10 चीजें हर नए कार्यक्रम प्रबंधक को पता होना चाहिए

तो क्या आपने अभी अपना पहला प्रोग्राम प्रबंधन नौकरी कर ली है? या आप यह जानना चाहते हैं कि कार्यक्रम प्रबंधन में कूद कर कैरियर विकल्प है जिसे आपको करना चाहिए? बधाई हो, आप सही जगह पर हैं!

कार्यक्रम प्रबंधन एक पुरस्कृत और अच्छी तरह से भुगतान किया कैरियर विकल्प है लेकिन यह एक चुनौतीपूर्ण भूमिका भी हो सकती है।

ये 10 चीजें हैं जो हर नए कार्यक्रम प्रबंधक को भूमिका शुरू करने से पहले अवगत होना चाहिए।

1। परियोजना प्रबंधन परियोजना प्रबंधन के समान नहीं है

आम तौर पर परियोजना प्रबंधन को काम की योजना बनाने, कार्यों और संसाधनों का आयोजन, प्रक्रिया को नियंत्रित करने और एक विशिष्ट उद्देश्य देने के बारे में सभी को स्वीकार किया जाता है।

चाहे वह एक नया कार्यालय खोल रहा है, एक नया ऐप लॉन्च कर रहा है या ओलंपिक स्टेडियम का निर्माण कर रहा है, परियोजनाओं में एक परिभाषित शुरुआत, मध्य और अंत है और उद्देश्य का एक स्पष्ट समूह है।

प्रोग्राम थोड़ा अलग हैं आपको अभी भी लोगों को कार्य का प्रबंध करने, संसाधनों का प्रबंध करना, प्रक्रियाओं के माध्यम से काम करना और इतने पर करना पड़ता है, लेकिन वे प्रोग्राम मैनेजर के रूप में आपको रिपोर्ट करते हैं एक परियोजना की योजना पर पूरा कार्यों को पूरा करने में बहुत कम काम है, लेकिन बहुत अधिक सामरिक और संबंध-निर्माण कार्य।

कार्यक्रम प्रबंधन समय पर संगठन के लिए कुछ मूल्य देने के लिए ट्रैक पर संपूर्ण परिवर्तनकारी परिवर्तन को रखने के बारे में है। किसी प्रोग्राम मैनेजर के रूप में कार्य करने वाले के बिना, आपको सभी मिलते-जुलते प्रोजेक्ट श्रृंखलाएं यादृच्छिक समय पर और कोई भी एकजुट विषय के साथ नहीं होती हैं। कार्यक्रम प्रबंधक वह व्यक्ति है जो सभी को एक साथ लाता है।

2। अनिश्चितता है … इसके साथ सौदा कार्यक्रम स्वाभाविक अनिश्चित हैं जब आपको पता हो सकता है कि बड़ी तस्वीर क्या है, जब आप शुरू करते हैं तो यह सिर्फ एक दृष्टि बयान है

अगले पाँच सालों में वहां कैसे जाना है और किस परियोजनाओं की आवश्यकता है, इसका सटीक मार्ग … ठीक है, ऐसा कुछ है जिसे आप जाना चाहते हैं।

आप जो कुछ भी जानते हैं, उसके बारे में विस्तृत योजना के साथ शुरू करेंगे और बाकी की स्थिति को कैसे संबोधित करें जैसे कि आप करीब आते हैं। जब तक आप आगे नहीं जा सकें तब तक प्रगतिशील रूप से आपकी योजना और वितरण क्षितिज का विस्तार करें।

अगले चरणों की योजना बनाने के लिए नियमित अंतराल पर समय निकालें आप इस मौका का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए भी कर सकते हैं कि आप अभी भी व्यापार मूल्य देने के लिए ट्रैक पर हैं।

3। Burnout के लिए आउट आउट करें

एक प्रोजेक्ट एक वर्ष या उससे अधिक समय तक हो सकता है, कार्यक्रम कार्यक्रम चालू और आगे बढ़ा सकते हैं यूके के सेलफिल्ड साइट पर परमाणु अप्रसारक कार्य के लिए डिलीवरी मील का पत्थर 2025 और उससे आगे तक है, उदाहरण के लिए।

प्रोग्राम मैनेजर्स को अपनी टीम को बर्नाउट के खिलाफ की रक्षा करने की आवश्यकता है। उस समय के लिए आप शीर्ष गति पर काम नहीं कर सकते, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके स्टाफ के सदस्यों को पर्याप्त डाउनटाइम मिल जाए। यह कम डिलिवरेबल के साथ काम करने के दौरान शांत समय के दोनों समय और अवकाश के लिए कार्यालय से पर्याप्त समय दूर होना चाहिए।

बीमारियों को दूर से प्रबंधित करें, अपने ओवरटाइम रिपोर्ट देखें और इस तथ्य से सावधान रहें कि आपकी टीम का कल्याण सर्वोपरि है यदि आप घृणा करना चाहते हैं और अपने प्रतिभाशाली लोगों को कार्यक्रम के जीवन के लिए रखना चाहते हैं।

4। आपको पेस को प्रबंधित करने की आवश्यकता है

जब आप किसी प्रोग्राम को डिलीवर कर रहे हैं जिसमें दूर की समाप्ति की तारीख है, तो आपको काम की गति का प्रबंधन करना होगा। कई वर्षों में गति को बनाए रखना कठिन है, इसलिए एक प्रोग्राम मैनेजर के रूप में आपकी भूमिका को प्राथमिकताओं और परियोजनाओं को हथकंडा बनाना है ताकि नियमित रूप से वितरित होने वाले माप योग्य आउटपुट हो सकें

त्वरित जीत और बड़ी तस्वीर लक्ष्यों की दिशा में स्थिर प्रगति को मिलाएं। यह टीम को देखने में मदद करता है कि आप आगे बढ़ रहे हैं और यह सुनिश्चित करता है कि प्रेरणा उच्च रखने के लिए साझा करने के लिए कुछ छोटी-सी सफलता की कहानियाँ हैं। अंत में, यह निवेशकों और कार्यकारी प्रबंधन टीम को यह देखने में मदद करता है कि प्रगति की जा रही है।

5। सफलता के लिए अपनी टीम को प्रशिक्षित करें

कार्यक्रम अक्सर संगठन के लिए कुछ उपन्यास, अद्वितीय या परिवर्तनकारी उद्धार करते हैं। उन पहलुओं पर काम करने की चुनौतियों में से एक यह है कि आपके पास सभी कार्यों और परियोजनाओं को पूरा करने में सक्षम होने के लिए घर में कौशल नहीं है।

यह ठीक है, और उम्मीद की जानी चाहिए एक नए कार्यक्रम प्रबंधक के रूप में आपकी नौकरी यह सुनिश्चित करना है कि आप उन लोगों को विकसित कर सकते हैं, जिन्हें आप सुधार कर सकते हैं और उनका विकास कर सकते हैं ताकि एक साथ आप सभी संसाधन आवश्यकताओं को पूरा कर सकें।

कुछ ऐसे क्षेत्र हो सकते हैं जहां सीमित अवधि के लिए आपको केवल एक निश्चित संसाधन की आवश्यकता होती है उदाहरण के लिए, आप अपने किसी एक कर्मचारी को फोर्क-लिफ्ट ट्रक चालक के रूप में प्रशिक्षित नहीं करने जा रहे हैं, अगर यह एक ऐसा कौशल है जिसे आपको सिर्फ एक हफ्ते के लिए की जरूरत है, कुछ के वितरण को उतारना। लेकिन अगर आप जिस तरह से आपकी कंपनी की ऑनलाइन उपस्थिति का प्रबंधन कर रहे हैं, तो यह संभवत: सोशल मीडिया या खोज इंजन अनुकूलन के बारे में कुछ विशेषज्ञता के साथ घर में वेबसाइट के विकास कौशल के लिए मूल्यवान होगा। ये ऐसे कौशल हैं जो व्यापार लंबे समय तक निर्भर करेगा।

निर्णय लें कि इनमें से किस टीम को आपको टीम में शामिल किया जाना चाहिए और इसे आउटसोर्स होना चाहिए। फिर सुनिश्चित करें कि आपका कार्यक्रम प्रत्येक प्रोजेक्ट के रूप में आउटपुट को प्रबंधित करने के लिए तैयार होने के लिए प्रशिक्षण और भर्ती कार्यों को वितरित कर सकता है।

6। शासन अधिक जटिल है

यदि आप एक परियोजना प्रबंधन पृष्ठभूमि से आए हैं तो शासन आपके लिए आश्चर्यचकित नहीं होगा। यह जिस तरह से परियोजना और कार्यक्रम संरचनाओं का आयोजन किया जाता है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि निर्णय लेने का अधिकार सही तरीके से किया जाता है और सही लोगों को शामिल किया जाता है। यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि काम एक तरह से प्रगति की जा रही है जो समग्र व्यवसाय के मामले में फिट बैठता है और इससे लोगों को जवाबदेह रखने में मदद मिलती है।

शासन भी ऐसा तरीका है कि परियोजना प्रबंधन कार्यालय और वरिष्ठ अधिकारी यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि कार्यक्रम लाभ प्रदान करने के लिए ट्रैक पर है - और परियोजनाओं को बंद करने या एक पूरे कार्यक्रम को बंद करने का एक औपचारिक मार्ग प्रदान करता है यदि यह दिखाया जा सकता है कि उन लाभ अब हासिल नहीं किया जाएगा

एक परियोजना परिवेश की तुलना में एक कार्यक्रम परिवेश में प्रशासन अधिक जटिल है।परियोजना बोर्ड और संचालन समूह सामान्यतः एक्ज़-स्तरीय सदस्यता हैं। यह अपेक्षा की जाती है क्योंकि एक कार्यक्रम से अंतिम परिणाम सामान्य रूप से व्यापार परिवर्तन होता है।

कार्यक्रमों का व्यापार पर सामान्य प्रक्रिया और संगठन के दैनिक संचालन के रूप में भी प्रभाव होता है, इसलिए पी एंड एल के प्रभाव के साथ आम तौर पर निवेश महत्वपूर्ण होता है इसके लिए पूंजी परियोजना की तुलना में संभवतः उच्च स्तर का निरीक्षण करना आवश्यक है।

निर्णय लेने की भूमिका में सही लोगों को सुनिश्चित करने और टीम में लोगों के लिए स्पष्ट जिम्मेदारियों के द्वारा आपके कार्यक्रम के लिए कार्यक्रम प्रशासन को सशक्त बनाएं।

7। योजना बहुत कड़ी मेहनत है …

एक योजना की योजना बनाना एक परियोजना की योजना के मुकाबले कठिन है, क्योंकि बहुत अधिक चलती हिस्से हैं, लेकिन आप यह तर्क दे सकते हैं कि यह भी बहुत मज़ा है!

आम तौर पर परियोजना प्रबंधक जो इस कार्यक्रम में शामिल होते हैं, उनकी परियोजनाओं को एक साथ मिलेंगे। फिर प्रोग्राम मैनेजमेंट टीम कार्यक्रम प्रबंधक के रूप में आपकी दिशा में और नीचे दी जाती है, योजनाओं को एकीकृत किया जाता है

यह कहना आसान है, लेकिन ऐसा करना आसान नहीं है परियोजनाओं और परियोजना कार्यों के बीच निर्भरता की पहचान करने की आवश्यकता है यह आपको पूरे कार्यक्रम के लिए संसाधन आवश्यकताओं को देखने और प्रमुख लोगों की उपलब्धता के अनुरूप चारों ओर गतिविधियों को हथियाने के लिए मजबूर करता है। और यह एक एकमात्र कार्य भी नहीं है।

एक बार आपके एकीकृत कार्यक्रम की योजना एक साथ रखी जाती है, तो आप उसे गैंट चार्ट या अन्य सॉफ्टवेयर उपकरण में ट्रैक कर सकते हैं। चूंकि आपके प्रोजेक्ट मैनेजर वास्तविक समय में अपनी परियोजनाओं को ट्रैक करते हैं, आपको कार्यक्रम की योजना में समायोजन करना होगा, हर किसी को बदलाव के बारे में जानकारी दी जाएगी और काम के अपने क्षेत्र के लिए इसका मतलब क्या होगा।

8 …। लेकिन आपको हर लाइन की योजना नहीं है

एक प्रोग्राम मैनेजर के रूप में आप अपने प्रोजेक्ट मैनेजर्स पर विस्तृत योजना बनाने के लिए भरोसा करते हैं। हजारों और हजारों कार्यों के साथ एक योजना पर नज़र रखने के लिए यह व्यावहारिक या वांछनीय नहीं है

आपको एक कार्यक्रम स्तर के प्रभाव के बारे में कुछ पता चलने के लिए पर्याप्त विस्तार के साथ, परियोजनाओं के एक लुढ़का, उच्च स्तर के दृश्य की आवश्यकता है

ऐसा करने का सबसे आसान तरीका समर्पित सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन के साथ है (इन 10 सिद्ध प्रोजेक्ट और प्रोग्राम सॉफ़्टवेयर उपकरण एक अच्छी जगह हैं)। स्प्रेडशीट पर अपने बहु-मिलियन डॉलर का कार्यक्रम प्रबंधित करने की कोशिश करना आसान नहीं होगा।

9। आपको अपने प्रतिनिधि को सुधारने की आवश्यकता

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हालांकि, अच्छा काम करने के लिए आप एक प्रोग्राम प्रबंधन भूमिका में हैं, इसका मतलब है कि आपको इसके बारे में और भी बेहतर होना चाहिए।

अच्छी खबर यह है कि आपके पास प्रोजेक्ट मैनेजर्स की एक टीम होनी चाहिए, और आपके ट्रांसफार्मिव परिवर्तन का समर्थन करने के लिए आपके पास एक समर्पित कार्यक्रम प्रबंधन कार्यालय भी हो सकता है।

बुरी खबर यह है कि आप शायद न हों!

एक कार्यक्रम पर काम करने के लिए बहुत सारे काम हैं, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी चलने वाले हिस्सों को सही समय पर एक साथ चलना है, एक विशाल प्रयास है। आप इसे अकेले नहीं कर सकते हैं और आपको कोशिश नहीं करनी चाहिए कार्यक्रम की शुरुआत करने के लिए आपको कितना समय लगाना चाहिए और इसके बाद आप को यह सुनिश्चित करना होगा कि आपका बैक अप करने के लिए एक टीम है।

यदि आपके पास आपके प्रोग्राम मैनेजमेंट ऑफिस में कोई नहीं है, तो किसी से पूछें कि वह प्रोग्राम मैनेजमेंट टीम के लिए दूसरा है। उनके लिए बहुत कुछ करना है: किसी परियोजना समन्वय की भूमिका में किसी को पूरी तरह से कार्यक्रम स्तर पर आवश्यक समन्वयन प्रदान करने के लिए रखा जाएगा, जो रणनीतिक कार्यों में शामिल होने के लिए आपको मुक्त कर देगा।

10। संघर्ष से डरो मत

कार्यक्रमों के लिए कई किस्में हैं कठिन हितधारकों के साथ परियोजनाओं से अप्रभावी समय सीमाएं देखने के लिए, हर दिन आपको संघर्ष के अवसर प्रदान करता है। उन चीजों के लिए देखें जो प्रोजेक्ट के प्रदर्शन को बाधित करते हैं और इसके शुरू होने से पहले एक संघर्ष की स्थिति को दूर करने के लिए आवश्यक होने के लिए तैयार रहें।

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