खातों को अनुकूलन के लिए रणनीतियों

कई व्यवसायों के लिए, खाते के देय विभाग को बहुत अधिक ध्यान नहीं मिलता जब तक कि कुछ गलत न हो। हालांकि, खातों के भुगतान योग्य विभाग से अच्छी तरह से चलाने के लिए बहुत कुछ हासिल किया जा सकता है। इसके विपरीत, वहाँ बहुत सारी समस्याएं हैं जो एक से आ सकती हैं जो केवल साथ लंगड़ा है इस विभाग का अक्सर व्यापारिक नकदी प्रवाह पर भारी प्रभाव पड़ता है, और ऐसे अवसर होते हैं जो आपूर्तिकर्ताओं के साथ भुगतान समझौतों का लाभ लेने से प्राप्त या खो दिया जा सकता है।

एक अच्छी तरह से चलने वाले खातों का भुगतान मात्रा के छूट और शुरुआती भुगतान छूट का लाभ लेने के साथ-साथ अन्य खर्चों और निवेशों के लिए किसी व्यवसाय के लिए उपलब्ध सबसे ज्यादा नकद रखने का सर्वोत्तम तरीका निर्धारित करने में सक्षम होना चाहिए। इस विभाग को यह सुनिश्चित करने में भी सक्षम होना चाहिए कि आपूर्तिकर्ताओं समझौतों और अनुबंधों के आधार पर अपने दायित्वों को पूरा कर रहे हैं, इसलिए यदि मात्रा या गुणवत्ता मानकों को पूरा नहीं किया गया है, तो मुद्दों का समाधान हो गया है और उचित सुधारात्मक कार्रवाई की गई है।

सामान्य खाता देय समस्याएं

हालांकि लागत में कटौती और नकदी को मुक्त करने के लिए कई अवसर हैं, इन लक्ष्यों को हासिल करने के प्रयास में कारोबार में कई बाधाएं हैं। कैनन के 2014 लेखा देय अनुकूलन अध्ययन में पाया गया कि कागज प्रसंस्करण कई संगठनों के लिए समस्याओं के सबसे बड़े स्रोतों में से एक था, साथ ही कागज चालान से निपटने के लिए सबसे बड़ा मुद्दा होने का समय लगता है।

चिंता के अन्य प्रमुख स्रोत थे:

• यह सुनिश्चित करना कि भुगतान समय पर किया जाता है
• इनवॉइस स्वीकृति प्रक्रिया को व्यवस्थित करना
• आपूर्तिकर्ताओं के साथ सर्वोत्तम भुगतान शर्तों को प्राप्त करना और सुनिश्चित करना कि दायित्व हैं दोनों पक्षों पर मिले
• विभिन्न प्रकार के सप्लायर अकाउंटिंग और इनवॉइसिंग सिस्टमों के साथ काम करना
• डेटा और लेनदेन की सुरक्षा रिकॉर्डिंग और सत्यापित करना

सूचीबद्ध कई मुद्दे कागज चालान-प्रक्रिया पर निर्भरता से बदतर बनाये गये हैं या बनाए हैं खोया कागजी कार्रवाई कई संगठनों में अक्सर समस्या है, जो देर से चूक गई या चूक गई है। इसके अतिरिक्त, जब कई व्यवसाय अपने कागजी कार्रवाई को अंकीयकरण करने में रुचि रखते हैं, तो अधिकांश आपूर्तिकर्ता अभी भी पेपर चालान भेज रहे हैं या फैक्स द्वारा उन्हें भेज रहे हैं।

अधिकांश छोटे व्यवसाय अपने खातों को देय कागजी कार्रवाई देते हैं, और इनमें से बहुत कुछ मैन्युअल रूप से किया जाता है। चूंकि कुछ आपूर्तिकर्ताओं ने इलेक्ट्रॉनिक बिलिंग को बंद कर दिया है, इसलिए अधिकांश संगठन मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज करने और दस्तावेज़ों की डिजिटल प्रतियां बनाने में बड़ी संख्या में जनशक्ति खर्च कर रहे हैं।

कागज़ी दस्तावेजों का उपयोग अक्सर चालान अनुमोदन प्रक्रिया को धीमा कर देता है क्योंकि प्रतियों को समीक्षा के लिए प्रबंधन के उपयुक्त सदस्यों को दिया जाना चाहिए। जब कागजी कार्रवाई आसानी से सुलभ या डिजिटल प्रारूप में उपलब्ध नहीं होती है, तो डेटा का विश्लेषण करना और यह सुनिश्चित करना एक चुनौती है कि सर्वोत्तम भुगतान समझौतों को प्राप्त किया जा रहा है और ये दायित्वों को पूरा किया जा रहा है।समय और शुरुआती भुगतान छूट समझौतों को आसानी से खो दिया जा सकता है अगर व्यवसाय आवश्यक होने पर भुगतान नहीं कर पा रहे हैं, तो कागजी कार्रवाई से जुड़ी समस्या महंगा हो सकती है

सुधार और अनुकूलन

इस तथ्य के कारण कि खातों के उचित चलने वाले खातों से जुड़ी कई समस्याएं एक ही मूल कारणों से उत्पन्न होती हैं, ऐसे में कुछ समायोजन भी हो सकते हैं जिनसे संगठन कई लोगों की देखभाल करेंगे एक ही समय में चिंताओं तीन सबसे प्रभावी तरीकों से व्यवसाय अपने खातों को देय कर सकते हैं, देय विभाग की प्रक्रिया इस प्रकार है:

• कागजी कामों को डिजिटली करने के लिए ऑब्जेक्ट कैरेक्टर मान्यता का उपयोग करें
• ऑनलाइन पोर्टल्स का लाभ उठाएं जो कि आपूर्तिकर्ताओं के लिए सुलभ हैं
• प्रबंधन कार्यप्रवाह बनाएं

ओसीआर

जबकि कई कंपनियां कागज़ी कार्यों की डिजिटल प्रतियां बनाने के लिए नियमित रूप से स्कैनरों का लाभ लेती हैं, आम तौर पर केवल एक दस्तावेज की एक छवि बनाने में शामिल होता है जो कंप्यूटर पर सहेजा जाता है इसका अर्थ है कि सूचना को मैन्युअल रूप से एक डेटाबेस में दर्ज करने की आवश्यकता है, इसलिए रिकॉर्ड के नुकसान एक समस्या से कम है, यह अभी भी समय लेने वाली है

ऑब्जेक्ट कैरेक्टर मान्यता, या ओसीआर, में एक दस्तावेज को स्कैन करना और इसके डेटा प्राप्त करना शामिल है यह डाटा स्वचालित रूप से किसी डेटाबेस या स्प्रैडशीट में जोड़ा जा सकता है। ओसीआर प्रक्रिया मैन्युअल डाटा एंट्री त्रुटियों के मुद्दे को कम करने में मदद करती है और जैसे ही कागजी कार्रवाई प्राप्त होती है, जैसे ही जानकारी को दर्ज किया जा सकता है। ओसीआर एक कर्मचारी के लिए उसी समय के बारे में लेता है, क्योंकि एक छवि फ़ाइल बनाने के लिए दस्तावेज़ को स्कैन करने के लिए, और इसे आम तौर पर किसी भी अतिरिक्त कदम की आवश्यकता नहीं होती है। प्रति गार्टनर, ऐसी संस्थाएं हैं जो सीधे अपने कर्मचारियों के बिना 80 प्रतिशत या उससे अधिक चालान पोस्ट करने में सक्षम हैं।

आपूर्तिकर्ता पोर्टल

चालान और डेटा को एक केंद्रीकृत प्रणाली में दर्ज करने की प्रक्रिया को सरल बनाने से व्यवसायों को एक ऑनलाइन पोर्टल बनाने या उनका लाभ उठाने में मदद मिल सकती है जो व्यापार और इसके आपूर्तिकर्ताओं को आदेशों को ट्रैक करने, चालान को देखने और भुगतान करते समय देखने की अनुमति देता है। बना रहे हैं। इस डेटा को किसी संगठन में कई व्यक्तियों के लिए उपलब्ध कराने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि खातों का देय विभाग का उचित निरीक्षण है, और यह इनवॉइस को स्वीकार करने के लिए आवश्यक समय की गति में मदद कर सकता है। पोर्टल पर पहुंचने वाले आपूर्तिकर्ताओं को इन व्यवसायों को चालान और ट्रैक भुगतान भेजने के साथ-साथ आपूर्ति प्राप्त या चालान संबंधी मुद्दों के साथ किसी भी मुद्दे से अवगत कराया जा सकता है।

कार्यप्रवाह और प्रक्रियाएं स्थापित करें

हालांकि एक संगठन अपने डेटा प्रबंधन प्रयासों को संभालने का निर्णय करता है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि खातों और भुगतानों के प्रबंधन के लिए एक स्थापित प्रक्रिया हो। यह व्यवसायों को यह सुनिश्चित करने के लिए सक्षम बनाता है कि आपरेशन काम कर रहे हैं और विकल्प निकालेगा यदि वे बोझिल होते हैं या त्रुटियों या देरी के कारण होते हैं डेलॉइट के मुताबिक, इन प्रक्रियाओं का विवरण देना चाहिए कि खातों का देय विभाग क्या करता है जब वह एक चालान प्राप्त करता है, डेटा कैसे इनपुट और शेयर किया जाता है और इनवॉइस को स्वीकृत करने के लिए प्रक्रिया क्या है। विभिन्न प्रकार के आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करने से निपटने के सर्वोत्तम तरीकों का निर्धारण करने के लिए दिशानिर्देश भी होना चाहिए।

कई आपूर्तिकर्ताओं 30 या 90 दिनों के भीतर भुगतान के लिए छूट की पेशकश करते हैं, तो ऐसा करने पर छूट की योग्यता नहीं हो सकती है, ताकि किसी संगठन के नकदी प्रवाह को रोक दिया जा सके। यह भी जरूरी है कि यह सत्यापित करने का एक तरीका है कि दोनों कंपनी और आपूर्तिकर्ताओं अनुबंध या अनुबंध के नुस्खे को पूरा कर रहे हैं। इन मुद्दों से निपटने के लिए कार्यप्रवाह स्थापित करना संगठनों को सही विकल्प बनाने में मदद कर सकता है

जब आपूर्तिकर्ताओं समय पर नहीं पहुंच रहे हैं, पर्याप्त मात्रा में या स्टॉक की उचित मात्रा में, कंपनियां इनवेस्टर्स का भुगतान नहीं करना चाहें, जब तक कि इन मामलों का समाधान नहीं हो जाता। इन मुद्दों को उठता है जब क्या किया जाना चाहिए की स्थापना में एक कार्यप्रवाह महत्वपूर्ण हो सकता है। इसके अतिरिक्त, देर से भुगतान के लिए डिस्काउंट खोने या दंड लगाने से रोकने के लिए समय पर आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करना भी आवश्यक है। प्रत्येक सप्लायर एग्रीमेंट को दस्तावेजों के रूप में अद्यतन और अद्यतन करने की जरूरत है, और प्रक्रियाओं को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रत्येक खाते को उचित तरीके से नियंत्रित किया जाता है।

वर्कफ़्लोज़ बनाना भी एक कंपनी की मदद कर सकता है:

आउटसोर्सिंग

रिकॉर्ड को अंकीय बनाना, ओसीआर को कार्यान्वित करना और एक पोर्टल का उपयोग करना जो कि आपूर्तिकर्ताओं का उपयोग हो सकता है, छोटे व्यवसायों के लिए आवश्यक नहीं हो सकता है, लेकिन संगठनों को यह नहीं मानना ​​चाहिए कि लागत उनसे लाभ लेने में सक्षम होने से व्यवसाय को रोका जायेगा। जबकि इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम स्थापित करने और बनाए रखने की लागत कई छोटे और मध्यम आकार के संगठनों के लिए निषेधात्मक हो सकती है, इन-हाउस में अक्सर आवश्यक नहीं होता है। विभिन्न प्रकार के तृतीय-पक्ष प्रदाता हैं जो संगठन इन कार्यों को आउटसोर्स कर सकते हैं। कंपनियां सप्लायर अनुबंधों के विश्लेषण के लिए वर्कफ़्लो बनाने में मदद करने के लिए ओसीआर प्रक्रिया स्थापित करने से सब कुछ के लिए आउटसोर्स सहायता प्राप्त कर सकती हैं।

जब कि संगठन अपने आप में विभिन्न आईटी प्रणालियों को कार्यान्वित करने की लागतों को नाकाम करने में सक्षम न हो, तो तीसरी पार्टी को संभालने में उन्हें अक्सर बहुत सस्ती होती है। व्यवसायों को संभावित बचत और नकदी को मुक्त करने के मूल्य के विरुद्ध इन प्रणालियों को विकसित करने के लिए बाहरी दलों का उपयोग करने की लागतों की तुलना करना होगा, लेकिन आउटसोर्सिंग से संगठनों को प्रौद्योगिकी और सिस्टम का लाभ उठाने की अनुमति मिलती है जो आमतौर पर बहुत महंगा हो जाती थी।

• यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक नए आदेश के लिए खरीद ऑर्डर तैयार किए गए हैं
• यह सत्यापित करें कि चालान मैच के उत्पाद प्राप्त हुए और संविदात्मक समझौतों को पूरा करते हैं
• यह सुनिश्चित करने के लिए रिकॉर्ड की जांच करें कि वे भुगतान करते हैं, कि वे समय पर बनाये जाते हैं और उन्हें डुप्लिकेट नहीं किया जाता है
• फीस कम करने के लिए ईएफटी या क्रेडिट कार्ड के माध्यम से चालान का भुगतान करने का सर्वोत्तम तरीका निर्धारित करें