सर्वोत्तम कार्यक्रम नियोजक या निर्माता की भर्ती के लिए सुझाव

एक बाहरी घटना नियोजक या निर्माता को किराए पर लेना एक कठिन काम नहीं है, लेकिन आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आप सबसे अच्छे इवेंट प्लानर्स को आउटसोर्स करना और उन्हें आपकी कंपनी के लिए एक से पहले ध्यान से जांचना चाहिए घटना।

आपके ईवेंट का उद्देश्य, आपके द्वारा काम कर रहे बजट, बाहर काम पर रखने का कारण, और नौकरी के लिए उपलब्ध उम्मीदवारों सहित आपकी चयन करते समय कई वैरिएबल हैं, और सौभाग्य से, एक महान संसाधन कंपनियों की संख्या उनकी कंपनी की घटनाओं को बनाने में मदद करने के लिए सर्वोत्तम ईवेंट योजनाकार या निर्माता चुनने के लिए उपयोग कर सकती है।

निम्न अगली कंपनी की घटना के लिए एक ईवेंट प्लानर की आवश्यकता है या नहीं, यह निर्धारित करने में आपकी सहायता के लिए निम्नलिखित गाइड का उपयोग करें, और यदि आप करते हैं, तो नौकरी के लिए सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवार का चयन कैसे करें

अपने घटना के उद्देश्य और घटना नियोजक की आवश्यकता निर्धारित करें

अधिकांश लोगों को लगता है कि बाहर के एक कार्यक्रम योजनाकार या कैटरर की नियुक्ति कार्यक्रम के बजट को निर्धारित करने से शुरू होती है, लेकिन सच्चाई यह है कि यह निर्धारित करना शुरू करना अधिक महत्वपूर्ण है कि आप क्यों चाहते हैं पहली जगह में एक घटना इससे पहले कि आप एक बाहरी या आंतरिक संसाधन तक पहुंचने से पहले उस घटना की योजना बनाने में आपकी मदद करेंगे, आप इस घटना के महत्वपूर्ण लक्ष्यों को साझा करने की स्थिति में होना चाहते हैं। अपने स्वयं के प्रासंगिक प्रश्नों का उत्तर कौन, किस, कहां, कब, क्यों और कैसे करें-बाद में समायोजन करने के लिए बहुत समय होगा

एक बार जब आप अपने उद्देश्यों को परिभाषित कर लेते हैं, तो कुछ स्पष्ट विचार आपके विषय पर क्या विषय और संदेश व्यक्त करना चाहते हैं, इसके बारे में कुछ स्पष्ट विचार आरंभ होंगे, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात, आप यह निर्धारित करना चाहते हैं कि कौन-सी गतिविधियों और सेवाओं को आपकी ओर से संभालने के लिए बाहरी संसाधन की आवश्यकता है

आप यह निर्धारित करना चाहते हैं कि आपके पास एक नियोजक के लिए क्या बजट है और यदि वे स्थल का चयन करने में मदद करेंगे, मेनू का निर्माण करेंगे और भोजन और पेय विकल्पों, स्रोत वक्ताओं और मनोरंजन पर सिफारिशें करेंगे, दिन के लिए साइट पर रहें उत्पादन की जरूरत है, और / या महत्वपूर्ण संचार दस्तावेज जैसे निमंत्रण और अतिथि सूची बनाने में मदद करें।

यदि आप अकेले अपने कार्यक्रम की योजना बना रहे हैं और अभी भी इनमें से कोई भी जरूरत नहीं है, तो संभावना है कि आप इन कार्यों और जिम्मेदारियों को प्रबंधित करने के लिए एक ईवेंट प्लानर को किराए पर लेना चाहते हैं।

एक योग्य कार्यक्रम नियोजक को खोजने के लिए स्थानीय स्रोतों का उपयोग करें

अक्सर, लोगों को लगता है कि उनकी शादी की सालगिरह पार्टी, नाश्ते की व्यावसायिक बैठक, सप्ताहांत वापसी या किसी अन्य प्रकार की घटना के लिए एक घटना योजनाकार को किराए पर लेने का सबसे अच्छा तरीका मुंह है और जब यह निश्चित रूप से मदद करता है, यह शायद सबसे प्रभावी दृष्टिकोण नहीं है

अगर आप अपने चक्कर के लिए सबसे अच्छा ईवेंट प्लानर ढूंढने की कोशिश कर रहे हैं, तो घटना नियोजकों के समुदाय के भीतर अनुभवी और मजबूत प्रतिष्ठा वाले किसी व्यक्ति को शोध करना सबसे अच्छा होगा।मुंह के शब्द नए ग्राहकों को खोजने के लिए एक योजनाकार के लिए आसान बिक्री का अवसर प्रदान करता है, लेकिन सहकर्मी प्रतिष्ठा बहुत प्रभावी है

चाहे यह एक सामाजिक घटना या एक कॉर्पोरेट मीटिंग है, आम तौर पर बोलते हुए, एक घटना नियोजक या कैटरर की भर्ती के नियम एक जैसे ही हैं: आप किसी ऐसे व्यक्ति को किराए पर लेना चाहते हैं, जिसने अपने प्रकार के ईवेंट को बनाने में विशेषज्ञता हासिल की है।

पेशेवर सदस्यता समूहों के अध्यायों पर विचार करें या मीटिंग प्रोफेशनल इंटरनेशनल, अंतर्राष्ट्रीय विशेष घटनाक्रम सोसायटी, नेशनल एसोसिएशन ऑफ़ कैटरिंग एक्ज़ीक्यूटिव्स या एसोसिएशन ऑफ़ वेडिंग प्रोफेशनल के राष्ट्रीय या स्थानीय अध्याय से देखें; यह पता लगाने के लिए भी प्रासंगिक है कि अपने उद्योग में कौन से लेख प्रकाशित किए जा रहे हैं

अगर आप जानना चाहते हैं कि किसी विशेष बाजार में सेवाओं या विशेषज्ञता देने के लिए कौन सा प्रतिष्ठा है, तो स्थानीय सम्मेलन और आगंतुकों के ब्यूरो से संपर्क करें, क्योंकि कई कार्यक्रम योजनाकार सक्रिय सदस्य हैं और वे वाणिज्य के स्थानीय कक्षों के साथ संबंध बनाए रखते हैं; स्रोत विशेषज्ञों का एक और तरीका है होटल सम्मेलन बिक्री विभाग तक पहुंचने के लिए-वे जो आप पर भरोसा करते हैं वे आपके साथ साझा करेंगे।

आवेदकों के साथ साक्षात्कार और घटनाओं की चर्चा करना

अधिकांश घटना नियोजक आपकी विशिष्ट घटना के बारे में सुनने के लिए उत्सुक होंगे, लेकिन उन्हें पहले संक्षिप्त जानकारी प्रदान करेंगे, और साक्षात्कार के आरंभिक दौर में उनकी विशेषज्ञता पर थोड़ा ध्यान केंद्रित करेंगे, उस समय के दौरान आपको तीन सबसे मजबूत आवेदकों को उम्मीदवारों की संख्या कम करनी चाहिए।

तब आपको प्रत्येक घटना नियोजक या उनकी फर्म से अपने व्यवसाय के बारे में जानकारी, पिछली घटनाओं का अनुभव, और आकस्मिकताओं के लिए कैसे योजना बनाते हैं, आवेदक की प्रतिक्रिया के तरीके पर सावधानीपूर्वक ध्यान देकर और किसी भी अनुवर्ती प्रश्नों के बारे में पूछने के लिए पूछना चाहिए या वह आपकी कंपनी, घटना या उसके लक्ष्यों के लिए हो सकता है

आपके योजना के संपूर्ण उद्देश्य, समयरेखा, बजट, अतिथि गणना और व्यक्तिगत प्राथमिकताओं के बारे में जानने के लिए अच्छे नियोजक आपको एक चर्चा के माध्यम से चले जाएंगे। अच्छे नियोजक आपसे अपने संगठन के बारे में प्रश्न पूछेंगे और अपने उद्देश्यों और आपके विशेष घटनाओं के बारे में जानने के लिए इन संकेतों की तलाश करेंगे, जब उन उम्मीदवारों की तलाश में साक्षात्कार लेंगे जो बाकी के ऊपर खड़े होते हैं।

हालांकि साक्षात्कार के पहले राउंड में किसी व्यक्ति से मिलने के लिए हमेशा संभव नहीं है, खासकर यदि आपका कार्यक्रम शहर से बाहर हो, तो यह आपके योजना और कंपनी के लिए सही योजनाकार या निर्माता चुनने में एक महत्वपूर्ण कदम हो सकता है।

फेस-टू-फेस मीटिंग एक प्लानर की विशेषज्ञता या अनुभव से परे अपनी कंपनी की टीम के साथ अंतर्दृष्टि प्रदान करती है जो इस घटना को बनाने में मदद कर रही होगी - आप एक ऐसे उम्मीदवार का चयन करना चाहते हैं जो न सिर्फ एक महान गुणवत्ता की घटनाओं का निर्माण करने के लिए ट्रैक रिकॉर्ड, लेकिन जो भी आपकी टीम के साथ हो जाता है

डाउनिंग डाउन ऑप्शंस और सिलेक्शन बनाना

आपके पेट की प्रवृत्ति पर जाने, आपके दोस्तों या यहां तक ​​कि सहकर्मियों और सहकर्मियों की सलाह या अकेले में अकेले मीटिंग के लिए यह बहुत अच्छा नहीं है- यह आपकी घटना है, और < आपका नाम और आपकी प्रतिष्ठा इसके साथ जुड़ी होगी-आपको अपने उम्मीदवारों के संदर्भों को भी जांचना होगा।उम्मीदवारों के साथ काम करने वाले ग्राहकों के नाम पूछना सुनिश्चित करें, लेकिन प्रत्येक नियोजक के इतिहास में खोदकर उन घटनाओं को खोजने के लिए खोजें, जिनके बारे में उन्होंने उल्लेख नहीं किया हो - आपको पता चल सकता है कि उन्होंने किसी विशेष क्लाइंट के साथ कुछ इवेंट्स खड़े किए थे उसे फिर से शुरू करना नहीं है एक बार जब आप यह सत्यापित कर लें कि एक उम्मीदवार आपकी कंपनी के साथ अच्छी तरह से काम करता है, तो क्षेत्र में विशेषज्ञता दर्शाता है, और उस घटना की बहुत अच्छी समझ है जिसे आप उसे या उसके साथ बनाना चाहते हैं, यह समय आपके चयन को कम करने का समय है और घटना के बारे में अपने विचारों को सुनें। अपने लक्ष्यों और विचारों के आधार पर, एक अच्छा घटना नियोजक आपको एक योजना के साथ पेश करेंगे, जो आपकी थीम को प्राप्त करने में मदद करेगा - यदि यह निजी शाम और लोगों के एक अंतरंग समूह के लिए रात्रिभोज है, तो योजनाकार आपको विचारों के साथ आना चाहिए जिसमें कई आपके कार्यक्रम का विवरण

इस बिंदु पर, घटना नियोजक आपको उन विचारों के साथ प्रस्तुत करना चाहिए जो आपको महसूस कर सकें कि उन्होंने अपना बजट लिया है और इसके मूल्य को दोगुना किया है इस तरह से स्पष्ट होना चाहिए कि वे अपनी घटना के लिए अपने दृष्टिकोण को पिच करते हैं।

इवेंट प्लानर के

अपने बजट की तुलना आपके ईवेंट के उद्देश्यों के आधार पर, आपके प्रोग्राम के विभिन्न तत्वों के लिए कितना खर्च होगा इसका सामान्य ज्ञान बनाना संभव है, जो कि आप किस प्रकार की घटना के आधार पर अलग-अलग होंगे होस्टिंग और इसमें क्या शामिल है कई लोग पहली बार एक घटना का आयोजन करते हैं, अक्सर बीयर बजट पर एक शैंपेन कार्यक्रम की योजना के इच्छुक होने के जाल में पड़ जाते हैं, यही वजह है कि बहुत से लोग सहायता के लिए अपने ईवेंट प्लानर में बदल जाएंगे।

एक आदर्श उम्मीदवार आपको उन बजटों को ले जाएगा जो आप उन्हें प्रस्तुत करते हैं और इसे जादुई चीज़ों में बदल देते हैं, लेकिन उन विचारों को कीमत पर आ जाएगा और यह महत्वपूर्ण है कि आप योजनाकार को अपने सभी खर्चों और संभावित स्रोतों के बारे में बताएं इन फीस को कवर किया जाएगा और समग्र बजट में शामिल किया जाएगा- ईवेंट प्लानर फीस योजनाकार से योजनाकार या इवेंट कंपनी से इवेंट कंपनी में अलग-अलग होंगे।

आपके घटना की प्रकृति के आधार पर, आपको ईवेंट योजनाकार और उनके द्वारा प्रदान किए जाने वाले ईवेंट के स्थानों और सेवाओं के लिए जमा, कागजी कार्रवाई और अनुबंध प्रदान करने के लिए कहा जाएगा। यह व्यापार को संभालने का एक पूरी तरह से स्वीकार्य तरीका है, लेकिन इस बिंदु पर सबसे अच्छी सलाह पेशेवर सलाह मांगना है और कभी भी ऐसे अनुबंध पर हस्ताक्षर नहीं है जिसे आपके अपने कानूनी वकील द्वारा समीक्षा नहीं की गई है विशेष रूप से जब निजी व्यक्तियों के साथ व्यवहार करते समय एक बड़ी फर्म के समान संसाधन

अपने नियोजक के साथ रहें और फायर एंड रीयर के लिए तैयार रहें

घटना की योजना से संबंधित सबसे बुरी कहानियां आम तौर पर अनुवर्ती कार्रवाई की कमी का परिणाम हैं। ईवेंट नियोजन के लिए लॉजिस्टिक्स के प्रभावी समन्वय की आवश्यकता होती है और इन्हें तीसरे पक्ष के व्यक्ति को उल्टा कर सकते हैं यदि ईवेंट नियोजक जिसे आपने किराए पर लिया है, तो वह आपके कंपनी के लक्ष्य और ईवेंट के उद्देश्यों के लिए पूरी तरह से जवाबदेह नहीं है।

इस कारण से, आप एक नियोजन प्रबंधक या निर्माता के साथ मिलकर काम करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि उत्पादन के हर तत्व को बिना किसी बाधा के बंद हो जाता है-सुनिश्चित करें कि स्थानों और आपूर्तिकर्ताओं के लिए भुगतान सुनिश्चित करने के लिए घटना के लिए तैयार हैं पहले और बाद में प्रत्येक विक्रेता के लिए बनायायह कहना नहीं है कि अधिकांश ईवेंट प्लानर्स अपनी वादे वाली सेवाओं को नहीं देते हैं, इसका मतलब यह है कि आपको सुनिश्चित करना चाहिए कि रसद की पुष्टि हो गई है।

यदि योजना के अनुसार सबकुछ चला जाता है, तो आपके पास भविष्य के लिए एक सफल आयोजन और एक उत्कृष्ट घटना योजनाकार संसाधन होगा, लेकिन यदि योजना की प्रक्रिया सेवाओं के लिए सुचारू रूप से नहीं चलती है, तो यह लिखित रूप में सहमत है, तो क्या यह समीक्षा करना महत्वपूर्ण है परियोजना योजनाकार के साथ एक अच्छी फिट है

हालांकि धैर्य रखना और रसद के जरिए काम करना और रास्ते में कोई भी गलतफहमी है, अगर आप चाहते हैं कि सेवाओं को नहीं प्राप्त कर रहे हैं, तो आपको कुछ गंभीर चर्चा करने के लिए तैयार रहना चाहिए। अगर आपको चाहिए, तो खराब योजनाकार को आग लगाने के लिए तैयार रहें और हर समय बैकअप विकल्प चुनें।