लेखा सॉफ्टवेयर खरीदने से पहले विचार करने वाली चीजें

राजस्व, व्यय, ग्राहक सूचना और किसी भी अन्य वित्तीय डेटा का ट्रैक रखने के लिए किसी भी छोटे व्यवसाय के लिए लेखा सॉफ्टवेयर आवश्यक है। यह समय-समय पर रिपोर्ट और बजट विश्लेषण टूल के बाद भी निर्णय लेने के लिए एक महान उपकरण है जो अधिकांश लेखांकन सॉफ़्टवेयर प्रोग्रामों के साथ आते हैं व्यापार मालिकों को पीछे हटने का एक मौका देते हैं और कंपनी वित्त की संपूर्ण समझ प्राप्त करते हैं। लेकिन कार्यक्रमों और सॉफ्टवेयर ब्रांडों के समुद्र में, आप अपने छोटे व्यवसाय के लिए सही लेखा सॉफ्टवेयर कैसे चुनते हैं?

लेखांकन सॉफ्टवेयर खरीदने से पहले विचार करने के लिए क्या करें

क्योंकि लेखांकन सॉफ्टवेयर आपके छोटे व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आप किसी विशेष प्रकार के वित्तीय प्रबंधन खरीदने से पहले कुछ शोध करें या लेखांकन सॉफ्टवेयर आपकी कंपनी की ज़रूरतों पर एक नजदीकी नज़र रखना आपको दिन की कार्यक्षमता आवश्यकताओं को पूरा करने की अनुमति देगा। नीचे कुछ बातें करने के लिए और आप को लेखांकन सॉफ्टवेयर खरीदने के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले ध्यान रखें।

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1। एक आवश्यक विश्लेषण करें

किसी विशेष लेखांकन कार्यक्रम पर निर्णय लेने से पहले, आपको सुविधाओं, कार्यों और रिपोर्टों का आकलन करने के लिए एक आवश्यक विश्लेषण का संचालन करना चाहिए कि आपको कार्यक्रम करने की आवश्यकता होगी। इस बारे में सोचने के लिए समय ले लो कि आपके व्यवसाय के लिए कौन से लेखांकन लेन-देन महत्वपूर्ण हैं ताकि आप उन प्रोग्राम का चयन कर सकें जो उन्हें कुशलतापूर्वक संभा सकें। कोई भी रिपोर्ट जो आपको उत्पन्न करने की आवश्यकता होगी, वह नियंत्रण जो आपको चाहिए, या तीसरे पक्ष के अनुप्रयोगों के साथ एकीकरण की सूची में सूचीबद्ध होना चाहिए।

इस विश्लेषण का आधार होगा जिसके लिए आप चयन प्रक्रिया शुरू करते हैं

2। लेखांकन सॉफ्टवेयर की समीक्षा पढ़ें

उत्पाद की अन्य ग्राहक समीक्षाओं को पढ़ना, आप क्या खरीद रहे हैं इसका बेहतर विचार आपको मिलेगा। कई उपभोक्ता वेबसाइट जैसे अमेज़ॅन, अनगिनत समीक्षा करते हैं जो उपयोग की आसानी, रिपोर्टिंग, समर्थन, ऑपरेटिंग सिस्टम संगतता और कीमत पर चर्चा करते हैं।

3। अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप क्या खोजें

अधिकांश छोटे व्यवसाय छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं जैसे कि QuickBooks सीधे आउट-द-द-बॉक्स अधिकांश विक्रेताओं ने रिपोर्टिंग सुविधाओं और टेम्पलेट्स सेट अप कर लिए हैं ताकि आप आसानी से लगभग किसी भी रिपोर्ट की आवश्यकता कर सकें। हालांकि, आपको मिल सकता है कि आपको उद्योग-विशिष्ट सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है, जैसे कि एक गैर-लाभकारी लेखा सॉफ्टवेयर, निर्माण लेखांकन सॉफ़्टवेयर, या पॉइंट-ऑफ-सेल अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर, जो आपके उद्योग की अद्वितीय अकाउंटिंग और रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए है।

4। उपयोग में आसानी पर विचार करें

आप या आपके स्टाफ को उस लेखा सॉफ्टवेयर का उपयोग करना सीखना होगा जिसे आप खरीदते हैं। यह संभावना है कि आपके पास पूरे साल कर्मचारियों का कारोबार होगा इसलिए, आपको एक लेखा सॉफ्टवेयर पैकेज चुनने पर विचार करना चाहिए जो न केवल आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता है, लेकिन समय और संसाधनों को सीखना आसान है, जो आप कर्मचारियों को प्रशिक्षण के लिए प्रतिबद्ध कर सकते हैं ताकि सॉफ्टवेयर का उपयोग कैसे किया जाए।अगर आपके पास कर्मचारियों को टर्नओवर होने पर आपके प्रोग्राम पर चलने और चलने के लिए कुछ संसाधन हैं, तो एक सरल, आसान उपयोग करने वाले सॉफ्टवेयर प्रोग्राम जैसे कि QuickBooks या Peachtree चुनना आपके छोटे व्यवसाय के लिए जाने का तरीका हो सकता है। यद्यपि बाजार में बेहतर अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम्स हो सकते हैं, अगर आपके स्टाफ को यह पता नहीं है कि उनका सही ढंग से उपयोग कैसे करना है, तो आपके छोटे व्यवसाय इन कार्यक्रमों के लाभों को नहीं देखेंगे।

5। सहायता के बारे में सोचें

आपको उत्पाद का उपयोग करने में आपकी सहायता करने के लिए किस प्रकार के समर्थन का फैसला करना है, आपको यह तय करना होगा कि अधिकांश विक्रेता आपके लिए उपलब्ध सहायता विकल्पों का पूरा सूट प्रदान करते हैं - ईमेल, फ़ोन और ऑनलाइन समर्थन। यदि आप प्रोग्राम खरीदते हैं, तो कुछ विक्रेता नि: शुल्क सहायता पेश करेंगे, जबकि अधिकांश तकनीकी सहायता योजनाएं प्रदान करेंगे, जो आप लेखा सॉफ्टवेयर प्रोग्राम के अतिरिक्त खरीद सकते हैं। आपको सॉफ़्टवेयर विक्रेता से ग्राहक सहयोग के साथ अन्य उपयोगकर्ताओं के अनुभव के बारे में कोई भी मंच पढ़ना चाहिए, क्योंकि आप सभी को बराबर नहीं बनाया गया है। कुछ लेखा सॉफ्टवेयर विक्रेताओं पर्याप्त समर्थन प्रदान करते हैं, जबकि अन्य नहीं करते हैं।

6। स्केलेबिलिटी पर विचार करें

कम से कम-मिडिया शब्द पर आपका व्यवसाय कितना विकास की अपेक्षा करता है? अपने व्यापार के विकास के बारे में अपने अनुमानों को बनाने के बाद, आप यह देखना चाहेंगे कि इस विकास को पूरा करने के लिए आपको कितनी स्केलबल की जरूरत है, आपके लेखा सॉफ्टवेयर प्रोग्राम को करना चाहिए।

क्या आपको लैपटॉप या डेस्कटॉप पर या मोबाइल उपकरणों पर चलाने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता है? क्या आपको अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर की आवश्यकता है जो किसी नेटवर्क पर चलने में सक्षम है? आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में अतिरिक्त उपयोगकर्ता जोड़ना कितना महंगा है? आप इन सवालों पर विचार करना चाहेंगे, और अगर आपका छोटा व्यवसाय नेटवर्क पर चलेगा, तो यह सुनिश्चित करने के लिए एक आईटी पेशेवर से संपर्क करने के लिए एक अच्छा विचार है कि आप जो हार्डवेयर सॉफ्टवेयर चुनते हैं, वह आपके हार्डवेयर के साथ संगत है। एक आईटी पेशेवर को यह सुनिश्चित करने में सक्षम होना चाहिए कि आप हार्डवेयर / सॉफ्टवेयर विनिर्देशों को पूरा करते हैं, जबकि अन्य नेटवर्किंग सुझाव भी करते हैं जो आपके व्यवसाय के संचालन में सुधार लाएंगे।

7। क्या आपको दस्तावेज़ प्रबंधन की आवश्यकता है?

कुछ छोटे व्यवसायिक कागजात रहित वातावरण में काम करना चाहते हैं, जबकि अन्य थोड़ा पुराने ढंग से होने के कारण अधिक सहज होते हैं। आप जो भी प्रक्रिया चुनते हैं, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सॉफ्टवेयर आपकी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक कागज रहित कार्यालय चाहते हैं, तो आपको अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के दस्तावेज़ प्रबंधन सुविधाओं की जांच करनी होगी। वैकल्पिक रूप से, आप एक तृतीय पक्ष दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरण खरीद सकते हैं, और आप यह देख सकते हैं कि आपके व्यवसाय के वर्कफ़्लो प्रक्रिया को कारगर बनाने में मदद करने के लिए आपके दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम के साथ एकीकृत लेखांकन सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम हैं या नहीं।

8। क्या आप वर्कफ़्लो प्रबंधन का उपयोग कर सकते हैं?

अगर आप पेपरलेस ऑफिस पर्यावरण में काम करना चुनते हैं, तो आपको एक लेखा सॉफ्टवेयर प्रोग्राम चुनना होगा जो या तो वर्कफ़्लो की अंतर्निहित प्रक्रियाओं की है या आप अपने व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए उन्हें बनाने की सुविधा प्रदान कर सकते हैं। चूंकि आपके पास शारीरिक रूप से समीक्षाधीन और अनुमोदन के लिए अपने कार्यालय के चारों ओर फ़्लोटिंग की प्रतियां नहीं होंगी, आपको समय-पत्रक, विक्रेता, या स्वीकृति की जांच जैसे सरल और जटिल कार्यों के लिए स्वीकृति प्रक्रियाओं को डिज़ाइन करने की क्षमता की आवश्यकता होगी।

9। डेटा सुरक्षा की जरूरत पर विचार करें

लेखा डेटा सुरक्षा हमेशा महत्वपूर्ण है क्योंकि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपकी व्यक्तिगत जानकारी, आपके कर्मचारी की व्यक्तिगत जानकारी और आपके ग्राहक की जानकारी सुरक्षित है हालांकि, आप एक उद्योग में काम कर सकते हैं, जैसे कि स्वास्थ्य देखभाल, जहां आपके पास अतिरिक्त अनुपालन आवश्यकताएं जैसे कि एचआईपीएए इन उल्लंघनों के लिए दंड कुछ मामलों में $ 500, 000 तक पहुंचने से आपके व्यवसाय को अपंग कर सकते हैं। जो भी सुरक्षा के स्तर की जरूरत है, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि डिजाइन आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम में बनाए गए हैं या आप इन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए आईटी योजना में आवश्यक सुरक्षा सुविधाओं को स्थापित कर सकते हैं।