ऑफिस वॉयस संदेश का एक पेशेवर आउट बनाओ

यह गर्मी है! परिवार और दोस्तों के साथ गुणवत्ता का समय बिताने और छुट्टी पर जाने का समय। इसका मतलब यह है कि कार्यालय संदेश के बाहर की स्थिति को प्रदर्शित करने के लिए आवाज संदेश और ईमेल को संशोधित करने की आवश्यकता है। यह महत्वपूर्ण है कि व्यावसायिक आवाज संदेश और आउट ऑफ़ ऑफिस ईमेल ऑटो उत्तर तैयार किया जाये ताकि ग्राहकों और सहकर्मियों को चेतावनी दी जाए कि हम व्यवसाय से ब्रेक ले रहे हैं।

इससे भी महत्वपूर्ण बात, जब तक दूर के कारोबार में किसी से संपर्क कैसे करें, इसके बारे में जानकारी प्रदान करना आवश्यक है।

एक ग्राहक के लिए यह बहुत निराशाजनक होगा और आपसे संपर्क कैसे न करें अगर आपकी स्थिति बिक्री, सेवा या उत्पाद विकास में है तो इससे कोई फर्क नहीं पड़ता है सभी ग्राहक कॉल महत्वपूर्ण हैं और उन्हें पेशेवर तरीके से शामिल करने की आवश्यकता है।

ई-मेल की सामग्री ईमेल और ईमेल के माध्यम से आपके साथ संवाद करने की कोशिश करने वाले सहकर्मियों की सामग्री को आवाज़ संदेश की सामग्री के साथ संगत होना चाहिए जो कॉल करने वालों को शुभकामना देगी। यदि आप आउटलुक 2010 का उपयोग कर रहे हैं और एक माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर से जुड़े हुए हैं, तो पहले फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, फिर स्वचालित जवाब आइकन पर क्लिक करें।

यह तब एक अस्थायी ईमेल के निर्माण की प्रक्रिया शुरू करेगा जो कि आपके कार्यालय से बाहर होने पर ईमेल भेजे गए सभी लोगों को भेजा जाता है। स्वचालित उत्तर भेजा गया है क्योंकि आपने इस अस्थायी संदेश को सक्षम किया है। इस ईमेल को बनाने के लिए निर्देशों की एक कदम सूची से यहां पर देखा जा सकता है: ऑफलाइन ईमेल के लिए आउटलुक एक्सचेंज

यदि आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर के जरिए कनेक्ट नहीं हैं, तो प्रक्रिया थोड़ा अलग है क्योंकि कोई "स्वचालित जवाब" नहीं है इन प्रकार के ईमेल खातों पर आइकन गैर-एक्सचेंज उपयोगकर्ताओं के लिए इसी तरह के ईमेल बनाने के लिए चरण-दर-चरण कदम यहां देखा जा सकता है: अन्य सभी के लिए कार्यालय से बाहर

अगला कदम ईमेल की सामग्री बनाने के लिए होता है जो आपको सभी ईमेल भेजते हैं, जब आप कार्यालय से दूर होते हैं। यह ईमेल आपको यह बताए कि आप कितने समय से कार्यालय से बाहर होंगे, आप अपने अनुपस्थिति के दौरान कैसे पहुंच सकते हैं (यदि उपयुक्त हो) और आपके व्यवसाय के जरिए संपर्क करने के लिए यदि आप अपने समय के दौरान पहुंचने की इच्छा नहीं रखते हैं कार्यालय।

उदाहरण:

हैलो,

आपके ईमेल के लिए धन्यवाद मैं वर्तमान में कार्यालय से बाहर हूं और सोमवार, 1 दिसंबर को वापस आऊंगा। इस समय के दौरान मेरे पास ईमेल तक सीमित पहुंच होगी, इसलिए मेरा जवाब थोड़ा विलंब हो सकता है। यदि आपको तत्काल सहायता की आवश्यकता है, तो कृपया मेरे सहायक, बारबरा कोलसन को एक ईमेल भेजें। उसका ईमेल पता बीकलोन @ एक्सज है कॉम।

खुश छुट्टियाँ!

शाहिरा

माइक्रोसॉफ्ट टेम्पलेट और अन्य उदाहरण जो यहां पाये जा सकते हैं प्रदान करता है: ऑफ़िस टेम्पलेट्स और उदाहरणों के बाहर।जब आप ऑफिस पर वापस लौटते हैं, तो यह अस्थायी संदेश बंद करने के लिए मत भूलना, अन्यथा, जो कोई भी आपको कार्यालय में वापस आने के बाद ईमेल करता है वह उसी संदेश को प्राप्त करना जारी रखेगा

अब जब आपने आउटगोइंग ईमेल बनाया है, तो आपके सभी कॉल करने वालों की बधाई देने वाले एक समान, लगातार आउटगोइंग वॉइस संदेश की रचना आसान है। ईमेल से एक ही शब्द का प्रयोग करें, संदर्भ जो आपकी अनुपस्थिति में संपर्क किया जाना चाहिए और जब आप वापस आएंगे

आवाज संदेश के लिए, अपने ईमेल पते के बजाय व्यक्ति के फोन नंबर को प्रदान करना आवश्यक है।

उदाहरण:

हैलो,

आप शाहिरा रेन्नेरी के डेस्क पर पहुंच गए हैं कृपया इस पूरे संदेश को सुनो। मैं सोमवार, 5 जनवरी तक कार्यालय से बाहर हो जाऊंगा। यदि आपको तत्काल सहायता की आवश्यकता है, तो कृपया मेरे सहायक, बार्ट काल्सन को फोन करें। उसका फोन नंबर 212-555-xxxx है

जब मैं वापस आ जाता हूं, तब आपके साथ बोलने के लिए उत्सुक हूं धन्यवाद।