या मिनट वाला है समय-सारिणी को नियुक्त करता है, जब एक बैठक के व्यवस्थित आचरण के लिए आवश्यक हो।
• एक बर्बरब्रेकर का उपयोग करने के लिए प्रतिभागियों को गर्म करने और एक ऐसा माहौल बनाने के लिए कि बैठक में प्रतिभागियों को एक-दूसरे के साथ संचार करना और विचारों और सूचनाओं का आदान-प्रदान करना आसान बना।
• जल्दी आती है और इसे कार्य पर रखने, ट्रैक करने और सभी प्रतिभागियों को शामिल करने से बैठक की ओर अग्रसर होता है, इसलिए प्रत्येक को लगता है कि उनकी उपस्थिति बैठक में आवश्यक थी।यह अगली मीटिंग में उनकी भागीदारी सुनिश्चित करता है
• कंपनी की बैठक में मसालेदार ताकि प्रतिभागियों को सुस्त और ऊब नहीं लगता। क्या बर्फब्रेकरों, हास्य, या मजेदार उदाहरणों का उपयोग करना, कोई भी हसीना बिना बैठक समाप्त होनी चाहिए।
• यह सुनिश्चित करता है कि अगले चरण और कार्रवाई वस्तुओं को सौंपा और नियंत्रित किया जाता है
• मीटिंग की चर्चा और अगले बैठक के लिए एजेंडे की योजना बना रही है।
• बैठकों के बीच प्रतिभागियों के साथ पालन करना सुनिश्चित करें कि कार्य आइटम ट्रैक पर हैं और सहायता और / या संसाधन प्रदान करते हैं यदि स्वयंसेवक समस्याएं अनुभव कर रहा है

अतिरिक्त नेता भूमिकाएं

बैठक के नेता इन जिम्मेदारियों पर ले जाता है, लेकिन संचार, रिपोर्टिंग, और टीममेट प्रदर्शन से संबंधित भूमिकाएं भी हैं।

किसी टीम या मीटिंग की हर सदस्य जो क्रॉस-फंक्शनल है वह अपने विभाग या फ़ंक्शन को क्रियाकलापों और एक मीटिंग या चल रहे टीम की प्रगति के बारे में जानकारी रखने का दायित्व रखता है उनके पास सहकर्मियों से इनपुट प्राप्त करने की भी ज़िम्मेदारी है जो टीम या बैठक में नहीं हैं। हर कर्मचारी प्रत्येक मीटिंग में शामिल नहीं हो सकता

नेता को वरिष्ठ प्रबंधकों को शामिल रखने और प्रभावी संचार और प्रतिक्रिया के माध्यम से सूचित करने की अतिरिक्त जिम्मेदारी है।

टीम या मीटिंग, विशेष रूप से संगठन के नेताओं के बाहर के कर्मचारियों से भवन निर्माण स्वामित्व यह सुनिश्चित करता है कि टीम या मीटिंग अपने समाधान या विचारों को विकसित करने, क्रियान्वित करने और एकीकृत करने में सफल रही।

यदि एक बैठक में भाग लेने वाली सदस्य बैठक में निष्प्रभावी ढंग से प्रदर्शन कर रहा है, तो बैठक की प्रभावी बैठक बैठक के दौरान और बैठक के बाहर प्रभावी कोचिंग के माध्यम से व्यवहार को सही करने की नेता की जिम्मेदारी है। एक मीटिंग पार्टनर जो अपने विचारों के साथ बैठक का मोनोप्लेट करता है या अन्य सदस्यों की आलोचना करता है, उन्हें व्यक्तिगत रूप से बैठक की सफलता को तोड़ने से पहले सही किया जाना चाहिए।

जब तक मीटिंग प्रतिभागियों को आराम और परिपक्वता के स्तर तक नहीं पहुंचने के लिए ये क्रियाएं आवश्यक होती हैं, जिससे उन्हें स्वयं में चिल्लाने के द्वारा नेता की सहायता करने की अनुमति मिलती है क्योंकि अप्रभावी घटनाएं सामने आती हैं और निष्क्रिय सदस्यों ने प्रगति को बाधित किया है।

एक प्रभावी बैठक के नेता यह गारंटी नहीं देता कि कोई परियोजना या दल सफलतापूर्वक प्रदर्शन करता है, लेकिन वह परियोजनाओं, विभागों, बैठकों या टीमों को सफल होने पर महत्वपूर्ण योगदान कारक है।

मीटिंग मिनटों को उचित समय पर उचित रूप से लिखा और वितरित किया जाता है, जब मीटिंग मीटिंग सफल बैठकों के लिए एक प्रभावी योगदानकर्ता है।