9 बैठकें प्रबंधकों के लिए सहायता कौशल

बैठकें या तो विचार साझा करने, चुनौतियों पर चर्चा करने और कार्य योजनाओं को परिभाषित करने के अवसर या हो सकती हैं, या वे अपरिवर्तनीय समय बर्बाद हो सकते हैं। दुर्भाग्य से, प्रबंधकों को प्रक्रिया प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए अक्सर प्रमुख योगदान होते हैं

यह आलेख बैठक के उत्पादकता में सुधार के समर्थन में उनकी मीटिंग सुविधा कौशल को मजबूत करने के लिए सभी स्तरों पर प्रबंधकों के लिए विचार प्रदान करता है।

जहां प्रबंधकों की बैठक के साथ गलत हो जाता है

कई प्रबंधकों को लगता है कि वे जानते हैं कि एक बैठक "चलाने" के लिए।

वे एजेंडा को निर्धारित करते हैं, सभी बात करते हैं, और सभी निर्णय लेते हैं हालांकि यह प्रबंधकों के लिए आसान और कुशल महसूस कर सकता है, लेकिन यह अक्सर लोगों के समय की बर्बादी है, और यह टीम की रचनात्मक क्षमता में नल नहीं करता है। वास्तव में, इसका विपरीत प्रभाव पड़ता है क्योंकि कर्मचारियों को वापस लेना पड़ता है, प्रबंधक को निर्दिष्ट करना जो स्पष्ट रूप से प्रभारी होना चाहता है

बहुत सारे कारण हैं कि प्रबंधकों ने अपने कर्मचारियों को अधिक बैठकों में शामिल नहीं किया है, जिसमें शामिल हैं:

• दे जाने का डर
• झूठी धारणा है कि क्योंकि वे प्रभारी हैं, उन्हें सभी उत्तर प्रदान करने की आवश्यकता है
• क्षमताओं में विश्वास की कमी या अपने कर्मचारियों के समस्या हल करने के कौशल
• मीटिंग सुविधा कौशल की कमी।

जबकि पहले तीन आइटम खराब प्रबंधकों के व्यवहार हैं, पिछले एक, सुविधा कौशल, और अभ्यास के साथ मजबूत किया जा सकता है।

आपकी बैठक सुगमता कौशल को सुदृढ़ करना

परिभाषा के अनुसार, इसका मतलब होता है, " आसान या कम मुश्किल बनाने के लिए; आगे बढ़ें "एक मैनेजर के लिए एक बैठक (इसे चलाने के बजाय) की सुविधा के लिए, उन्हें अपनी शक्ति को छोड़ने और विभिन्न परिणामों और दृष्टिकोण के लिए तैयार होने के लिए तैयार होने की आवश्यकता होती है।

उचित बैठक की सुविधा के लिए सभी समस्याओं को पहचानने और सुलझाने में शामिल होना शामिल है किसी भी प्रबंधक की तुलना में टीम लगभग हमेशा बेहतर, अधिक रचनात्मक समाधान विकसित कर सकेंगी और समाधान के कार्यान्वयन के समर्थन की संभावना अधिक होगी।

बैठक की सुविधा के लिए आवश्यक नौ कौशल हैं, जो सभी सीख सकते हैं और अभ्यास से बेहतर हो सकते हैं:

1. कार्यसूची योजना एक सहयोगी मीटिंग एजेंडा नियोजन से शुरू होती है उन विषयों का चयन करना जो भागीदारी को आमंत्रित करते हैं, i ई। , हल करने की एक समस्या "सूचनात्मक" विषयों से कहीं अधिक आकर्षक है हालांकि, समूह भागीदारी के लिए अनुमति देने के लिए पर्याप्त समय आवंटित किए जाने की आवश्यकता है।
2. पर्यावरण और जलवायु सेटिंग रसद मामले! जब लोग असुविधाजनक होते हैं, तो एक दूसरे को नहीं देख सकते हैं, सुन नहीं सकते हैं, या भूखे हैं, बैठक परिणाम भुगतना होगा। महान भागीदारी को प्रोत्साहित करने और बाधाओं को दूर करने के तरीके के रूप में रसद का उपयोग करना सीखें
3. सवाल पूछना महान सवाल बहुत चर्चा को प्रोत्साहित करते हैंआलेख, "विकास मॉडल का उपयोग करने वाले 70 विस्मयकारी कोचिंग प्रश्न", कुछ उत्कृष्ट चर्चा प्रम्प्टर्स प्रदान करता है।
4. सक्रिय सुनना। जब कोई प्रबंधक संक्षिप्त व्याख्या करता है, समझने के लिए जांच करता है और अनुवर्ती प्रश्न पूछता है, तो यह अधिक भागीदारी को प्रोत्साहित करती है और चर्चा में बहती रहती है। "कैसे एक बेहतर श्रोता बनने के लिए," मैं अपने सक्रिय श्रवण कौशल को मजबूत करने के बारे में विचार साझा करता हूं।
5. बुद्धिमानी। अधिकांश लोगों को लगता है कि वे पहले से जानते हैं कि कैसे मंथन करना है। बहुत से सेटिंग्स में, बुद्धिशीलता की प्रभावशीलता खराब प्रक्रिया प्रबंधन, मजबूत सामाजिक या राजनीतिक दबाव और गरीब सुविधा कौशल से कम हो जाती है। बहुत से लोगों ने कभी अच्छी तरह से चलने वाले बुद्धिमान सत्र की शक्ति का अनुभव नहीं किया है। "15 तरीके से वर्षा एक बुद्धिमान सत्र "के लिए नहीं - तो विपरीत है!
6. आम सहमति निर्माण कौशल। आम सहमति का यह मतलब नहीं है कि हर किसी को निर्णय के साथ सहमत होना चाहिए। इसका मतलब है कि हर कोई उनके दृष्टिकोणों को साझा करने और विचारों को पेश करने का अवसर मिला है। उचित सुविधाजनकता समूह को एक प्रभावी निर्णय के विकास में विचार साझा करने से मार्गदर्शन करेगा। आम सहमति पर पहुंचने में अधिक समय लगता है, लेकिन आम तौर पर समूह से बड़े पैमाने पर खरीददारी में काफी लाभ होगा। हालांकि, याद रखें कि आम सहमति अंतिम लक्ष्य नहीं है समस्या के लिए एक प्रभावी निर्णय सबसे महत्वपूर्ण मुद्दा है। एक आम सहमति निर्णय लेने की प्रक्रिया के माध्यम से एक टीम का नेतृत्व करने के तरीके के बारे में और जानने के लिए एक छह-चरण आम सहमति निर्णय फ्रेमवर्क देखें
7. विवाद संकल्प जब भी कोई समस्या हल करने में शामिल लोगों का एक कमरा है, तो संघर्ष अनिवार्य है वास्तव में, प्रभावी निर्णय लेने की प्रक्रिया के भाग के रूप में कार्य या मुद्दे पर टकराव टीम शोधकर्ताओं द्वारा देखा जाता है प्रबंधक को सकारात्मक तरीके से संघर्ष की शक्ति का उपयोग करना सीखना चाहिए। देखें: "छोटे समूहों के लिए विवाद समाधान।"
8. गैर-मौखिक संचार कौशल जबकि शोधकर्ता सटीक प्रतिशत पर बहस करते हैं, ज्यादातर सहमत होंगे कि संचार का 50 प्रतिशत से अधिक गैर मौखिक है एक प्रबंधक को अपने स्तर की सगाई, स्पष्टता और वचनबद्धता के आकलन के लिए समूह की टोन और शरीर भाषा को पढ़ने में सक्षम होना चाहिए।
9. रिकॉर्डिंग। कुशल समूह के सुगमता से पता चल जाता है कि लोग कह रहे हैं कि कैप्चर करने के लिए फ्लिपचार्ट या व्हाईटबोर्ड को कब चालू किया जाए। ऐसा करने से लोगों को लगता है कि उनके विचारों को सुनाया जा रहा है और उनका मूल्यांकन किया जा रहा है, और कार्य योजना और अनुवर्ती कार्रवाई के लिए उपयोग करने के लिए एक मूल्यवान रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है

निचला रेखा: समय जीवन में और काम पर एक मूल्यवान संपत्ति है इष्टतम दक्षता और प्रभावशीलता के लिए बैठकों का प्रबंधन करने का प्रयास करें। ऊपर पहचाने गए 9 सुविधा कौशल सीखना, अभ्यास करना और लागू करना शुरू करने के लिए एक शानदार जगह है।

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आर्ट पैटी द्वारा अपडेट किया गया