अपनी परियोजना हितधारकों को परेशान करने के तरीके

एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपकी नौकरी का हिस्सा यह सुनिश्चित करना है कि हितधारक - जो आपकी परियोजना टीम और प्रमुख ग्राहक और आपूर्तिकर्ताओं हैं - उन्हें परियोजना से क्या जरूरत है? आपके हितधारकों को आपकी प्रमुख चैंपियन होना चाहिए उन्हें आपकी सहायता करनी चाहिए, आप परियोजना के लक्ष्यों को प्राप्त करने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई एक ही दिशा में खींच रहा है।

लेकिन उन्हें परेशान करना आसान है। और जब ऐसा होता है, तो वे उन लोगों में बदल सकते हैं, जो आपकी परियोजना के साथ कुछ नहीं करना चाहते हैं।

यह एक प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए बहुत बड़ा जोखिम है क्योंकि आपको सफल होने के लिए उनकी मदद और समर्थन की आवश्यकता है उनके इनपुट के बिना, हो सकता है कि आप अपना प्रोजेक्ट डिलीवर करने में सक्षम न हों।

आपकी परियोजना के हितधारकों को परेशान करने के तरीके हैं और आपको इसके बजाय क्या करना चाहिए।

संवाद करने में नाकाम रहने

आप प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में जो भी करते हैं, उसके बारे में संचार 80% होना चाहिए। जब आप अपनी टीम, आपूर्तिकर्ताओं या ग्राहकों को नहीं बताते हैं कि क्या चल रहा है, तो वे जल्दी से नाराज हो जाएंगे। इससे भी बदतर, वे क्या हो रहा है की उनकी व्याख्या के साथ अंतराल को भरने के लिए करते हैं, जो संभवतः सटीक नहीं है और परियोजना की प्रतिष्ठा को पूरी तरह से हानिकारक हो सकता है

इसके बजाय: स्पष्ट परियोजना रिपोर्टें एक साथ रखो। उन्हें व्यक्तिगत रूप से और समूहों में मिलो और उन्हें हर कदम पर सूचित करें। एक परियोजना संचार योजना को एक साथ रखें और हितधारक विश्लेषण करें ताकि आप यह जान सकें कि कौन क्या है और जब उन्हें इसकी सुनवाई की आवश्यकता है, सुनने की जरूरत है।

इन 15 संचार टूल का उपयोग करके अपने संदेश को पूरे करने में मदद करें

उनके मत पूछने में नाकाम

संचार एक बात है, लेकिन यह स्थिति अद्यतन और परियोजना ट्रैकिंग के बारे में है। आपको इस परियोजना में संलग्न करने के लिए उससे अधिक करने की आवश्यकता है।

यह लोगों को परेशान कर सकता है जब वे किसी विशेष क्षेत्र में विषय वस्तु विशेषज्ञ होते हैं, और आप उनसे कुछ के बारे में उनकी इनपुट के लिए नहीं पूछते हैं कि वे टिप्पणी करने के लिए अत्यधिक योग्य हैं।

परियोजना प्रबंधकों को यह विश्वास करने के जाल में पड़ सकता है कि उन्हें सबकुछ करने और सभी निर्णयों को स्वयं बनाने की ज़रूरत है, लेकिन ऐसा बिल्कुल भी नहीं है।

इसके बदले: परियोजना संबंधी मुद्दों को संभालने के तरीके के बारे में अपनी राय पूछें अपने विचारों को ध्यान में रखें आपको ऐसा करना नहीं है जो वे सुझाव देते हैं, लेकिन अगर आप सुनते हैं तो इससे रिश्ते बनाने में मदद मिलती है

आप परियोजना बैठकों के माध्यम से ऐसा कर सकते हैं और जब वे सुझावों के साथ आपके पास आते हैं तो सुनने के लिए उपलब्ध होंगे। यदि यह आपकी टीम है, तो सुनिश्चित करें कि उनके पास अपने विचारों को पूरे करने का पर्याप्त अवसर है।

अपनी योग्यताओं पर विश्वास करना आपको सुपरपॉवर देता है

पीएमपी ® होने के नाते आपको दुनिया का सबसे अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजर नहीं बनाता है (हालांकि यह थोड़ा सा मदद कर सकता है)। एक PRINCE2® प्रैक्टिशनर प्रमाणपत्र, या एपीएमपी या किसी अन्य प्रोजेक्ट मैनेजमेंट पदनाम को पकड़ना आपको तिरस्कार से परे नहीं बनाता है।

अपनी योग्यताओं के बारे में हर समय और कैसे काम करता है किताबें आपके हितधारकों को परेशान करने का एक निश्चित तरीका है वे परीक्षा में अपने महान स्कोर के बारे में नहीं सुनना चाहते या आप अपने प्रोजेक्ट की पद्धति कैसे लागू कर रहे हैं। वास्तव में, वे सभी चाहते हैं कि परियोजना अच्छी तरह से हो जाती है वे वहां पर ज्यादा ध्यान नहीं देते हैं, ज्यादातर समय।

यह मत मानो कि क्योंकि आपके पास योग्यता है और पता है कि जोखिम प्रबंधन कैसे करना है, उदाहरण के लिए, आप किसी परियोजना जोखिम से नहीं पकड़ेंगे।

यह हम में से सबसे अच्छा होता है! इसलिए नम्र और समर्पित होना बेहतर है, व्यावहारिक तरीके से अपने कौशल को अच्छी तरह से इस्तेमाल करना, जबकि विश्वास नहीं करते कि वे आपके साथियों से ऊपर हैं।

इसके बदले: आपकी योग्यता आपको अपनी नौकरी को अपनी योग्यता के लिए आत्मविश्वास से चुपचाप देनी चाहिए, लेकिन आप पाएंगे कि परियोजना प्रबंधक के रूप में काम करने वाले कई लोग प्रमाणपत्र जारी रखते हैं। वास्तव में, विशेषज्ञ उद्योगों में काम करने वाले कई लोग प्रमाण पत्र और कई कंपनियों के लिए, विशेषज्ञता के अपने क्षेत्र में क्रेडेंशियल्स, चाहे वह वास्तुकला, लेखा या परियोजना प्रबंधन हो, केवल एक स्वच्छता कारक है।

उम्मीद न करें कि आपके हितधारकों को प्रभावित किया जाए और हर समय उनके बारे में बात न करें। इस परियोजना को अच्छी तरह से वितरित करने के माध्यम से अपने कौशल का प्रदर्शन और दिखाते हुए कि आप कक्षा में किस ज्ञान को सीखते हैं

डेडलाइन बदलना

जब सभी ने मील के पत्थर के प्रोजेक्ट के लिए साइन अप किया है और यह जान लेता है कि जब आप एक टीम के साथ मिलकर काम कर सकते हैं।

जब आप समय सीमा को बदलते हैं और किसी को नहीं बताते हैं, तब जब लोग नाराज़ हो जाते हैं।

अगला पढ़ें: एक परियोजना मील का पत्थर क्या है?

तिथियों को बदलना अन्य लोगों के काम पर बहुत बड़ा प्रभाव पड़ता है उन्होंने प्रोजेक्ट पर अपने महत्वपूर्ण काम के आसपास अवकाश का समय बुक किया हो सकता है उन्हें अन्य टीमों में संसाधनों का समर्थन करना पड़ सकता है क्योंकि किसी विशेष समय पर प्रोजेक्ट पर आवश्यक है। यदि आप इस पृष्ठभूमि को समझने के बिना तिथियों को बदलते हैं, तो आप जोखिम पर परियोजना डाल सकते हैं।

इसके बदले: यदि आप सहमत मील के पत्थर को नहीं मार सकते तो आपका प्रोजेक्ट प्रायोजक समझ जाएगा। चीज़ें बदल जाती हैं। आपकी परियोजना के क्षेत्र में ली गई नई चीजें या बाहर निकाली गई चीज़ें हैं लेकिन अकेले समय-सीमा पर होने वाले बदलावों पर सहमत होने के लिए यह आपका काम नहीं है।

परिवर्तन के प्रभाव को समझने के लिए अपनी प्रोजेक्ट टीम के साथ काम करें फिर अपने प्रोजेक्ट प्रायोजक का समाधान प्रस्तावित करें, तारीखों को बदलने के पीछे तर्क समझा। सुनिश्चित करें कि सभी हितधारक परिवर्तन के बारे में जानते हैं और यह उनके काम को कैसे प्रभावित कर सकता है। फिर, हर किसी के समझौते के साथ, अपने प्रोजेक्ट दस्तावेज़ीकरण को बदलकर अपडेट करें। बाकी टीमों को पहले बताए बिना आपको तिथियों में बदलाव करना चाहिए।

अपना समय बर्बाद कर रहा है

बैठकें! हम सब उन्हें प्यार करते हैं, है ना? वे कुशल, अच्छी तरह से प्रबंधित और हर किसी के समय का महान उपयोग होना चाहिए।

लेकिन यह हमेशा मामला नहीं होता है कई बार हितधारकों की शिकायत है कि उन्होंने बैठकों में अपना समय बर्बाद कर दिया है। कोई एजेंडा नहीं है, या जो फैसला वे किए जाने की उम्मीद नहीं किया गया था, क्योंकि गलत लोग कमरे में थे।

आपके पास अपना समय बर्बाद करने के अन्य अवसर भी हैं - यह सिर्फ बैठक नहीं है अपने इनबॉक्स को ईमेल की प्रतिलिपि में डालकर उन्हें अव्यवस्थित न करें, जब उन्हें आवश्यकता न हो

इसके बदले: परियोजनाओं के हितधारकों के पास भी एक और काम है, इसलिए उन्हें अपने समय का समझदारी से उपयोग करना होगा। सुनिश्चित करें कि आपकी बैठकों में एक एजेंडा है उन्हें योजना बनाएं, सही लोगों को आमंत्रित करें और सुनिश्चित करें कि आप इसके बाद का पालन करें।

अगला पढ़ें: एक परियोजना की बैठक के लिए तैयार करने के 6 तरीके

केवल प्रासंगिक लोगों को ईमेल भेजें अगर आपको सीसी किसी के लिए ज़रूरत है, तो सुनिश्चित करें कि वे समझते हैं कि उनके लिए जागरूक होना क्यों महत्वपूर्ण है, और जितना दूर हो सके खतरनाक 'उत्तर सभी' से बचें।

इस तथ्य के प्रति सचेत रहें कि अन्य लोग व्यस्त हैं और आपकी परियोजना हर समय उनकी शीर्ष प्राथमिकता नहीं है (यदि यह किसी भी समय है)