इन बोर्ड की बैठक मिनट गलतियां मत करो!

सभी राज्यों को निगमों को बैठकों के मिनटों को लेने और वितरित करने की आवश्यकता होती है, और सभी राज्यों के लिए निदेशकों के बोर्ड बैठकों की मीटिंग रखने की आवश्यकता होती है। लेकिन बोर्ड मीटिंग मिनटों में शामिल होने और इन मिनटों को लेने के बारे में कोई विशिष्ट नियम नहीं है। निश्चित रूप से ऐसी गलतियां हैं जो आप मिनटों में लेने में कर सकते हैं जो आपके कॉरपोरेट बोर्ड का जीवन अधिक कठिन बना सकती हैं।

कॉर्पोरेट बोर्ड मीटिंग मिनट क्यों लेते हैं?

वास्तव में आपके कॉरपोरेट मीटिंग्स के मिनट लेने और रिकॉर्ड करने के कई कारण हैं।

मिनटों की बैठकों का पहला और सबसे महत्वपूर्ण कारण यह है कि आपने क्या निर्णय लिया मैं बोर्ड की बैठकों में बैठ गया है, जहां कोई भी बोर्ड द्वारा कुछ महीने पहले किए गए निर्णय को याद नहीं कर सकता था। अपने व्यवसाय के लिए लिखित रूप में कुछ करना,

कार्पोरेट बोर्ड मिनट का दूसरा कारण विश्वासघात और दायित्व के प्रयोजनों के लिए है बोर्ड के सदस्य विश्वास की स्थिति में हैं। वे कॉर्पोरेट शेयरधारकों द्वारा निवेश किए गए धन के बारे में निर्णय ले रहे हैं, और उन्हें साबित करने में सक्षम होना चाहिए कि वे निगम के सर्वोत्तम हित में, बुद्धिमानी से काम करते हैं, और ब्याज के बिना संघर्ष के बोर्ड मीटिंग मिनट होने से बोर्ड ने साबित किया कि वे अच्छे विश्वास में काम करते हैं और अपने कार्यों के लिए व्यक्तिगत देयता से बचें।

तीसरा कारण कर उद्देश्यों के लिए है एक निगम व्यक्तिगत शेयरधारकों से एक अलग इकाई है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अलग-अलग रख रहे हैं, बोर्ड बैठक मिनट रिकॉर्ड प्रदान करते हैं।

उनके बिना, आईआरएस या राज्य एजेंसियां ​​व्यवसाय की कर की स्थिति को नकार देते हैं। एक निगम जो इसे नहीं दिखाता है वह मालिकों से अलग इकाई के रूप में कार्य कर रहा है, जिससे मुश्किल कर स्थिति पैदा हो सकती है।

व्यवसायों के लिए एक संतुलन है, जिससे यह सुनिश्चित करने के लिए कि बोर्ड सदस्य अपनी कर्तव्य कर रहे हैं और लंबे समय तक, निश्चिंत बोर्ड बैठकों के साथ सदस्य सदस्य समय बर्बाद कर रहे हैं।

हम इस लेख में शेष राशि को संबोधित करेंगे

अब जब हमने बोर्ड मीटिंग मिनट लेने के कारणों पर चर्चा की है, तो यहां कुछ गलतियां हैं जो व्यापार कर रहे हैं, और उन्हें कैसे सुधारने के बारे में कुछ विचार हैं।

बैठक से पहले एक एजेंडा का निर्माण और वितरण नहीं करना

बोर्ड बोर्ड की बैठकों में निगमों द्वारा की गई एक और बड़ी गलती बैठक से पहले एक एजेंडा नहीं सेट करना है और एजेंडा नहीं बांटती है और बैठक से पहले प्रासंगिक दस्तावेज़ नहीं है। एजेंडे में एजेंडा पर प्रत्येक आइटम के लिए विशिष्ट मात्रा में समय शामिल होना चाहिए। एक विशिष्ट एजेंडे रखने से न केवल बैठक को अधिक सुचारू रूप से चलाया जाता है, लेकिन यह बोर्ड (और बाद में किसी को पढ़ने वाले किसी भी व्यक्ति को) एजेंडे पर प्रत्येक आइटम के सापेक्ष महत्व को जानने देता है।

इसका मतलब यह नहीं है कि अगर एजेंडा में महत्वपूर्ण और जरूरी है, तो कुछ भी एजेंडा पर नहीं आ सकता है, लेकिन वोटों के कारण एजेंडा में वस्तुओं को जोड़ा जा सकता है।और बहुत जरूरी है कि अधिकारियों द्वारा संभाला जाना चाहिए, न कि बोर्ड

बोर्ड मीटिंग मिनटों के महत्वपूर्ण हिस्सों को गुम करना

बोर्ड मीटिंग मिनटों का टेम्पलेट इसमें शामिल होना चाहिए:

• बैठक का दिनांक, समय और स्थान
• समय की शुरुआत और समापन, और विशिष्ट वस्तुओं को आवंटित समय एजेंडा पर
• किस प्रकार की बोर्ड बैठक - नियमित, विशेष या वार्षिक (सभी राज्यों को निगम की वार्षिक बैठक की आवश्यकता होती है)
• कौन उपस्थित था, निर्देशक, अतिथि और स्टाफ के सदस्यों को ध्यान में रखते हुए, और कौन से बोर्ड के सदस्य नहीं थे वर्तमान। देर से आने वाले या छोड़ने वाले किसी के नामों का ध्यान रखा जाना चाहिए।
• निर्दिष्ट करें कि कोरम मौजूद है या नहीं। आमतौर पर कॉरपोरेट उप-कानून द्वारा किसी भी वोट के लिए कोरम की आवश्यकता होती है। कोरम की आवश्यकता आमतौर पर सदस्यों के आधे से अधिक है। (नौ सदस्यों के एक बोर्ड के लिए, उदाहरण के लिए, पांच सदस्यों को कोरम के लिए उपस्थित होना चाहिए)।
• यदि समितियों या दूसरों द्वारा प्रस्तुतीकरण दिया जाता है, तो प्रस्तुतकर्ताओं के नाम और शीर्षक शामिल हैं

मीटिंग मिनट बहुत विशिष्ट

शायद सबसे बड़ी गलती बोर्डों को चर्चाओं (कभी-कभी तर्क) और प्रक्रियाओं पर विस्तृत जानकारी की आवश्यकता होती है। बैठकों में निर्णय के परिणामों को प्रतिबिंबित करना चाहिए, न कि चर्चा में किसने कहा। मान लीजिए आपका बोर्ड उत्पादों की एक नई लाइन बेचने के लिए एक प्रस्ताव पर मतदान कर रहा है।

मीटिंग मिनटों का कहना होना चाहिए: "मसालों की एक नई लाइन जोड़ने के लिए मोशन। मोशन दूसरे और अनुमोदित, इतने-भिन्न तथा असंबद्ध।" यदि समूह में चर्चा हुई तो आपको चर्चा की लंबाई रिकॉर्ड करनी चाहिए और इसे संक्षेप में बताएं, लेकिन आपको चर्चा के बारे में विस्तार से जाने की जरूरत नहीं है।

मिनट जो विशिष्ट नहीं हैं

स्पेक्ट्रम के दूसरे छोर पर, कुछ मिनटों में जानकारी प्रदान करने और सदस्यों को परेशानी से बाहर रखने के लिए पर्याप्त विशिष्ट नहीं हैं। यदि निर्णय सर्वसम्मत नहीं था, तो बोर्ड के सदस्यों का एक विवाद अलग-अलग था, जो दूर रह गया (और ध्यान दें कि बर्ताव के संभावित संघर्ष की वजह से प्रतिबंध)।

जब तक आपको हर चर्चा के झटके का रिकॉर्ड नहीं करना पड़ता है, या किसने कहा है कि लेकिन चर्चा की भावना को प्रतिबिंबित करने के लिए मिनटों में पर्याप्त जानकारी होनी चाहिए।

बोर्ड मीटिंग्स बहुत लम्बे

कोई भी लंबी बैठकों को पसंद नहीं करता, लेकिन बैठक और मिनटों को कम करने के कुछ तरीके हैं आप एक सहमति एजेंडा बनाकर बोर्ड मीटिंग समय को सहेज सकते हैं। असल में, यह एजेंडा उन मुद्दों की एक सूची है जो चर्चा के बिना जल्दी से निपटा जा सकता है। सूची में पिछली बैठक, वित्तीय, और समितियों या सीईओ की रिपोर्टों में से मिनट शामिल हो सकते हैं।

सहमति के एजेंडे, और रिपोर्ट और अन्य सूचनाएं, बैठक से पहले वितरित की जानी चाहिए ताकि सदस्यों को उन्हें पढ़ने का मौका मिले। फिर, बैठक में, सहमति कार्यसूची बैठक की प्रक्रिया का हिस्सा है कोई भी बोर्ड सदस्य सहमति के एजेंडे के बारे में एक प्रश्न या चिंता उठा सकता है, लेकिन अगर कोई समस्या नहीं है, तो पूरे सहमति के एजेंडा को एक समय पर मतदान किया जा सकता है।

निर्णय के गलत प्रकार

एक कॉरपोरेट बोर्ड समग्र नीति पर निर्णय लेता है।उस नीति के आधार पर निगम के अधिकारियों द्वारा दिन-प्रतिदिन निर्णय किए जाते हैं। कभी-कभी बोर्ड अधिक से अधिक बोले और निर्णय लेने का प्रयास करें जो कि प्रबंधन के लिए सबसे ज्यादा छोड़े गए हैं।

मिनटों को स्वीकृति देना नहीं है

यह मिनटों के अनुमोदन को भूल जाने के लिए बोर्ड बैठकों की हलचल और हलचल में आकर्षक है लेकिन यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि मिनट सही ढंग से बैठक और बैठक की भावना को प्रतिबिंबित करते हैं। मिनट को "मसौदा" माना जाता है जब तक कि स्वीकृत नहीं हो जाता

बैठक मिनटों के रिकॉर्ड न रखते हुए

अपने निगम के लिए अच्छे मिनटों को बनाए रखने के लिए सभी परेशानी के बाद, अपने कॉर्पोरेट मीटिंग मिनटों को कहीं सुरक्षित और सुलभ रखने के लिए मत भूलें एक कॉरपोरेट रिकॉर्ड बुक में मिनिट रखने के लिए एक प्रक्रिया सेट करें, या पासवर्ड-संरक्षित फ़ाइल में "क्लाउड में"।

कॉरपोरेट सचिव की भूमिका को स्वीकार करना भूल जाना

कॉर्पोरेट मिनट से संबंधित अधिकांश कर्तव्यों निगम के सचिव के क्षेत्र में आती हैं एक अच्छा कॉरपोरेट सेक्रेटरी होने के नाते एक कला है, और इन लोगों को अक्सर पर्याप्त रूप से स्वीकार नहीं किया जाता है इस व्यक्ति को नियमित रूप से "धन्यवाद" कहें

निदेशक मंडल के सलाहकार के रूप में एक अटॉर्नी भी शामिल नहीं है

इस आलेख में दी जाने वाली जानकारी का कर या कानूनी सलाह नहीं है, और लेखक एक वकील नहीं है चाहे आपका निगम निजी या सार्वजनिक (सार्वजनिक रूप से कारोबार वाले शेयरों के साथ), आपके पास कॉर्पोरेट अटॉर्म्स लेने के बारे में आपको एक अटॉर्नी सलाह देनी चाहिए, और महत्वपूर्ण बोर्ड बैठकों में उपस्थित होने के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप और आपके बोर्ड सुरक्षित हैं