ईमेल शिष्टाचार - व्यवसाय के लिए नियम पत्रक

ईमेल द्वारा व्यवसाय पत्राचार भेजने वाले बहुत से लोग इस बात का एहसास नहीं रखते हैं कि इसका उद्देश्य उस प्रयोजन के लिए उपयोग करने और मित्रों और परिवार के साथ संवाद करने में काफी अंतर है। जब आप किसी दोस्त या रिश्तेदार को संदेश भेजते हैं, तो आप बहुत आरामदायक हो सकते हैं। यदि आप चाहें तो आप अशिष्ट भाषा का इस्तेमाल कर सकते हैं या अनुपयुक्त भाषा के साथ मसाले भी कर सकते हैं यदि आपको पता है कि प्राप्तकर्ता को इसके साथ कोई समस्या नहीं होगी। दूसरे शब्दों में, आप लिख सकते हैं कि आप उस व्यक्ति से बात कर रहे थे।

व्यापार पत्राचार काफी भिन्न है अच्छी ईमेल शिष्टाचार, वास्तव में सामान्य तौर पर व्यापार शिष्टाचार, यह सुझाव देते हैं कि आप व्यावसायिकता के साथ अपने आप का संचालन करते हैं। जब आप बहुत आकस्मिक होते हैं, तो कठबोली या अनुचित भाषा का उपयोग करें, या त्रुटि-भरा संदेश भेजें, यह आपके संदेश के प्राप्तकर्ताओं पर एक खराब छाप छोड़ देता है ईमेल शिष्टाचार के कुछ बुनियादी नियम यहां दिए गए हैं

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अपने शिष्टाचार को ध्यान में रखकर

यहां तक ​​कि एक ऐसी दुनिया में भी जहां हम जितनी जल्दी हो सके चीजों को पूरा करने के लिए बहुत समय में लगते हैं, इसलिए हम अगले कार्य में आगे बढ़ सकते हैं, अच्छा व्यवहार नहीं है शैली से बाहर चला गया यदि आप हमेशा "कृपया" और "धन्यवाद" शब्द का उपयोग करते हैं, तो आप पुराने ढंग से ध्वनि नहीं लेंगे। आपका प्राप्तकर्ता आपकी विनम्रता की सराहना करेगा

अच्छा व्यवहार दिखाने का एक अन्य तरीका उन लोगों को संबोधित करना है जिन्हें आप नहीं जानते हैं, या उनके शीर्षक और आखिरी नाम के साथ औपचारिक संबंध हैं, उदाहरण के लिए, श्री व्हाइट या सुश्री ग्रे। यदि आपके ईमेल के प्राप्तकर्ता को अपने या उसके पहले नाम से बुलाया जाना पसंद है, तो वह संभवत: आपको सही करेगा

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जब एक ईमेल और मूल संदेश के प्रेषक का उत्तर देते हुए केवल उसका अपना पहला नाम प्रयोग किया जाता है, तो आप सुरक्षित रूप से मान सकते हैं कि उस व्यक्ति का पहला नाम भी इस्तेमाल करना ठीक है।

अपना टोन देखें

स्वर एक स्पीकर है, या ईमेल के मामले में, लेखक, अपने दृष्टिकोण को व्यक्त करने का तरीका लिखित रूप में व्यक्त करना एक मुश्किल बात है, लेकिन आप भेजने से पहले अपने संदेश को कई बार पुनः पढ़कर सही टोन प्राप्त कर सकते हैं

सुनिश्चित करें कि आप सम्मानजनक, मैत्रीपूर्ण और संपर्क के रूप में आते हैं। आप कर्ट या मांग की मांग नहीं करना चाहते

यदि आप उस व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसके साथ आप पहले बात कर चुके हैं, तो कुछ दोस्ताना जैसे "मुझे आशा है कि आप ठीक हैं।" ईमेल लेखक अक्सर एक विशेष भावना व्यक्त करने के लिए इमोटिकॉन या इमोजी का उपयोग करते हैं: खुश, उदास, भ्रमित या उत्साहित। अच्छे निर्णय का उपयोग यहां करें यदि आप किसी व्यक्ति को बार-बार लिखते हैं और उसके साथ कम औपचारिक संबंध रखते हैं, तो इमोटिकॉन और इमोजी ठीक हो सकते हैं। आधिकारिक ईमेल के लिए, हालांकि, उदाहरण के लिए, जब आप एक संभावित नियोक्ता को लिख रहे हैं, केवल शब्दों पर चिपकाएं

सभी अपर केस पत्रों का उपयोग करने के लिए यह हमेशा खराब ईमेल शिष्टाचार माना जाता है ऐसा लगता है कि आप चिल्ला रहे हैं सभी लोअर केस अक्षरों का उपयोग न करें।कुछ लोगों का कहना है कि ऐसा लगता है कि आप ऐसा मचलना चाहते हैं।

संक्षिप्त रहें

हर कोई समय मूल्यवान है, और आपको इसका सम्मान करना चाहिए। आपके प्राप्तकर्ता को आपका ईमेल पढ़ने और इसके जवाब देने के लिए केवल एक पल हो सकता है। जब आपका संदेश बनाते समय, यथासंभव संक्षिप्त हो, जबकि अभी भी सभी उचित जानकारी शामिल करने का ध्यान रखें। जितने अधिक विवरण प्रदान करें, उतना ही आपके पाठक को यह समझने की आवश्यकता होगी कि आप क्या व्यक्त करने का प्रयास कर रहे हैं।

टेक्स्टिंग संकेताक्षर का उपयोग करने से बचें

ऐसे समाज के रूप में, जो हमारे फोन टेक्स्टिंग पर बहुत समय खर्च करता है, हम किसी भी शब्द के दो या दो से अधिक अक्षरों तक संक्षेप का उपयोग करने के लिए आदी हो गए हैं।

हम आप के बजाय U का प्रयोग करते हैं, यूआर की बजाय आपके, 2 के बजाय या इसके बजाय, धन्यवाद के बजाए पीएलजे और थेंक्स यह ठीक है कि आपका प्राप्तकर्ता एक मित्र है। व्यावसायिक ईमेल अधिक औपचारिक होना चाहिए बेशक, आमतौर पर संक्षिप्ताक्षर जैसे श्री और श्रीमती, एफवाईआई (आपकी जानकारी के लिए), इंक , और आदि ठीक हैं।

एक व्यावसायिक ईमेल पता का प्रयोग करें

हमेशा से संबंधित कार्य-संबंधित पत्राचार के लिए आपके नियोक्ता को ईमेल पते का उपयोग करें, लेकिन इसे किसी और चीज़ के लिए उपयोग करने से बचें उदाहरण के लिए, यदि आप नौकरी शिकार हैं, तो एक व्यक्तिगत ईमेल खाते का उपयोग करें, लेकिन सुनिश्चित करें कि आपका पता पेशेवर दिखता है यह आपके बारे में क्या कहता है क्या आप एक सेक्समॉम @ आईएसपी हैं कॉम या हॉटडड @ आईएसपी कॉम? शायद। लेकिन क्या आप एक भावी नियोक्ता को ऐसा सोचने के लिए चाहते हैं? अपना पहला प्रारंभिक और अंतिम नाम या आपके पूर्ण नाम का उपयोग करने वाले पते को प्राप्त करने पर विचार करें

यदि आप अपने पते से इतने जुड़ा हुआ हैं कि आप इसे बदलना नहीं चाहते हैं, तो व्यावसायिक उपयोग के लिए केवल दूसरे को जोड़ने पर विचार करें। यदि आपका आईएसपी (इंटरनेट सेवा प्रदाता) केवल एक ही पता प्रदान करता है, तो एक निशुल्क खाता प्राप्त करें।

याद रखें कि वर्तनी और व्याकरण की गणना

हमेशा अपने ईमेल को सावधानीपूर्वक ठीक करें आप वर्तनी और उचित व्याकरण को ठीक करने के लिए ध्यान रखना चाहते हैं। यदि आप चाहें तो एक स्वचालित वर्तनी परीक्षक का उपयोग करें, लेकिन उस पर भरोसा करने के बारे में सावधान रहें। यदि आप किसी शब्द के किसी विशेष उपयोग के लिए गलत वर्तनी का उपयोग कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, बनाम बनाम बनाम भी, यह आपकी गलती नहीं उठाएगा। किसी शब्द की वर्तनी का अनुमान लगाने का प्रयास न करें आपको इसे एक निशुल्क ऑनलाइन शब्दकोश में देखना चाहिए

अच्छा व्याकरण आवश्यक है जब आप अधिक संवादात्मक टोन व्यक्त करना चाहते हैं तो आप संकुचन का उपयोग कर सकते हैं कभी भी कठबोली या किसी भी आक्रामक भाषा का उपयोग न करें