आम गलतियाँ वकील ईमेल भेजते समय बनें

वकीलों, हर किसी की तरह, वे ई-मेल कैसे उपयोग करते हैं, इसके बारे में गलती करते हैं कुछ ईमेल गलतियां डरावनी कहानियां बनती हैं, जबकि अन्य बस शर्मनाक होती हैं निम्नलिखित 9 सामान्य गलतियां हैं जो ईमेल लिखते और भेजते हैं।

डेस्क से (नाम डालें)

समय-समय पर मुझे एक वकील से एक ईमेल मिलेगा जो अपने डेस्क के नाम पर एक ईमेल भेजता है ईमेल के उस दृष्टिकोण के साथ यहां कुछ समस्याएं हैं

सबसे पहले, अधिकांश ई-मेल सिस्टमों का इनबॉक्स डिस्प्ले इंडेक्स एक नाम प्रदर्शित नहीं करेगा जो कि लंबा है। अधिकांश लोग केवल "डेस्क से" का कुछ हिस्सा देखेंगे, और शायद व्यक्ति के पहले नाम के कुछ अक्षर। इससे भी महत्वपूर्ण बात, यह मूर्खतापूर्ण और थोड़ा सा प्रेतवाधित लगता है एक डेस्क ईमेल नहीं भेजता है अगर कोई वकील एक ईमेल भेजने वाला है, तो वह उसके नाम पर होना चाहिए।

फैंसी प्रभाव

कुछ वकीलों को अपने ईमेल की उपस्थिति के साथ रचनात्मक बनाना पसंद है दूसरे दिन मैंने एक वकील के हस्ताक्षर ब्लॉक को देखा और एक पल के लिए मैंने सोचा कि मैं दृष्टि समस्याओं का सामना कर रहा था। पता चला है कि धुँधली पत्र जानबूझकर थे विशेष प्रभाव मनोरंजक लग सकते हैं, लेकिन कुछ भी जो शब्दों को पढ़ने में कठिनाई का कारण बनता है एक बुरा विचार है। खासकर अगर पढ़ना मुश्किल है तो वकील का नाम और ईमेल पता है।

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पत्रों पर विशेष प्रभाव से भी बदतर है, जब वकील कलाकृति या फैंसी ग्राफिक्स के साथ अपने ईमेल को अव्यवस्थित करते हैं। इससे संदेश को धीमी गति से डाउनलोड करने, धीमी गति से खोलने और पढ़ने में परेशानी होती है।

ईमेल का लक्ष्य जानकारी संवाद करना है, कलात्मक कौशल नहीं है इसे सरल रखें।

कोई हस्ताक्षर ब्लॉक

अधिकांश ई-मेल सिस्टम में स्वत: हस्ताक्षर ब्लॉक सेट करना कठिन नहीं है। यह जटिल नहीं है, और राय अलग-अलग है क्योंकि हस्ताक्षर ब्लॉक में कितनी जानकारी शामिल है। कुछ वकील अपने ईमेल पादर्स को मिनी-विज्ञापनों में बदल देते हैं जो प्रत्येक ईमेल में जाते हैं, जबकि दूसरे लोग केवल अपना नाम और ईमेल पता या फ़ोन नंबर के साथ बहुत ही कम से कम दृष्टिकोण लेते हैं

अधिकांश पाद लेख के निचले भाग में किसी प्रकार की गोपनीयता सूचना या कानूनी अस्वीकरण रखे ये सभी ईमेल हस्ताक्षर ब्लॉक के स्वीकार्य उपयोग हैं I क्या स्वीकार्य नहीं है ईमेल भेजना है जो प्रेषक की पहचान नहीं करते हैं एक ईमेल के प्राप्तकर्ता को यह अनुमान लगाने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए कि ईमेल किसने भेजा है। वकील को प्रत्येक संवाद में खुद को स्पष्ट रूप से पहचानना चाहिए जो वे भेजते हैं, और यदि वकील स्मार्ट है तो एक गोपनीयता सूचना भी शामिल होगी

क्रोधित होने पर ईमेल लिखना

लोगों को पत्र भेजने की पुरानी प्रणाली के लाभों में से एक यह था कि जब एक पत्र लिखा जाएगा और जब यह वास्तव में बाहर निकल जाता है, तब उसमें एक अंतर्निहित "शीतलन बंद" अवधि होती थी प्राप्तकर्ता कोयदि वकील ने खुद को पत्र लिखा है, तो फिर भी पोस्ट ऑफिस पर जाने से कई घंटे पहले एक मेज पर बैठने की संभावना होगी। अगर यह तय हो गया था, जब तक सचिव ने इसे टाइप करना समाप्त कर दिया था, वकील ने उस जगह पर कमाई हो सकती है कि उसे पहली जगह पर इतना गुस्सा आ गया।

यह ईमेल में मौजूद सुरक्षा नहीं है एक ई-मेल के साथ, वकील ने गुस्से को शुरू करने वाले कुछ सेकंड्स के अंदर एक गुस्से का संदेश छोड़ा। 99. 99% समय यह एक बुरा विचार होगा। क्रोध से प्रेरित होने पर कोई भी स्पष्ट नहीं समझता है कुछ और करें, और बाद में आपत्तिजनक मुद्दे पर वापस आ जाएं, जब कुछ क्रोध फैल गया है।

ग्राहकों, मित्रों और पैसे को रखने या खोने में अंतर हो सकता है।

समय पर प्रतिक्रिया नहीं बना रहा है

कुछ वकीलों का मानना ​​है कि कारोबारी पत्राचार का जवाब देने के लिए पुराने "5-दिन का नियम" ईमेल पर भी लागू होता है। यह नहीं है कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह कितना असुविधाजनक हो सकता है, वास्तविकता यह है कि लोग मेल के माध्यम से भेजे गए किसी पत्र के मुकाबले एक ईमेल की तेज़ प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं। अगर कोई ग्राहक या कोई अन्य वकील ईमेल भेजता है, तो 24 घंटों के भीतर जवाब देने का प्रयास करें यदि संभव हो यदि यह एक जटिल मामला है जिसे इस समय उचित ध्यान नहीं दिया जा सकता है, तो कम से कम एक पावती भेजें और व्यक्ति को यह बताएं कि प्रतिक्रिया की अपेक्षा कब हो। अधिकांश ग्राहक एक दोस्ताना संदेश की सराहना करेंगे जो कहते हैं कि ईमेल प्राप्त हुआ था और निकट भविष्य में इसका जवाब दिया जाएगा। चुप्पी के चेहरे में, ग्राहक यह सोचने के लिए छोड़ दिया जाता है कि वकील को ईमेल भी मिला, चाहे कोई प्रतिक्रिया उस रास्ते पर हो, या ग्राहक की चिंताओं पर ध्यान न दिया जाए या नहीं।

क्षेत्र में गलत प्राप्तकर्ता

ई-मेल सिस्टम पर स्वत: पूर्ण फ़ंक्शन के बारे में महान चीज़ों में से एक यह है कि यह वकीलों को अपने ग्राहकों या सहकर्मियों के ईमेल पते को और अधिक तेज़ी से ढूंढने देता है ऑटो पूर्ण कार्य के जोखिम में से एक यह है कि एक वकील जो सावधान नहीं है, वह गलत व्यक्ति को ईमेल भेज सकता है। कुछ उदाहरणों में, यह मामूली शर्मिंदगी से अधिक नहीं हो सकता है, लेकिन कुछ मामलों में, यह पेशेवर लापरवाही का कारण हो सकता है। गलती से वकील का विरोध करने के लिए या किसी अन्य क्लाइंट को भी ई-मेल गोपनीय ग्राहक संचार न करें।

"सभी को जवाब दें" विकल्प का उपयोग करना

वकील का विरोध आपको एक प्रस्ताव के साथ एक ईमेल भेजता है या किसी मुद्दे पर अपनी स्थिति बताता है। आप इस मामले में शामिल होने वाली अपनी फर्म के अन्य अटॉर्नी को ई-मेल भेज सकते हैं। जल्द ही "सभी का जवाब दें" बटन उदारता से उपयोग किया जा रहा है, कोई भी यह नहीं देखता है कि विरोधी सलाहकार आपकी फर्म पर आंतरिक चर्चा पर प्रतिलिपि हो रहा है। हो जाता है। यदि आप चर्चा के लिए एक ईमेल अग्रेषित करना चाहते हैं, तो प्रेषक की सूचना को उसे अग्रेषित करने से पहले त्याग दें। और, जब भी वह उत्तर दें सभी विकल्प का उपयोग करते हैं, तो भेजने से पहले प्राप्तकर्ता सूची में प्रत्येक ईमेल पते की जांच करें।

8। मैला विषय रेखाएं याद रखें कि ईमेल में किसी अन्य वकील को भेजा गया कोई भी अन्य किसी को भेजा जा सकता है "मेरे बेवकूफ ग्राहक" या "बेवकूफ न्यायाधीश के आदेश जैसे विषय पंक्तियों का उपयोग करने से पहले दो बार सोचो"किसी को यह नहीं पता है कि उस ईमेल की एक प्रति भूमि कहाँ हो सकती है। इसके अलावा, विषय पंक्ति को खाली नहीं छोड़ें, क्योंकि इससे दूसरे वकील को नोटिस नहीं करने का कारण हो सकता है आपके केस के बारे में एक ईमेल है।" पार्कर्सन केस " "स्मिथ प्रस्तावित समझौता" या जो भी शीर्षक ईमेल की सामग्री के लिए प्रासंगिक है सबसे अच्छा काम करता है।

और "बेवकूफ ग्राहक" ईमेल की सामग्री का सबसे सही विवरण हो सकता है, जबकि यह विषय पंक्ति के लिए एक खराब विकल्प है ।

9। अपना स्वर देखें - और किसी और को मत भूलें। जब लोग एक-दूसरे के सामने चेहरे, चेहरे की आवाज और मुखर स्वर से बात करते हैं तो आम तौर पर एक व्यक्ति का इरादा स्पष्ट होता है। टेलीफोन कॉल, एक व्यक्ति की आम तौर पर आवाज यह कहने में सक्षम होती है कि जब कोई व्यंग्यात्मक, मजाक कर रहा है, या गंभीर है। लेकिन ईमेल में, किसी व्यक्ति के इरादे को पूरी तरह से गलत तरीके से पढ़ना बहुत ही खतरनाक रूप से आसान है। एक व्यक्ति द्वारा किसी व्यक्ति का बयान में किसी अन्य व्यक्ति के इरादे को गलत तरीके से पढ़ना एक ईमेल। और वकीलों के साथ ऐसा करने के लिए ईए के साथ बहस करते थे पहले से ही सी, एक अटॉर्नी के लिए यह आसान है कि ऐसा लगता है कि दूसरा व्यक्ति शत्रुतापूर्ण या असभ्य है।

जैसा कि "गुस्से में होने पर ईमेल लिखना" के तहत चर्चा की गई है, उस झटका के ईमेल पर प्रतिक्रिया देने से पहले इसे शांत करने में कुछ मिनट लगते हैं।

एक घंटे के गुजरने के बाद, आप महसूस कर सकते हैं कि आप इसे पहले स्थान पर पूरी तरह गलत तरीके से पढ़ सकते हैं। ईमेल में किए गए बयानों पर बाल-ट्रिगर प्रतिक्रिया न करें, और जब तक यह विचार न किया जाए कि प्रेषक की शुरूआत में दिखाई देने की तुलना में प्रेषक का एक अलग इरादा था, तब तक कोई जवाब नहीं निकाला। यदि ऐसा लगता है कि एक बयान एक से अधिक तरीकों से पढ़ा जा सकता है, और उन तरीकों में से एक गैर-आक्रामक है, प्रेषक को एक घातक ईमेल संदेश के साथ उसके सिर काटने से पहले संदेह का लाभ देने का प्रयास करें।

क्या अन्य वकील ईमेल गलतियां हैं जिन्हें शीर्ष 10 की सूची बनानी चाहिए? फोरम में इसके बारे में हमें बताएं