दाखिल करने वाले लोगों के लिए फाइलिंग टिप्स

दाखिल करने के बारे में कुछ है जो मेरी आँखें चमकती है - और किसी भी लम्बाई के लिए दाखिल होने से मुझे कोमा में गिरने का खतरा मिलता है

लेकिन दुर्भाग्य से, इसे नफरत है या नहीं, जब आप एक छोटे से व्यवसाय चलाते हैं, तो दाखिल करना होता है, या आप जल्दी ही अपने डेस्क को अख़बारों के वजन के नीचे गिरते हुए देख लेंगे जो जमा करते रहेंगे। करने के लिए दाखिल करने का एक नफरत क्या है?

समस्या के दो दृष्टिकोण हैं जो मदद कर सकते हैं

आप अपने समय को यथासंभव कम दाखिल करने की कोशिश कर सकते हैं (एक पद्धति जिसने मैंने कई सालों से कार्यालय चलाया है) या अपने समय को यथासं पूरा करने की कोशिश कर रहा है) आइये देखते हैं कि आप वास्तव में पहले फाइलिंग करने के समय की मात्रा कम करने के लिए युक्तियों को देखें।

समय भरने का समय कैसे कम करें

1 टुकड़े करना और जब संभव हो तो रीसायकल करें।

आपको दर्ज किए जाने वाले इंतजार में आने वाले किसी भी पेपर के बारे में पहला प्रश्न यह है, "क्या यह दस्तावेज दायर करने की आवश्यकता है? "(एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली बनाने के लिए 3 कदम जानें।)

मेल में आने वाले बहुत सारे दस्तावेज़ सीधे श्रेडर में जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, अन्य कंपनियों के विज्ञापनों या सूचना पत्रों को दाखिल करने का क्या मतलब है? जब आप मेल के साथ काम कर रहे हैं, तो एक बार मेल का एक टुकड़ा पढ़ें, तय करें कि आपको अभी से एक वर्ष की आवश्यकता होगी या नहीं और इसके अनुसार तदनुसार फ़ाइल या टुकड़े टुकड़े करें।

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संभावनाएं अच्छे हैं कि आप दस्तावेजों की बहुत सारी प्रतियां भी दाखिल कर रहे हैं, जिन्हें आपको दाखिल करने की आवश्यकता नहीं है - और पहले स्थान पर भी प्रिंट नहीं होनी चाहिए।

चालान या पत्रों की पेपर प्रतियां फाइल करने की कोई आवश्यकता नहीं है, उदाहरण के लिए, अगर आपकी इलेक्ट्रॉनिक फाइलें व्यवस्थित हो जाती हैं और आप उचित बैकअप प्रक्रियाओं का पालन कर रहे हैं (व्यापार डेटा संरक्षण के 6 नियम देखें और इसे कैसे करें, इसके विवरण के लिए एक सफल बैकअप सिस्टम की स्थापना करें।)

इसलिए जब आप उस फाइलिंग के ढेर से निपटने वाले हैं, तो "आप बिना रह सकते कागजात" टुकड़े टुकड़े कर सकते हैं।

2। एक फाइलिंग सिस्टम का प्रयोग करें जो दूसरे कार्यालय के काम आसान बनाते हैं, कठिन नहीं।

अधिकांश कागजात जो मुझे दाखिल करने की आवश्यकता है, वे व्यापार करने की प्रक्रिया से संबंधित हैं - और इन दस्तावेज़ों को उनके साथ कुछ भी करने से पहले अकाउंटिंग सिस्टम में प्रवेश करने की आवश्यकता होती है। इसलिए प्रिंटर टोनर कारतूस के लिए उस रसीद को लेने और मेरी मुख्य फाइलिंग प्रणाली में "पी" के तहत दाखिल करने की बजाय, मैं अपने "पहले" फाइलिंग सिस्टम में फ़ाइल करता हूं, महीने और वर्ष के आधार पर लेबल किए जाने वाले फ़ोल्डर्स की एक श्रृंखला।

उदाहरण के लिए, अगर मैंने सितंबर 2014 में टोनर कारतूस खरीदा है, तो वह उस फाइल में जाता है, साथ ही उस महीने के भीतर हुई अन्य सभी बिलों, प्राप्तियां और अन्य व्यावसायिक दस्तावेजों के साथ। फिर यह महीने के अंत में फ़ोल्डर के माध्यम से काम करने के लिए एक सरल मामला है और सभी लेखा प्रविष्टियों को बनाने की आवश्यकता होती है (या यदि आप इसे स्वयं नहीं कर रहे हैं, तो अपने अकाउंटेंट या बुककीपर को मासिक फ़ोल्डर सौंपने के लिए) ।

ध्यान दें कि मैं एक सेवा व्यवसाय चलाता हूं, एक खुदरा व्यापार नहीं, इसलिए महीने में एक बार मेरे लिए काम करने के बाद बैठकर और खातों पर काम करना आपको मासिक फ़ोल्डर विचार को तदनुसार संशोधित करने की आवश्यकता होगी यदि आपको अपने खातों को अधिक बार अद्यतित करने की आवश्यकता है

3। आपके द्वारा फाइल करने से पहले सोचें

लेखांकन करने के लिए मासिक फ़ोल्डर्स का उपयोग करने के बाद क्या हुआ?

दस्तावेजों को "मुख्य" फाइलिंग सिस्टम पर स्थानांतरित करने की आवश्यकता है लेकिन प्रत्येक दस्तावेज़ को अपने शीर्षक के आधार पर अलग-अलग दाखिल करने के बजाय, मैं समूह के अनुसार तार्किक रूप से फ़ाइल करता हूं, एक फाइलिंग प्रक्रिया मुझे बहुत तेज़ लगता है।

प्रिंटर टोनर कारतूस के उदाहरण पर एक और नज़र डालें। प्रिंटर टोनर कारतूस के लिए "P" के तहत इस रसीद को दर्ज करने के बजाय, मैं इसे Office Supplies - Receipts के तहत एक फाइल दूंगा, उसी स्थान पर मैं दस्तावेज फाइल करूँगा जैसे कि पोस्ट-नोट नोटों के संग्रह के लिए रसीद या प्रिंटर के लिए रसीद कागज। यह न केवल तेज़ी से फाइल करता है, बल्कि बाद में दस्तावेजों को खोजने में आसान बनाता है

4। अपने फ़ाइल फ़ोल्डर लेबल पर पूरे शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग करें, न केवल अक्षर।

कोई नियम नहीं है जो कहता है कि आप अपने फाइलिंग सिस्टम के विभाजन बनाते समय केवल एकल अक्षर तक ही सीमित हैं।

और यदि आप करते हैं, तो आप अपने फाइल को अनावश्यक रूप से धीमी और जटिल बना रहे हैं। अपने फाइलिंग सिस्टम को कस्टमाइज़ करें ताकि आप समूह द्वारा दाखिल होने से लाभान्वित हो सकें और दस्तावेज़ को अधिक तेज़ी से रखने के लिए सही स्थान प्राप्त कर सकें।

उदाहरण के लिए, "सी" नामक मेरे फाइलिंग सिस्टम का एक अनुभाग होने के बजाय, मेरे पास "क्लाइंट फाइल" लेबल वाला एक अनुभाग भी है "क्लाइंट फ़ाइलें" में मौजूद फाइलों को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है आपके फाइलिंग सिस्टम को इस प्रकार अनुकूलित करने का सौंदर्य यह है कि यदि आपको इसकी आवश्यकता होती है तो उसे हमेशा उप-विभाजित और संगठित किया जा सकता है। इसलिए एक प्रमुख क्लाइंट में फाइल सिस्टम डिवाइडर के नाम से "क्लाइंट फ़ाइलें" अनुभाग में उसके नाम के साथ लेबल किया जा सकता है ताकि उसे आसान से संबंधित दस्तावेज मिल सके।

इस उदाहरण में, फिर, फाइल सिस्टम पर लेबल "बी", "सी", "क्लाइंट फाइल", "डी" पढ़ा जाएगा … देखें कि आपका फाइलिंग कितना आसान हो जाता है?

गति के लिए एक अन्य फाइलिंग टिप अपने फाइलिंग को अपनाना: वर्णमाला को भी कस्टमाइज करने के लिए मत भूलना। सिर्फ एक "एम" अनुभाग के बजाय, एक "एम सी" भी लेबल करें।

5। अपने "पहले" फाइलिंग प्रणाली को करीब और सुविधाजनक रखें। द्वि-स्तरीय फाइलिंग सिस्टम का इस्तेमाल करने के बारे में दूसरी बड़ी बात, जैसे मैंने ऊपर वर्णित किया है कि यह आपके फाइलिंग सिस्टम (मासिक फ़ोल्डर्स) के पहले चरण को शारीरिक रूप से आपके काम के स्थान के करीब रखना आसान हो जाता है। <99-9>

तो अपना आखिरी, वर्तमान, और रखिए, अगर आपको पास, संगठित स्थान है, तो उन्हें ढेर करने के बजाय तुरंत कागजात फाइल करने के लिए इच्छुक रहें। अगले महीने के मासिक फ़ोल्डर एक ट्रे में या एक कॉन्सर्टिना फाइल का उपयोग करें और इसे अपने कार्यक्षेत्र में बांह की लंबाई में डाल दें। आपके फाइलिंग सिस्टम का बड़ा हिस्सा ("मुख्य" फाइल सिस्टम जिसे मैंने फोन किया यह टिप दर्ज करने में 3) कमरे में या यहां तक ​​कि एक अलग कमरे में पूरी तरह से हो सकता है, लेकिन बचत समय के हित में, आपको अपना पहला चरण दाखिल करने के लिए उठना नहीं चाहिए था।

फाइलिंग मज़ा कैसे करें

मैंने आपके द्वारा दिए गए दाखिल युक्तियों को अब तक आपको फाइलिंग करने में समय को कम करने और मस्तिष्क स्थिर करने से रोकने में मदद करनी चाहिए। लेकिन आपका समय अधिक मज़ा करने के बारे में क्या करना है?

सचमुच, मैं यहां पर एकमात्र रणनीति आया हूं जो पूरी तरह से रिश्वत है, अगर मैं निश्चित समय के लिए फाइल करता हूं तो मुझे कुकी के साथ पुरस्कृत करता हूं। यह काम करेगा लेकिन अगर आपके पास कई फाइल करने के लिए फाइलिंग हो, तो बहुत सारे पाउंड डाल सकते हैं।

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या आप अपने फ़ाइल फ़ोल्डर्स के लिए सभी अलग-अलग रंगों का उपयोग करके और लेबल्स के लिए असामान्य फोंट या सुलेखन का उपयोग कर अधिक कलात्मक दृष्टिकोण ले सकते हैं। चाहे या नहीं, यह आपके फ़ाइल को और अधिक मजेदार बना देता है, यह निश्चित रूप से इसे और अधिक आकर्षक बनाना होगा

और कौन जानता है? शायद यह सच है कि आपका फाइलिंग इतनी तेज़ है कि अब यह बहुत ही संगठित है कि इसे करने के लिए बहुत मज़ा आता है।