अपने सुझाव के लिए पांच कार्यकुशल सहायता हासिल करने के लिए पांच युक्तियां लाभकारी

परियोजना प्रबंधकों के पास मुश्किल काम है उनकी भूमिका की प्रकृति से, वे नई पहल को आगे बढ़ाने और सफल होने के लिए एक प्रभावी टीम बनाने की जिम्मेदारी ग्रहण करते हैं। क्योंकि परियोजनाएं एक फर्म में किए गए सभी कामों को शामिल करती हैं, जिसमें अस्थायी और अनूठी पहलें होती हैं, साथ ही दैनिक कार्यों की नियमितता भी होती है, हर परियोजना एक नई साहसिक है

वास्तविकता में जोड़ें कि प्रोजेक्ट्स हम कैसे नवप्रवर्तित करते हैं; हम रणनीति पर कैसे निष्पादित करते हैं और हम अपने संगठन के बुनियादी ढांचे और क्षमताओं को कैसे तैयार करते हैं, यह स्पष्ट है कि वरिष्ठ नेताओं को अपनी फर्म के प्रोजेक्ट मैनेजर्स को समर्थन देने के लिए अपनी शक्ति में सब कुछ करना चाहिए।

परियोजना की सफलता को बढ़ावा देने वाले सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक प्रभावी, व्यस्त कार्यकारी प्रायोजक की उपस्थिति है यह स्थिति उद्योग अध्ययनों में परियोजना की सफलता से जुड़ी हुई है, फिर भी प्रायोजन के वास्तविक प्रथाओं का वर्णन करने वाले साहित्य की समीक्षा से पता चलता है कि हमारे संगठनों में प्रायोजक भूमिका की उपस्थिति और प्रथाओं को संस्थागत बनाने के लिए हमारे पास एक लंबा रास्ता है। कुछ संदर्भ का उचित है सबसे पहले, प्रायोजक की प्राथमिक जिम्मेदारियों की समीक्षा करें।

एक परियोजना के कार्यकारी प्रायोजक की प्राथमिक उत्तरदायित्व:

• एक परियोजना के परिणाम के लिए जिम्मेदारी संभालना। (इस बिंदु को अक्सर प्रोजेक्ट मैनेजर के साथ साझा जिम्मेदारी के रूप में वर्णित किया जाता है।)
• परियोजना प्रबंधक और कोर टीम के सदस्यों पर परियोजना का अधिकार प्रदान करना।
• संसाधनों और दृश्यता के लिए प्रोजेक्ट टीम का समर्थन करें
• जवाबदेही और पारदर्शिता सहित प्रभावी टीम के मूल्यों की उपस्थिति और समर्थन सुनिश्चित करें

• असाधारण कठिनाइयों के सामने टीम का समर्थन करें
• परियोजना प्रबंधक कोच
• संगठनात्मक हस्तक्षेप के खिलाफ परियोजना टीम की रक्षा

क्या होता है जब कार्यकारी प्रायोजक चित्र से बाहर है:

सहायक कार्यकारी प्रायोजक की अनुपस्थिति में, उपरोक्त सभी जिम्मेदारियों को पहले से अधिक बोझ वाले प्रोजेक्ट मैनेजर पर पड़ जाता है, जो आम तौर पर बैंडविड्थ और राजनीतिक ऊंचा इन कार्यों को पूरा करने के लिए

एक प्रभावी प्रायोजक की कमी परियोजना की समस्याओं के जोखिम को बढ़ाती है, जिसमें निम्न शामिल हैं: लेकिन विफलता, समय, लागत और गुणवत्ता के लक्ष्यों के साथ उप-परमाणु प्रदर्शन और टीम की उथलपुथल बढ़ जाती है

बस एक प्रभावी निष्कर्ष के लिए हमारी सबसे महत्वपूर्ण अस्थायी और अनूठी पहलों को लाने के जटिल कार्य के लिए एक प्रभावी कार्यकारी प्रायोजक की मौजूदगी एक सकारात्मक अंतर-निर्माता है। भूमिका के स्पष्ट महत्व को देखते हुए, यह मानना ​​उचित होगा कि ज्यादातर संगठन कार्यकारी प्रायोजकों के साथ अपने काम को गंभीरता से लेते हैं। अफसोस की बात है, असली दुनिया में बिताए समय का एक छोटा सा हिस्सा अन्यथा सुझाव देता है

हमारी संगठन कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका का एक झलक है

परियोजना प्रबंधन में स्नातक प्रबंधन प्रशिक्षक के रूप में, मेरे पास एक महानगरीय क्षेत्र में अपने छात्रों के नियोक्ताओं के प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रथाओं के बारे में नियमित रूप से सीखना अच्छा सौभाग्य है । फॉर्च्यून 100 फर्मों से छोटे, उद्यमी स्टार्टअप और नॉन-प्रॉफिट के लिए, हमारे प्रतिनिधित्व वाले संगठन हमारी अर्थव्यवस्था का एक क्रॉस-सेक्शन हैं। हालांकि इस युग में उम्मीद करना उचित होगा, जहां प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रथाएं अच्छी तरह से स्थापित हैं कि अधिकांश कंपनियां कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका के आसपास परिपक्व प्रथाओं को प्रदर्शित करती हैं, वास्तव में, स्थिति बिल्कुल विपरीत है

अपनी फर्मों में कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका के बारे में एमबीए छात्रों के अपने वार्षिक अनौपचारिक सर्वेक्षण से कुछ गैर-वैज्ञानिक निष्कर्ष:

• औसतन, छात्रों की पचास से अधिक प्रतिशत अपनी औपचारिक प्रथाओं के अनुसार अपनी फर्म का वर्णन करते हैं कार्यकारी प्रायोजन के आसपास
• प्रायोजक की भूमिका और जिम्मेदारियों के लिए कुछ फर्मों में कोई औपचारिक प्रशिक्षण या मानकीकृत विवरण है
• मेरे पास अभी तक एक छात्र की रिपोर्ट नहीं है कि उनकी फर्म अपने कार्यकारी प्रायोजकों के लिए प्रशिक्षण प्रदान करती है
• परियोजना की सफलता के लिए प्रायोजक की जवाबदेही पर थोड़ा सुसंगत समझौता है
• जब छात्रों को उनकी फर्मों में प्रोजेक्ट मैनेजरों से उनके प्रायोजकों के प्रदर्शन और समर्थन के बारे में उनकी संतुष्टि के बारे में साक्षात्कार मिलता है, तो सर्वेक्षण में शामिल अधिकांश लोगों ने निराशा व्यक्त की।

उद्योग संघों और निजी परामर्श फर्मों से अधिक औपचारिक सर्वेक्षणों की समीक्षा मेरे छात्रों के इनपुट की सामान्य वैधता को मजबूत करती है

और जब कार्यकारी प्रायोजन के अभ्यास की वर्तमान स्थिति सुधार के लिए जगह छोड़ सकती है, तो परियोजना प्रबंधकों को अपनी पहल के साथ आगे बढ़ने के लिए कोई विकल्प नहीं है लेकिन हालांकि, कुछ कदम हैं, जो परियोजना प्रबंधक बहुत जरूरी कार्यकारी समर्थन की भर्ती के लिए उपयोग कर सकते हैं।

आपकी परियोजना के लिए एक्ज़िक्यूटिव सहायता हासिल करने के पांच टिप्स:

1. एक प्रायोजक की भर्ती करें यदि आपकी परियोजना आपकी फर्म के लिए रणनीतिक प्रभाव है, या तो ग्राहकों के लिए सीधे या अप्रत्यक्ष रूप से ग्राहकों के समर्थन में अधिक कुशल और प्रभावी आंतरिक गतिविधियों को सक्षम करके, आपको एक प्रायोजक की भर्ती करना चाहिए प्रोजेक्ट के महत्व को सुदृढ़ करने और सहायता मांगने के लिए सीधे अपने रिपोर्ट-टू-मैनेजर या आपके प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस के प्रमुख के साथ काम करें। ऊपर की पहचान के रूप में प्रायोजक की भूमिका और जिम्मेदारियों पर ज़ोर देना, और उद्योग अनुसंधान से संबंधित है जो परियोजना की सफलता और प्रभावी प्रायोजन से संबंधित है।
2. अपने प्रायोजक को प्रशिक्षित करें रणनीतिक, रणनीतिक या एक आंकड़े के रूप में भूमिका पर जोर न दें। ज्यादातर अधिकारी एक औपचारिक प्रशिक्षण के साथ प्रायोजक की भूमिका में आते हैं या उनकी जिम्मेदारियों के संदर्भ भी। जब आप किसी कार्यकारी को प्रशिक्षित करने की कुछ अजीब भूमिका में हैं, तो इनमें से अधिकतर व्यक्ति आपके संदर्भ और मार्गदर्शन की सराहना करेंगे। जवाबदेही, मूल्यों के सुदृढीकरण, और टीम के संरक्षण के मुद्दों पर आपका प्राथमिक ध्यान देना चाहिए जब आपके कार्यकारी प्रायोजक पर-बोर्डिंग करना चाहिए।
3. अपने प्रायोजक को सक्रिय रूप से संलग्न और शामिल करना। सर्वोत्तम प्रोजेक्ट मैनेजर / कार्यकारी प्रायोजक संबंध अत्यधिक इंटरैक्टिव हैं दोनों पक्षों के लिए यह महत्वपूर्ण है कि परियोजना की गतिविधियों को अपडेट करने के साथ-साथ आपातकाल का जवाब देना और जवाब देने के लिए एक स्पष्ट संचार प्रोटोकॉल स्थापित करना। परियोजना प्रबंधक को कार्यकारी प्रायोजक को समय-समय पर वास्तविक रुचि दिखाने के लिए, और टीम की सफलताओं के लिए संगठन में एक सक्रिय जयजयकार के रूप में सेवा देने के लिए स्थिति या टीम मीटिंग में भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करना चाहिए।
4. अपने प्रायोजक से कोचिंग समर्थन के लिए पूछें किसी व्यक्ति को अपने प्रदर्शन पर रचनात्मक और सकारात्मक प्रतिक्रिया और कोचिंग को देखने और देने की तुलना में अधिक अनुभव करने वाला हमेशा मददगार होता है। अपने प्रायोजक को बताएं कि आप बेहतर बनाने के लिए अपने अभियान में इस इनपुट का स्वागत करते हैं, और जब यह प्राप्त होता है, तो इसे सुन्दरता से स्वीकार करें
5. प्रायोजक को बड़े मुद्दों के लिए सावधानी बरतें सावधान रहें कि रणनीतिक मुद्दों पर आपके प्रायोजक को बहुत अधिक न देखें या उसका इलाज न करें। आपके प्रायोजक का उच्चतम और सबसे अच्छा उपयोग सुरक्षित संसाधनों की सहायता करने के लिए है; व्यापक प्रबंधन समूह को प्रोजेक्ट टीम के प्रवक्ता के रूप में कार्य करना और आवश्यक टीम के मूल्यों को सुदृढ़ करने में आपकी सहायता करना। टीम के कार्यों में प्रायोजक को आकर्षित करने पर विचार करने पर परियोजना प्रबंधक का सम्मान करना एक संतुलन क्रिया है।

अब के लिए निचला रेखा:

कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका परियोजना की पहल के लिए सफलता की पहेली के महत्वपूर्ण टुकड़ों में से एक है। सफल प्रोजेक्ट मैनेजर यह भूमिका समझते हैं कि यह भूमिका कितनी महत्वपूर्ण है और सही स्तर और तीव्रता पर कार्यकारी सहायता प्राप्त करने के लिए काम करती है। यदि प्रायोजक की भूमिका अनुपस्थित या अस्पष्ट है, तो इसे अपने आप को स्वयं, आपकी टीम और सफलता के लिए अपनी फर्म के समर्थन में अपने कार्यकारी प्रायोजकों को भर्ती और प्रशिक्षित करने के लिए ले लें।