बैठक प्रबंधन प्रैक्टिस मदद उत्पादकता में सुधार

हम बैठकों में बहुत सारे काम करते हैं। कई उदाहरणों में, खराब बैठक प्रबंधन प्रथाओं का परिणाम प्रतिभागियों के समय के अनुत्पादक उपयोग में होता है। एक संबंधित पोस्ट में, मैं पांच आम बैठक परिदृश्यों को उत्पादक घटनाओं में बदलने के लिए मार्गदर्शन देता हूं। इस पोस्ट में, मैं बैठकों के उपयोगिता, उत्पादकता और प्रभाव को मजबूत करने के लिए अतिरिक्त विचार प्रस्तुत करता हूं।

मीटिंग मैनेजमेंट की - स्टैंड पैट

कुछ प्रबंधकों ने पीएटी बैठकों के लिए दृष्टिकोण, एक

पी

अनुरोध, एक ए genda, और एक टी की आवश्यकता होती है > imeframe। सत्र के पहले संदर्भ के इन महत्वपूर्ण बिंदुओं के साथ प्रतिभागियों को आश्वासन देते हुए यह सुनिश्चित करता है कि लोगों ने बैठक के समग्र उद्देश्य को भाग लेने और समर्थन करने के लिए तैयार किया। एक स्पष्ट पी। ए टी। रूपरेखा उत्पादक सत्र को सुनिश्चित करने में सहायता करता है।

आपको बैठक के उद्देश्य को 1 या 2 वाक्य में सबसे ज्यादा परिभाषित करने में सक्षम होना चाहिए। "यह बैठक नए विपणन अभियान की योजना है" या "यह बैठक शिपिंग की नई नीति की समीक्षा करना है हैंडलिंग रिटर्न। " यह उद्देश्य हर किसी को यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि वह वहां क्यों हैं, क्या किया जाना चाहिए, और एक निष्कर्ष के लिए प्रगति और ड्राइव कैसे करें। एक एजेंडा सेट करें जिन आइटमों की आप समीक्षा करें / चर्चा / निरीक्षण करें मैं प्रत्येक एजेंडा आइटम (नीचे देखें) की समय सीमा निर्दिष्ट करना चाहता हूं और उस व्यक्ति की पहचान करना चाहता हूं जो चर्चा को नियंत्रित करने के लिए ज़िम्मेदार है। एक समय सीमा निर्धारित करें; कम से कम एक शुरुआत और समाप्ति समय सेट

मैं भी एजेंडा में प्रत्येक आइटम के लिए एक अवधि निर्धारित करने का सुझाव देता हूं। ये समग्र बैठक समय सीमा के लिए कुल होना चाहिए

समय पर अपनी बैठकें प्रारंभ करें

यदि आप उन संस्कृतियों में से एक में काम करते हैं, जहां लोग निर्धारित समय के पांच या दस मिनट तक सभी तरह की बैठकों में बैठते हैं, तो यह एक नया रुझान शुरू करने का समय है।

एक फर्म अपने प्रबंधकों को अनुसूचित प्रारंभ समय में दरवाजा बंद करने को प्रोत्साहित करता है, और जो देर हो चुके हैं वे भाग लेने के लिए स्वागत नहीं करते हैं। हालांकि यह कार्य करने की परवाह किए जाने से आप अधिक सावधान हो सकते हैं, आपको बैठक में आदेश लाने, उद्देश्य की समीक्षा करने और उम्मीदों और समय की पुष्टि करने के बारे में कोई गुंजाइश नहीं होना चाहिए।

झटकेदार दिखाने के लिए इंतजार न करें जब कोई देर से आता है, तो वापस मत आना और जो पहले से ही कवर किया गया है उसकी समीक्षा करें। अपने मीटिंग विषयों के साथ जारी रखें यह अराजक के लिए अजीब होगा और अगले बैठक में उस समय की समय-समय पर पहुंचने की बाधाओं को बेहतर करेगा।

अगर बैठक आयोजक / प्रायोजक समय पर नहीं दिखता है, तो बैठक को रद्द कर दें और काम पर वापस जाएं। पांच से सात मिनट की प्रतीक्षा अवधि उचित है। बाधाएं हैं, बैठक के आयोजक को एक अप्रत्याशित कठिनाई हुई और पसंद करने के लिए आप अपना समय बर्बाद नहीं करना चाहेंगे

विषय पर बैठक रखें

एक अच्छा अभ्यास है कि किसी ने बैठक में हर किसी को ट्रैक पर रखने की भूमिका निभानी है। बहुत बार, चर्चा बहती रहती है और फिर राय, विचार, तथ्यों और भावनाओं के झुंड में गिरावट आती है। इसके बजाए, भूमिका निभाना और हर किसी को उपस्थिति में सूचित करें कि यह व्यक्ति अगर और चर्चा के एजेंडे और चर्चा के विशेष आइटम के बंद होने पर बातचीत करेगा।

कुछ फर्मों में, इस भूमिका को "ट्रैफिक कॉप" के रूप में संदर्भित किया जाता है, "टॉपिक कीपर"। लेबल के बावजूद, आपकी बैठकों की प्रभावशीलता और उत्पादकता को मजबूत करने में भूमिका अत्यंत सहायक होती है।

अगर अतिरिक्त विषय उठते हैं कि ऑफ-एजेंडे हैं लेकिन चर्चा करना महत्वपूर्ण है, तो उन्हें स्पष्ट रूप से कब्जा कर लिया जाना चाहिए और भविष्य में विचार और चर्चा के लिए या असतत बैठक के लिए "पार्किंग स्थल" में रखा जाना चाहिए। मीटिंग के मालिक ने एक समग्र मामूली चर्चा की अनुमति देने का अधिकार सुरक्षित रखता है यदि यह समग्र बैठक के उद्देश्य का समर्थन करता है।

मीटिंग नोट्स / मिनटों को रखें और वितरित करें

मीटिंग के आयोजक के अलावा, किसी को बैठक का मिनट रखना चाहिए। मिनटों की एक अच्छी रिकॉर्डिंग में निम्नलिखित शामिल होंगे:

बैठक का समय, दिनांक, स्थान

उद्देश्य का विवरण

एजेंडा की प्रतिलिपि

• उपस्थित लोगों की सूची और उन लोगों की एक सूची जो
• निष्कर्ष, कार्रवाई की वस्तुओं, जिम्मेदारियों और पूरा होने की तारीखों की एक विस्तृत सारांश सूची। निष्कर्ष और क्रियाओं को सूचीबद्ध करने के लिए कई नोटिटेक्टर्स एजेंडा का उपयोग करते हैं
• नियोजित अनुवर्ती बैठक अगर वास्तव में आवश्यक है
• आदर्श रूप से, बैठक के निष्कर्ष के बाद जितनी जल्दी हो सके मीटिंग नोट वितरित करें और बिल्कुल एक कारोबारी दिन के भीतर। मिनट और नोट्स प्रतिभागियों के साथ-साथ अन्य हितधारकों के लिए एक सूचना स्रोत के रूप में महत्वपूर्ण हैं या जो बैठक में चूक गए हैं मिनटों के लिए लोगों और उनके प्रतिबद्ध अनुवर्ती कार्रवाई की टीमों को याद दिलाने के लिए लाभ उठाने के लिए एक महान उपकरण हैं।
• अब के लिए निचला रेखा:
• यह संभव है कि बैठक में सकारात्मक परिणाम आए, जिससे परियोजनाओं और लोगों को आगे बढ़ाया जा सके, इस पर भरोसा न करें। आपकी मेहनत प्रबंधन तकनीकों के कुछ परिश्रम और जानबूझकर सुदृढ़ीकरण एक महान परिणाम को चलाने के अपने बाधाओं में सुधार करेगा।

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आर्ट पैटी द्वारा अपडेट किया गया