भुगतान प्रक्रिया अवलोकन (पी 2 पी) के लिए खरीद

परिचय

प्रक्रिया को भुगतान करने की खरीद, जिसे पी 2 पी प्रक्रिया भी कहा जाता है, खरीद रियायत प्रक्रिया के माध्यम से कंपनी के भीतर खरीद प्रक्रिया को जोड़ती है, और अंत में विक्रेता को जारी किए गए भुगतान के लिए। हाल के वर्षों में कंपनियों ने सावधानीपूर्वक अपनी लागत को देखते हुए कुल लागतों को कम करने, आवश्यक नकदी मुक्त करने, परिचालन प्रदर्शन में सुधार करने और बेहतर वित्तीय निर्णय लेने के लिए प्रक्रियाओं का भुगतान करने के लिए ध्यान से देखा है

कुल लागतों को कम करने के अलावा, भुगतान प्रक्रिया में खरीदारी में सुधार से दृश्यता में वृद्धि हो सकती है जिससे प्रबंधन को विक्रेता के साथ बेहतर संचार करने का मौका मिल सकता है, जहां आइटम वितरण की प्रक्रिया में हैं और विक्रेता को भुगतान

भुगतान प्रक्रिया के तत्वों

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पी 2 पी प्रक्रिया में कई तत्व हैं, जिनमें से प्रत्येक समग्र प्रक्रिया में महत्वपूर्ण है। यह प्रक्रिया आइटम की सोर्सिंग से शुरू होती है और चयनित विक्रेता को भुगतान के साथ समाप्त होती है।

सोर्सिंग

पी 2 पी प्रक्रिया एक विशेष आइटम या सेवा के लिए एक विक्रेता खोजने के लिए अनुसंधान और विकास या उत्पादन विभाग द्वारा क्रय विभाग से शुरू होती है। आर एंड डी विभाग ने एक विनिर्देश तैयार किया हो सकता है जिसके भीतर विक्रेता को करना होगा।

कुछ उदाहरणों में, यह आइटम मानक स्टॉक आइटम हो सकता है जिसे उत्पादन प्रक्रिया के लिए जरूरी है, और यह केवल सबसे अच्छी कीमत पर सर्वोत्तम गुणवत्ता वाले आइटम को खोजने के लिए क्रय विभाग की आवश्यकता हो सकती है।

आइटम या सेवा की आवश्यकता के आधार पर, क्रय विभाग कोटेशन के लिए अनुरोध (आरएफक्यू) जारी कर सकता है या पिछले रिश्तों के आधार पर उपयुक्त विक्रेताओं का चयन कर सकता है।

संविदा जब खरीद विभाग ने एक उपयुक्त विक्रेता या विक्रेताओं का चयन किया है, तो एक अनुबंध प्रक्रिया होगी जहां विक्रेताओं और क्रय विभाग कीमत, भुगतान की शर्तों और डिलीवरी कार्यक्रमों के आधार पर एक अनुबंध की बातचीत करेंगे।

खरीद

अनुबंध के बाद कंपनी और विक्रेता के बीच हस्ताक्षर किए जाने पर, खरीद ऑर्डर उठाए जा सकते हैं और विक्रेता को भेज सकते हैं। वस्तुओं के डिलीवरी समय में सुधार करने के लिए, कंपनी खरीद या फ़ैक्स करने की बजाए इलेक्ट्रॉनिक खरीद आदेश भेज सकती है।

इलेक्ट्रॉनिक खरीद आदेश भेजकर, जानकारी सीधे विक्रेता के कंप्यूटर सिस्टम में दर्ज की जा सकती है यह सुनिश्चित करने के लिए कि दृश्यता है, विक्रेता को कंपनी की प्रगति की जानकारी प्रदान करना चाहिए जैसे नवीनीकृत वितरण तिथियां और दस्तावेज जैसे उन्नत शिपिंग नोटिस (एएसएन)।

माल रसीद

विक्रेता से वस्तुओं के शिपमेंट के बाद, अगले कदम उन वस्तुओं के ग्राहक के आने के लिए है। यह सुनिश्चित करने के लिए आइटम की जांच की जाएगी कि मात्रा खरीद आदेश के समान है, साथ ही क्षति और गुणवत्ता के लिए वस्तुओं की जाँच भी कर रही है।

अगर आइटम प्राप्त किए गए मदों के साथ कोई समस्या है, तो ग्राहक विक्रेता को सूचित करेगा ताकि आइटम लौटा या छूट की व्यवस्था हो।

इनवॉइसिंग

आइटम शिप किए जाने के बाद विक्रेता किसी भी समय ग्राहक को चालान कर सकता है। इलेक्ट्रॉनिक चालान समाधान का उपयोग करके, पी 2 पी प्रक्रिया को सुव्यवस्थित किया जा सकता है ताकि जानकारी ग्राहक के खाते देय प्रणाली में दर्ज की जा सके।

जब आइटम प्राप्त हो जाते हैं, इनवॉइस और खरीद ऑर्डर के मुकाबले मेल खाता है, तो इनवॉइस प्रोसेसिंग शुरू हो सकती है।

इनवॉइस प्रसंस्करण

पी 2 पी प्रक्रिया में, चालानों का प्रसंस्करण किया जाना चाहिए ताकि विक्रेता द्वारा दी जाने वाली कोई भी छूट प्राप्त हो। बातचीत के अनुबंध में, विक्रेता भुगतान के लिए छूट की पेशकश कर सकता है जो भुगतान की वजह से ग्राहक द्वारा किया जाता है।

उदाहरण के लिए, आइटम प्राप्त होने के दस दिनों के भीतर किए गए भुगतान के लिए विक्रेता पांच प्रतिशत छूट दे सकता है

विश्लेषिकी

पी 2 पी प्रक्रिया के भाग के रूप में, कंपनी को क्रय खर्च के पूर्ण व्यवहार्यता होनी चाहिए। खर्च की लगातार निगरानी ऐसे क्षेत्रों की पहचान करेगी जो चिंता का कारण हो सकती है जैसे विक्रेताओं की कीमतें बढ़ रही हैं, या दुष्ट खर्च

एक पी 2 पी प्रक्रिया जो सर्वोत्तम प्रथाओं को शामिल करती है, वह कंपनियां पैसा बचा सकती है

इसमें मानक पी 2 पी प्रक्रिया से बाहर खरीदा जा सकता है पर सीमाएं शामिल होनी चाहिए।

गैर-मानक खरीद की अनुमति के द्वारा, अनावश्यक लागतों की घटनाएं बढ़ जाती हैं और इन खरीदारों को नियंत्रित करती हैं, जो कि सही पी 2 पी प्रक्रिया का इस्तेमाल किया गया था, जो कि सहेजे जा सकते हैं।

यह लेख गैरी डब्ल्यू। मैरियन, लॉजिस्टिक्स और बैलेंस के लिए आपूर्ति श्रृंखला विशेषज्ञ द्वारा अपडेट किया गया है।