मानव संसाधन में दस्तावेज़ीकरण का महत्व

दस्तावेज़ीकरण रोजगार की घटनाओं के लिखित और रखे हुए रिकॉर्ड है दस्तावेज़ीकरण सरकार और कानूनी रूप से अनिवार्य तत्वों, कंपनी की नीति और अभ्यास के लिए आवश्यक दस्तावेजों, सर्वश्रेष्ठ मानव संसाधन प्रथाओं द्वारा सुझाए गए दस्तावेजों और रोजगार की घटनाओं के बारे में औपचारिक और अनौपचारिक रिकार्डकीपिंग से बना है।

एक रोजगार रिकॉर्ड के बारे में दस्तावेज़ीकरण

दस्तावेज़ीकरण किसी कर्मचारी के कार्यों, चर्चा, प्रदर्शन कोचिंग की घटनाओं, साक्षी नीति उल्लंघन, अनुशासनात्मक कार्रवाई, सकारात्मक योगदान, इनाम और मान्यता, जांच, आवश्यकताओं और लक्ष्यों को पूरा करने में विफलता का एक लिखित रिकॉर्ड है , प्रदर्शन मूल्यांकन, और अधिक

दस्तावेज़ीकरण नियोक्ता या कर्मचारी को एक विशेष घटना के आसपास हुई घटनाओं और चर्चाओं के लिखित रिकॉर्ड को संरक्षित करने की अनुमति देता है। रोजगार संबंधों के दस्तावेज़ीकरण एक लिखित रिकॉर्ड प्रदान करता है जो कर्मचारियों की पदोन्नति, कर्मचारी वेतन वृद्धि और रोजगार के समापन सहित अनुशासनात्मक कार्रवाई के रूप में इस तरह के कार्यों का समर्थन करने के लिए आवश्यक हो सकता है।

कर्मचारियों के बारे में दस्तावेज आम तौर पर दोनों सकारात्मक और नकारात्मक होते हैं, जब आवश्यक हो। यह तथ्यात्मक है और निर्णय नहीं है यह घटनाओं का वर्णन करता है क्योंकि वे घटना के बारे में दर्शक की राय और विचार नहीं होते हैं प्रलेखन उन कार्यों का भी वर्णन करता है जो उल्लेखनीय उदाहरणों में किए गए थे जैसे कि जब आप औपचारिक कर्मचारी पहचान प्रदान करते हैं या अनुशासनात्मक कार्रवाई करते हैं।

याद रखें कि आपको दस्तावेज़ के रूप में होने की संभावना के करीब दस्तावेज बनाने की आवश्यकता है ताकि दस्तावेज़ समय पर, विस्तृत और सटीक हो।

कानूनी कार्यवाही में, किसी कर्मचारी के पिछले प्रदर्शन के बारे में दस्तावेज़ीकरण अक्सर इस घटना से नियोक्ता के अनुभव का महत्वपूर्ण होता है।

नकारात्मक घटनाओं पर विशुद्ध रूप से ध्यान दिए बिना कर्मचारी के प्रदर्शन की एक निष्पक्ष तस्वीर डाल देना लक्ष्य है

दस्तावेज़ीकरण के प्रकार

नीतियां, प्रक्रियाएं, कर्मचारी पुस्तिका और प्रदर्शन विकास योजनाएं भी प्रलेखों के रूप हैं, जो एक व्यवस्थित, निष्पक्ष कार्यस्थल बनाए रखने के लिए अपेक्षाकृत कर्मचारी व्यवहार और कार्यस्थल आवश्यकताओं को रिकॉर्ड करते हैं जिसमें कर्मचारियों को उनके बारे में क्या उम्मीद की जाती है ।

दस्तावेज़ीकरण अभियुक्त, अभियोजक, और गवाहों के प्रतिकूल कार्यस्थल घटनाओं के लिखित रिकॉर्ड भी हैं, जिनमें यौन उत्पीड़न जैसे कर्मचारी दुराचार शामिल हैं।

दस्तावेज़ीकरण कर्मचारी की कर्मियों की फाइल में औपचारिक और रखी जा सकती है। कर्मचारियों से यह स्वीकार करने के लिए इस दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने की अपेक्षा की जाती है कि उन्हें एक प्रति प्राप्त हुआ है और सामग्री की समीक्षा की है। (हस्ताक्षर दस्तावेज़ीकरण में दिए गए बयानों के साथ समझौता नहीं दर्शाते हैं)

इस प्रलेख में हस्ताक्षर किए रोजगार आवेदन, लिखित रोजगार संदर्भ, आवेदन पत्र जैसे कि शुरू और कवर पत्र, और पृष्ठभूमि की जांच जैसे स्थायी रिकॉर्ड शामिल हैं। कर्मचारी कर्मियों की फाइल से अलग रखा जाता है, I 9 फॉर्म के रूप में ऐसे दस्तावेज जो कि यू.एस. में काम करने के लिए कर्मचारी की पात्रता का सत्यापन करता है, जैसे मेडिकल रिकॉर्ड, एफएमएलए रिकॉर्ड और आगे भी हैं।

दस्तावेज़ीकरण एक वर्ष के दौरान किसी कर्मचारी के साथ अपनी चर्चाओं के प्रबंधक के रिकॉर्ड में भी अनौपचारिक हो सकता है। यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधक अपने सभी रिपोर्टिंग स्टाफ सदस्यों पर इस दस्तावेज़ को बनाए रखें; प्रदर्शन के कारण कोई भी कर्मचारी नहीं होना चाहिए (यह बाद की तारीख में भेदभाव के रूप में समझा जा सकता है।)

दस्तावेज़ीकरण का प्रयोग

महत्वपूर्ण घटनाओं के दस्तावेज, चाहे वह सकारात्मक या नकारात्मक हो, की सिफारिश की जाती है ताकि प्रबंधकों के पास समय की अवधि में कर्मचारी के प्रदर्शन का रिकॉर्ड हो।

दस्तावेज संगठनों में अन्य तरीकों से उपयोग किया जाता है। इसमें प्रक्रियाओं, कार्य निर्देश और कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर निर्देश शामिल हैं, कुछ नाम करने के लिए, लेकिन मानव संसाधन कार्य के प्रयोजनों के लिए, ये दस्तावेजों के सामान्य उपयोग हैं। और, ये उचित तरीके से दस्तावेज़ कैसे करें I

प्रदर्शन प्रलेखन नमूने

किसी कर्मचारी के प्रदर्शन के बारे में दस्तावेज़ीकरण आपको कर्मचारियों को अनुशासन, समापन, या काफी बढ़ावा देने, इनाम और पहचान करने की अनुमति देगा। दस्तावेज़ीकरण के बिना, इन कार्यों में से किसी एक के लिए मामला बना रहा है - नियोक्ता के लिए और संभावित रूप से जोखिम भरा है

नियोक्ता को कर्मचारियों के भेदभावपूर्ण व्यवहार के बारे में संभावित आरोपों से बचना चाहिए।

कानूनीता एक तरफ, अच्छे नियोक्ता एक ऐसे काम का माहौल बनाना चाहते हैं जो कर्मचारी, लक्ष्यों और कैरियर की योजनाओं के उचित, सुसंगत और सहायक है।

यह पर्यावरण प्रबंधक के पेशेवर दस्तावेज़ीकरण के द्वारा समर्थित है - सुधार या सुधार की आवश्यकता के अनुसार दोनों प्रशंसनीय व्यवहार और क्रिया। इससे पहले, दस्तावेज़ के बारे में विस्तार से कैसे चर्चा की गई ये नमूने आपको उचित दस्तावेज़ों के अधिक उदाहरण देते हैं।

प्रलेखन नमूने

गलत:

मार्क आमतौर पर काम के लिए देर हो गया है मार्क बहुत काम याद करते हैं

सही: 1 अप्रैल: बीमार में बुलाया गया और काम के 8 घंटे याद किया।

4 अप्रैल: मार्क 10 ए में काम पर पहुंचे। मीटर। , अपने अनुसूचित प्रारंभ समय से दो घंटे देर से।

6 अप्रैल: मार्क ने डॉक्टर की नियुक्ति का नियोजित किया और फिर, एक नई भट्ठी स्थापित करने के लिए घर पर रहे।

12 अप्रैल: मार्क ने बीमार में बुलाया और काम के 8 घंटे याद किया।

मैरी अविश्वसनीय है वह ऐसा कभी नहीं करती जो उसने करने के लिए प्रतिबद्ध थी

सही: 2 मई: मैरी ने वादा किया कि उत्पाद प्रस्ताव का पहला मसौदा आज की साप्ताहिक बैठक में समीक्षा के लिए उपलब्ध होगा। मरियम ने अपेक्षित रूप से एक मसौदा दस्तावेज का उत्पादन नहीं किया कहा था कि वह बहुत व्यस्त थीं और जिन लोगों की मदद की ज़रूरत थी, उन्हें उसके साथ वापस नहीं मिला।

प्रबंधक ने जवाब दिया: आपको क्या मदद की ज़रूरत थी? जानकारी? कौन आपको वापस नहीं मिला है और उनसे आपको क्या आवश्यकता है?

कार्ल और माइकल को उनकी प्रगति के बारे में मैरी को अपडेट करने की जरूरत है।

क्या आपको इतना व्यस्त कर रहा है कि आपके पास अपनी प्रतिबद्धता के माध्यम से पालन करने का समय नहीं था? उन्हें पूरा करने के लिए सीमित समय के साथ कई प्रतिबद्धताएं होती हैं

आपकी मदद करने के लिए मैं क्या कर सकता हूं?

आप समीक्षा के लिए मसौदा दस्तावेज कब उपलब्ध कराएंगे?

ये नमूने एक संक्षिप्त दस्तावेज प्रदान करते हैं कि किस प्रकार प्रभावी दस्तावेज बनाम दस्तावेज की तरह लगते हैं जो गलत तरीके से लिखा गया है प्रभावी ढंग से और कानूनी तौर पर दस्तावेज़ नीतियों, प्रदर्शन, और अपने कार्यस्थल में घटनाओं के लिए इस सलाह का पालन करें।

अस्वीकरण:

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