व्यापार ईमेल शिष्टाचार

बाजार अनुसंधान फर्म की एक हालिया रिपोर्ट के मुताबिक, व्यापार दुनिया में संचार के रूप में जाना जाता है। 2013 में, व्यापार ईमेल खातों में 929 मिलियन मेलबॉक्स थे। यह आंकड़ा अगले चार वर्षों में लगभग 5% की औसत वार्षिक वृद्धि दर से बढ़ने की उम्मीद है, और 2017 के अंत तक 1. 1 अरब तक पहुंच जाएगा। रिपोर्ट में आगे बताया गया है कि दुनिया भर में ईमेल खातों की कुल संख्या होने की संभावना है 2013 से लगभग 3. 9 अरब खातों में बढ़ोतरी 3. 2017 के अंत तक 9 अरब खाते।

यह अगले चार वर्षों में लगभग 6% की औसत वार्षिक वृद्धि दर का प्रतिनिधित्व करता है।

नीचे की रेखा यह है कि ईमेल सभी व्यापार संचारों के लिए पसंदीदा विकल्प बन गया है और यह प्रवृत्ति बढ़ती जा रही है। क्लाउड-आधारित व्यवसाय ईमेल सेवाओं, विशेष रूप से Google Apps और Microsoft Office 365 जैसी नई तकनीक, अगले चार वर्षों में तेजी से बढ़ने की संभावना है।

ईमेल स्मार्टफोन, टेबलेट और अन्य मोबाइल उपकरणों से भेजे जा सकते हैं। हालांकि यह एक बड़ी सुविधा है, यह संचार की सामग्री की औपचारिकता के साथ सुस्त होने की प्रवृत्ति के साथ आता है। मोबाइल उपकरणों ने जिस तरह से हम व्यापार में संचार करते हैं, क्योंकि वे हमें तुरंत हमारे ग्राहकों, भागीदारों और कर्मचारियों के साथ संवाद करने की अनुमति देते हैं। हालांकि, क्योंकि व्यवसाय ईमेल की सामग्री में कोई परिवर्तन नहीं होता है, इसलिए ईमेल के प्राप्तकर्ता के लिए शब्दों के इरादे का गलत अर्थ समझना आसान होता है। इस दुर्भाग्यपूर्ण नतीजे से बचने के लिए, व्यापारिक ईमेल को औपचारिक रूप से और व्यवसाय पत्र के रूप में होना चाहिए।

याद करो कि कई दशक पहले, एक ग्राहक के साथ लिखित रूप में संवाद करने का एकमात्र तरीका; विक्रेता या कर्मचारी एक औपचारिक पत्र का उपयोग करके किया गया था तैयार किए गए पत्र को एक लिखित संचार के सभी श्रद्धांजलि और औपचारिकता के बाद आवश्यक है। यदि भुगतान किए गए डाक द्वारा एक लिफाफे में मेल नहीं किया जाता है, तो संभवतः फैक्स द्वारा भेजा गया था।

फैक्स द्वारा पत्र भेजा गया या भेजा गया था या नहीं, यह कानूनी रूप से बंधन संचार का प्रतिनिधित्व करता था जो कि "लिखित रूप में लिखा गया" था।

यह भी हर ईमेल के साथ मामला है: यह एक कानूनी रूप से बाध्यकारी संचार है क्योंकि यह लिखित में है। जब कोई व्यवसाय लिखित रूप में संपर्क करता है, तब कोई अफसोस नहीं हो सकता। इसके लिए, ईमेल संचार हमेशा एक पेशेवर पत्र लिखने के सिद्धांतों और सिद्धांतों का पालन करना चाहिए। अवधि।

कोई व्यावसायिक ईमेल लिखना टेक्स्ट या एक त्वरित संदेश (आईएम) लिखने से काफी अलग है संचार के इन रूपों को मित्रों के बीच त्वरित और अनौपचारिक मज़ाक के लिए डिज़ाइन किया गया है इसलिए, ग्रंथों और आईएम की भाषा जिसमें एलओएल, आरओएफएल, और कई अन्य जैसे अपने स्वयं के वाक्यांश शामिल हैं, एक मित्र के साथ चैट के लिए स्वीकार्य हैं लेकिन पेशेवर व्यावसायिक ईमेल में कोई जगह नहीं है।

इसी तरह इमोजी के लिएइमोजी एक नई भाषा भी है जो मोबाइल डिवाइस संचार के प्रसार के साथ विकसित और विकसित हुई है। पाठ भाषा और संक्षिप्ताक्षरों के उपयोग से बचने के बारे में एक ही नियम को इमोजी के उपयोग के लिए आवेदन करना होगा - यह व्यवसायिक ईमेल में इस नई भाषा का कोई स्थान नहीं है। हालांकि यह कुछ स्माइली चेहरे में छिड़कने के लिए प्रेरित हो सकता है, फिर से एक व्यवसाय ईमेल में बिंदु को आगे बढ़ाने के लिए, क्योंकि ईमेल रिसीवर की व्याख्या के अधीन हैं, इस अनौपचारिक शब्दकोष के साथ ईमेल तैयार करने के लिए प्रलोभन का विरोध करें।

जब भी आप इस बिंदु से एक व्यवसाय ईमेल भेजते हैं, तो सोचें कि आप एक टाइपराइटर के सामने बैठे हैं, एक मोटी स्टॉक पत्र या कानूनी आकार की पत्रक के साथ और आप एक औपचारिक पत्र लिखेंगे जिसमें हस्ताक्षरित होगा आप अंतिम पृष्ठ के निचले भाग में और फ़ैक्स द्वारा भेजे गए या भेजे गए हैं।