एक व्यावसायिक स्वचालित उपस्थिति स्क्रिप्ट

आपके कंप्यूटर पर अपने व्यावसायिक टेलीफोन सिस्टम को शुभकामना देने वाला आपका कम्प्यूटरीकृत स्वचालित परिचर आपके ग्राहक और व्यावसायिक सहयोगियों को आपकी कंपनी को कॉल करते समय सुनाई देगा। पहली बार कॉल करने वालों के लिए, आपके पास केवल एक अच्छा पहला प्रभाव बनाने का एक मौका है, और यह आपका स्वचालित परिचर होगा जो लोग आपकी कंपनी को बार-बार फोन करते हैं, आप अपनी स्वचालित परिचर्या प्रक्रिया को यथासंभव कुशल बनाना चाहते हैं, जिससे वे हर बार अपने संपूर्ण स्वचालित परिचर स्क्रिप्ट को सुनकर अपना समय बर्बाद न करें।

अपने फोन सिस्टम की स्वचालित परिचर सुविधा को प्रोग्राम और रिकॉर्ड करने का सबसे तेज़ और आसान तरीका शब्द संसाधन प्रोग्राम पर एक स्क्रिप्ट लिखना है। स्क्रिप्ट को रिकॉर्ड करने के लिए किसी व्यक्ति का चयन करें, जो एक दोस्ताना आवाज़ है, बिना बोलने या झिझक के बिना बोल सकता है और प्रत्येक शब्द और नाम का स्पष्ट रूप से उच्चारण और व्याख्या कर सकता है

स्वचालित उपस्थिति ग्रीटिंग

स्क्रिप्ट का पहला भाग ग्रीटिंग होगा यह आपकी कंपनी को अपने कॉल करने वालों के सामने पेश करने का मौका है और मौखिक रूप से उन्हें आपकी कंपनी में स्वागत है।

स्वचालित अभ्यर्थी ग्रीटिंग की

• अपनी कॉल या बिजनेस के लिए प्रशंसा से शुरू करें
• शॉर्ट सर्टिफिकेट जारी रखें, कॉल करने वाले हर बार कॉल करने में विलंब नहीं होता है
• अपनी टैगलाइन, कंपनी का नारा और वेबसाइट का नाम, या दोनों अगर आपके पास है

स्वचालित उपस्थिति ग्रीटिंग नहीं करना

• अपने कॉल करने वालों को बधाई देने के लिए दो या तीन से अधिक वाक्यों का उपयोग न करें
• अपनी वेबसाइट का प्रचार न करें यदि उसे मूल्य का कोई महत्व नहीं है अपने ग्राहकों को प्रदान करने के लिए
• ग्रीटिंग को भरने के लिए नारे या टैग लाइन न बनाएं

स्वचालित उपस्थिति विकल्प

स्वचालित परिचर का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा उन विकल्पों को प्रस्तुत कर रहा है, जिनसे आपके कॉल करने वालों को उस व्यक्ति से मिलने के लिए चयन करना होता है जिसे उनके साथ बात करने की आवश्यकता होती है। दो प्रकार के कॉल करने वाले हैं: (1) जो लोग आपकी कंपनी से अपरिचित हैं और उन्हें मार्गदर्शन की आवश्यकता होगी और (2) कॉल करने वाले लोग जानते हैं कि उन्हें किस प्रकार से बात करना और उनका विस्तार जानने की ज़रूरत है।

स्वचालित उपस्थिति विकल्प क्या है

• उन विकल्पों का उपयोग करें जिन्हें आमतौर पर स्वीकार किया जाता है उदाहरण के लिए, "रिसेप्शनिस्ट के लिए शून्य दबाएं," "पिछली मेनू पर वापस जाने के लिए पाउंड की दबाएं।"
• अपने कॉल करने वाले लोगों को जितनी जल्दी हो सके बताइए, जब वे पहले से जानते हैं, तो उनकी पार्टी के विस्तार को डायल कर सकते हैं।
• अगर आपका मेनू विकल्प हाल ही में बदल चुका है, तो अपने कॉल करने वालों को सामने आने दें। तीन सप्ताह के बाद यह सूचना निकालें
• पहले सबसे ज़्यादा कहा जाने वाला विकल्प डालें।
• विकल्प का नंबर देने से पहले विकल्प का विवरण दें उदाहरण के लिए, "ग्राहक सहयोग के लिए, '5' दबाएं।"
• आरक्षित मेनू विकल्प संख्याओं के लिए अपने सिस्टम के दस्तावेज़ को जांचें। (उदा। सभी एक्सटेंशन नंबर "8" से शुरू होते हैं और इसलिए "8" को मेनू विकल्प के रूप में प्रयोग नहीं किया जा सकता है)।

स्वचालित उपस्थिति विकल्प नहीं

• प्रत्येक विकल्प को प्रस्तुत करने से पहले "कृपया" मत कहो (जैसे "कृपया 1 को दबाएं … कृपया 2 दबाएं … कृपया 3 को दबाएं …" आदि) > एक समय में छह से अधिक विकल्प पेश न करें यदि आपके पास छह से अधिक विकल्प हैं, तो एक बहु-स्तरीय मेनू संरचना बनाएं। उदाहरण के लिए, "बिक्री और सेवा विकल्पों के लिए, 5 दबाएं।"
• मान लें कि हर किसी के पास टचटोन फोन नहीं है अगर ग्रीटिंग के अंत के तीन सेकंड के भीतर मेनू विकल्प का चयन नहीं किया जाता है, तो कॉल करने वाले को रिसेप्शनिस्ट से कनेक्ट करें।

नमूना स्वचालित उपस्थित स्क्रिप्ट

आपरेशन टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यवसाय एक साथ आते हैं।" यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। अन्यथा, निम्न विकल्पों में से एक चुनें। ग्राहक सेवा के लिए, '1' दबाएं तकनीकी सहायता के लिए, '2' दबाएं हमारे नियमित व्यावसायिक घंटे के लिए, '3' दबाएं लेखांकन के लिए, '4' दबाएं क्रय के लिए, '5' दबाएं आपके पास एक स्थान ढूंढने के लिए, '6' दबाएं अन्यथा, रिसेप्शनिस्ट के लिए '0' दबाएं या लाइन पर रहें और कोई भी आपकी सहायता करेगा शीघ्र ही।

• संचालन तकनीक कंपनी में आपका स्वागत है अपनी खाता स्थिति की जांच करने के लिए, हमें वेब पर देखें यदि आप व्यक्ति के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। कंपनी निर्देशिका के लिए, '1' दबाएं के लिये। यदि आप व्यक्ति के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। कंपनी निर्देशिका के लिए, '1' दबाएं तकनीकी सहायता के लिए, '2' दबाएं ग्राहक सेवा के लिए, '3' दबाएं बिक्री और विपणन के लिए, '4' दबाएं अगर आप रिसेप्शनिस्ट से बात करना चाहते हैं, तो '0' दबाएं या लाइन पर रहें और हमारे एक मित्र के स्टाफ के स्टाफ आपकी सहायता करेंगे। ऑपरेशन टेक कंपनी को फोन करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यवसाय एक साथ आते हैं।"

घंटे के बाद, सप्ताहांत और छुट्टी शटडाउन स्वचालित उपस्थिति ग्रीटिंग

अगर आपका व्यवसाय किसी निश्चित समय के बाद या सप्ताहांत पर बंद हो जाता है और आपके कॉल करने वालों को उत्तर देने या सहायता करने के लिए कोई नहीं है, घंटे स्वचालित अभिवादन ग्रीटिंग अपने कॉलर्स को सामने बताएं कि व्यवसाय बंद है और उन्हें अंत में वापस कॉल करने के लिए कहें। साथ ही, अपने सामान्य ऑपरेशन के घंटे भी शामिल करें।

नमूना स्वचालित उपस्थिति के बाद घंटे / सप्ताहांत स्क्रिप्ट

आपरेशन टेक कंपनी को फोन करने के लिए धन्यवाद हम वर्तमान में बंद हैं हम सोमवार से शुक्रवार सुबह 9 बजे से शाम 10 बजे तक, और शनिवार को सुबह 10 बजे से दोपहर 12 बजे तक, केंद्रीय मानक समय यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। अन्यथा, कृपया हमारे सामान्य व्यावसायिक समय के दौरान वापस कॉल करें ताकि हम आपकी सहायता कर सकें। ऑपरेशन टेक कंपनी को फोन करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यवसाय एक साथ आते हैं।" अलविदा।

• आपरेशन टेक कंपनी को फोन करने के लिए धन्यवाद हम वर्तमान में बंद हैं यदि यह एक आपातकालीन स्थिति है, तो कृपया 585-555-1234 पर हमारी जवाब सेवा देखें यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। अगर आपके पास हमारे पास कोई खाता है, तो आप www में सप्ताह में 7 दिन एक दिन में 24 घंटे की स्थिति देख सकते हैं।operationstech। के बारे में। कॉम। हमारे सामान्य कामकाज घंटे 9 बजे से शाम 5 बजे तक, शुक्रवार से सोमवार और शाम 10 बजे से दोपहर 12 बजे तक, केंद्रीय मानक समय अन्यथा, कृपया हमारे सामान्य व्यावसायिक समय के दौरान वापस कॉल करें ताकि हम आपकी सहायता कर सकें। ऑपरेशन टेक कंपनी को फोन करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यवसाय एक साथ आते हैं।" इस संदेश को दोहराने के लिए, पाउंड कुंजी दबाएं। {3 सेकंड पॉज़} अच्छा अलविदा
• मौसमी स्वचालित उपस्थिति अभिवादन

अपनी कंपनी के मौसमी विशेष को बढ़ावा देने के लिए या अपने सभी कॉल करने वालों को विशेष मौसमी ग्रीटिंग का विस्तार करने के लिए, आप सीमित समय के लिए अपने स्वचालित परिचर्या के शुभकामनाएं प्रस्तुत करना चाह सकते हैं। यह कम से कम और केवल अगर यह आपकी कंपनी की भावना को प्रतिबिंबित करती है, तो इसका उपयोग करें उदाहरण के लिए, नए साल में आपके कॉल करने वालों की खुशी और समृद्धि के लिए शुभकामनाएं देते हुए एक मौसमी अवकाश संग्रह एजेंसी के लिए शायद ही उचित होगा।

नमूना स्वचालित उपस्थिति मौसमी ग्रीटिंग स्क्रिप्ट

आपरेशन टेक कंपनी को फोन करने के लिए धन्यवाद।

• www पर हमारे क्रिसमस विशेष देखें operationstech। के बारे में। कॉम। यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप कर सकते हैं … आप ऑपरेशंस टेक कंपनी तक पहुंच गए हैं।
• "हमारे परिवार" से "आपके परिवार" से, हम आपको आनंदमय छुट्टियों का मौसम और एक सफल नया साल चाहते हैं। यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो हो सकता है … द ऑपरेशंस टेक कंपनी को फोन करने के लिए धन्यवाद।
• सभी प्रतिस्थापन सेवाओं के बारे में हमारे 4 जुलाई को छूट के बारे में अपने ग्राहक सेवा प्रतिनिधि से पूछें यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो हो सकता है …

रिहर्सिंग और टेस्टिंग

अपनी स्वचालित परिचर स्क्रिप्ट रिकॉर्ड करने से पहले, उस व्यक्ति को आपने पढ़ने के लिए चुना है, जो इसे आपके सामने कई बार पढ़ा है। इसका उपयोग ठीक-ट्यून उच्चारण और घोषणा के लिए करें। नया ग्रीटिंग दर्ज होने के बाद, त्रुटि के लिए रिकॉर्डिंग की जांच करने के लिए तुरंत अपने फोन सिस्टम को कॉल करें और सुनिश्चित करें कि सभी विकल्पों को काम के रूप में इरादा किया गया है