आदर्श स्वचालित उपस्थिति स्क्रिप्ट बनाएं

आपके व्यवसाय टेलीफोन सिस्टम पर शुभकामनाए हुए कंपनी के स्वचालित परिचर आपके ग्राहक और व्यावसायिक सहयोगियों को आपकी कंपनी को कॉल करते समय सुनाई देगा। पहली बार कॉल करने वालों के लिए, आपके पास केवल एक अच्छा पहला प्रभाव बनाने का एक मौका है। कंपनी का यह पहला इंप्रेशन आपके स्वचालित परिचर्या ग्रीटिंग के साथ इंटरैक्शन पर आधारित होगा। जो लोग आपकी कंपनी को बार-बार फोन करते हैं, आप अपनी स्वचालित परिचर्या प्रक्रिया को यथासंभव कुशल बनाना चाहते हैं, जिससे वे हर बार अपने संपूर्ण स्वचालित परिचर स्क्रिप्ट को सुनकर अपना समय बर्बाद न करें।

अपने फोन सिस्टम की स्वचालित परिचर सुविधा को प्रोग्राम और रिकॉर्ड करने का सबसे तेज़ और सबसे आसान तरीका एक स्क्रिप्ट लिखना है जो बताता है कि आप कैसे ग्रीटिंग करना चाहते हैं और कॉलर फोन सिस्टम से कैसे इंटरैक्ट करेगा । स्क्रिप्ट को रिकॉर्ड करने के लिए किसी व्यक्ति का चयन करें, जो एक दोस्ताना आवाज़ है; बिना किसी झिझक के बोल सकते हैं, और प्रत्येक शब्द और नाम स्पष्ट रूप से उच्चारण और उच्चारण कर सकते हैं।

स्वचालित उपस्थिति ग्रीटिंग

स्क्रिप्ट का पहला भाग ग्रीटिंग होगा यह आपकी कंपनी को अपने कॉल करने वालों के सामने पेश करने का मौका है और मौखिक रूप से उन्हें आपकी कंपनी में स्वागत है।

स्वचालित उपस्थिति ग्रीटिंग की

अपनी कॉल के लिए प्रशंसा से शुरू;
शुभकामनाएँ रखें ताकि वापसी कॉल करने वाले हर बार वे कॉल न करें;
कंपनी की वेबसाइट के लिए पता प्रदान करें यदि कॉलर वेबसाइट का उपयोग करके एक ही कार्य को पूरा कर सकता है।

स्वचालित उपस्थिति ग्रीटिंग नहीं करना

अपने कॉल करने वालों को बधाई देने के लिए दो या तीन से अधिक वाक्यों का उपयोग न करें
अपनी वेबसाइट का प्रचार न करें यदि उसे मूल्य का कोई महत्व नहीं है अपने ग्राहकों को प्रदान करने के लिए
ग्रीटिंग को भरने के लिए नारे या टैगलाइन न बनाएं

स्वचालित उपस्थिति विकल्प

स्वचालित परिचर का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा उन विकल्पों को प्रस्तुत कर रहा है, जिनसे आपके कॉल करने वालों को उस व्यक्ति से मिलने के लिए चयन करना होता है जिसे उनके साथ बात करने की आवश्यकता होती है।

मूल रूप से दो प्रकार के कॉल करने वाले हैं: जो लोग आपकी कंपनी से अपरिचित हैं और उन्हें मार्गदर्शन की आवश्यकता होगी, और; कॉल करने वाले लोग जानते हैं कि उन्हें किस बारे में बात करना और उनका विस्तार जानने की जरूरत है।

स्वचालित उपस्थिति विकल्प क्या है

उन विकल्पों का उपयोग करें जिन्हें आमतौर पर स्वीकार किया जाता है उदाहरण के लिए, "रिसेप्शनिस्ट के लिए शून्य दबाएं", "पिछले मेनू पर वापस जाने के लिए पाउंड की दबाएं।"
जितनी जल्दी हो सके अपने कॉल करने वालों को बताएं कि जब वे पहले से जानते हैं, तो उनकी पार्टी के विस्तार को डायल कर सकते हैं।
अगर आपका मेनू विकल्प हाल ही में बदल चुका है, तो अपने कॉल करने वालों को सामने आने दें।
पहले सबसे ज़्यादा कहा जाने वाला विकल्प डालें।
विकल्प का नंबर देने से पहले विकल्प का विवरण देंउदाहरण के लिए, "ग्राहक सहयोग के लिए, '5' दबाएं।"
आरक्षित मेनू विकल्प संख्याओं के लिए अपने सिस्टम के दस्तावेज़ को जांचें। उदाहरण: सभी कंपनी के फ़ोन नंबर एक्सटेंशन संख्या "8" से शुरू होते हैं और इसलिए "8" का उपयोग मेनू विकल्प के रूप में नहीं किया जा सकता।

स्वचालित उपस्थिति विकल्प नहीं

प्रत्येक विकल्प को प्रस्तुत करने से पहले "कृपया" मत कहो (जैसे "कृपया 1 को दबाएं … कृपया 2 दबाएं … कृपया 3 को दबाएं …" आदि) > एक समय में छह से अधिक विकल्प पेश न करें यदि आपके पास छह से अधिक विकल्प हैं, तो एक बहु-स्तरीय मेनू संरचना बनाएं। उदाहरण के लिए, "बिक्री और सेवा विभागों के लिए, 5 दबाएं।"
मान लें कि हर किसी के पास टच टोन फोन नहीं है यदि ग्रीटिंग के अंत के तीन सेकंड के भीतर मेनू विकल्प का चयन नहीं किया गया है, तो कॉल करने वाले को रिसेप्शनिस्ट से कनेक्ट करें।

नमूना स्वचालित उपस्थित स्क्रिप्ट

लघु व्यवसाय इंटरनेशनल को कॉल करने के लिए धन्यवाद अधिक जानकारी के लिए कृपया हमारी कंपनी की वेबसाइट www.google.com पर देखें, छोटे व्यापार अंतरराष्ट्रीय डॉट कॉम यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। अन्यथा, निम्न में से एक मेनू विकल्प चुनें। ग्राहक सेवा के लिए, '1' दबाएं तकनीकी सहायता के लिए, '2' दबाएं हमारे नियमित व्यावसायिक घंटे के लिए, '3' दबाएं लेखांकन के लिए, '4' दबाएं क्रय के लिए, '5' दबाएं या हमारी कंपनी निर्देशिका के लिए '411' डायल करें। यदि आप तुरंत किसी के साथ बात करना चाहते हैं, तो शून्य दबाएं या लाइन पर बने रहें और कोई आपको शीघ्र ही आपकी सहायता करेगा

लघु व्यवसाय अंतर्राष्ट्रीय कंपनी में आपका स्वागत है। यदि आप अपने खाते की स्थिति की जांच करने के लिए बुला रहे हैं, तो यह हमारी वेबसाइट पर www.in लघु व्यापार अंतरराष्ट्रीय डॉट कॉम पर जाकर ऐसा करना आसान और जल्दी है। यदि आप अपनी पार्टी के प्रत्यक्ष विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। कंपनी निर्देशिका के लिए, '1' दबाएं तकनीकी सहायता के लिए, '2' दबाएं ग्राहक सेवा के लिए, '3' दबाएं बिक्री और विपणन के लिए, '4' दबाएं अगर आप ऑपरेटर से बात करना चाहते हैं, तो '0' दबाएं या लाइन पर रहें और कोई आपकी सहायता करेगा। द स्मॉल बिज़नेस इंटरनेशनल कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद।